Digitalisaation koordinaatioryhmän nimen muuttaminen ja tehtävän tarkentaminen
Digitalisaation koordinaatioryhmän nimen muuttaminen ja tehtävän tarkentaminen
Päätös
Kansliapäällikkö päätti muuttaa digitalisaation koordinaatioryhmän nimen muutoshankkeiden hallinnan ohjausryhmäksi sekä tarkentaa sen tehtävää merkittävien muutoshankkeiden hallintaan.
Päätöksen perustelut
Kansliapäällikkö asetti digitalisaation ohjausryhmän ja digitalisaation koordinaatioryhmän 5.2.2025, 19 §. Tällä päätöksellä asetettava muutoshankkeiden hallinnan ohjausryhmä korvaa digitalisaation koordinaatioryhmän varmistaen kaupungin digitalisaation hanke- ja toimenpidesuunnitelmien riittävän kytkeytymisen hallintokuntien tarpeisiin ja tätä kautta resursointiin sekä talouden ja toiminnan suunnitteluun asettamispäätöksen mukaisesti. Muutoshankkeiden hallinnan ohjausryhmä validoi toimialojen tarpeita vasten digitalisaatio- ja tietohallintojohdosta koostuvan digitalisaation ohjausryhmän ehdotuksen merkittävistä kehitys- ja ICT-hankkeista osana talousarvion valmistelua sekä seuraa nimettyjen merkittävien muutoshankkeiden toteutumista.
Muutoshankkeiden hallinnan ohjausryhmä tukee merkittävien muutoshankkeiden hallintamallin (kansliapäällikkö 12.10.2023, § 144) mukaisesti muutoshankkeiden onnistumista. Ohjausryhmän puheenjohtaja raportoi puolivuosittain kaupungin operatiiviselle johtoryhmälle merkittävien muutoshankkeiden etenemisestä, riippuvuuksista ja riskeistä tai tarvittaessa useammin tilanteen niin vaatiessa.
Nimenmuutoksen myötä muutoshankkeiden hallinnan ohjausryhmän nimi tarkentaa sille asetettua tehtävää vastata kaupungin muutos-, kehitys- ja ICT-hankkeiden kytkeytymisestä toimialojen ja keskushallinnon toimintaan ja strategian toimeenpanoon samalla poistaen nimenmukaisen rajautumisen digitalisaation koordinaatioon.
Nimenmuutoksella ei ole vaikutusta uudelleen nimettävän ryhmän kokoonpanoon.
Muutoshankkeiden hallinnan ohjausryhmän tehtävänä on:
- Lisätä yhteistä ymmärrystä siitä mitä kaupunkiyhteiset muutoshankkeet mahdollistavat toimialoille, liikelaitoksille ja virastoille yhdessä ja erikseen yli organisaatio- ja hankerajojen.
- Varmistaa strategisten ja merkittävien muutostarpeiden huomioimisen osana kaupunkiyhteisiä merkittäviä muutoshankkeita sekä läpi kaupungin toimialojen, liikelaitosten ja virastojen.
- Varmistaa kaupunkilaajuisten muutoshankkeiden tavoitteiden mukaisen toimeenpanon sekä tarkoituksenmukaisen resursoinnin yli organisaatio- ja hankerajojen.
- Varmistaa osaltaan, että toimialoilla, liikelaitoksilla ja kaupunginkanslialla on riittävä kyky toteuttaa muutoshankkeita.
- Ohjaa ja seuraa kaupunkiyhteisten muutoshankkeiden kokonaisuuden kytkeytymistä kaupungin digitalisaation ohjausryhmässä linjattavien yhteisten prosessien, palveluiden ja niitä tukevien tietojärjestelmien kehittämiseen.
- Käsitellä ja tarvittaessa antaa ohjausta muutoshankkeiden hankeomistajille ja -johdolle kansliapäällikön asettamien merkittävien muutoshankkeiden riippuvuuksien ja riskien hallintatoimiin liittyen.
Kansliapäällikön asettamilla merkittävillä muutoshankkeilla tulee muutoshankkeiden hallintamallin mukaisesti olla omistaja ja ohjausryhmä, jotka seuraavat muutoshankkeen etenemistä sekä vastaavat hankesuunnitelman mukaisten tavoitteiden toimeenpanosta ja resursoinnista omalta osaltaan. Kaupunginkanslian strategiaosasto vastaa merkittävien muutoshankkeiden ohjausryhmän työskentelystä ja kokoaa muutoshankkeiden ohjausryhmien käsittelemät tiedot hanke- ja organisaatiorajat ylittävään seurantaan. Ohjausryhmän linjaukset konkretisoituvat toimialojen, kanslian ja liikelaitosten toimintasuunnitelmissa, budjeteissa sekä toimivallan mukaisissa päätöksissä ja eri kehitys- ja hankesuunnitelmissa edistäen kaupungin tietohallinnon ja tiedonhallinnan kokonaisarkkitehtuurisen tavoitetilan ja kaupunkiyhteisen digitalisaation tiekartan toteutumista.
Nimenmuutos ja tarkennukset nyt asetettavaan muutoshankkeiden hallinnan ohjausryhmään eivät vaikuta kaupungin digitalisaation ohjausryhmän tehtäviin. Muutoshankekohtaisiin operatiivisiin ohjausryhmiin päätöksellä ei ole vaikutusta. Poikkeuksena nyt asetettava ohjausryhmä korvaa henkilöstöjohtamisen kokonaisuudistus muutoshankkeelle asetetun ohjausryhmän (kansliapäällikkö 2.9.2024 §109). Kaupungin HR -johtajista ja -päälliköistä koostuva ohjausryhmä jatkaa toimintaansa muutoshankehallinnan mukaan.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 1 momentin kohdan 4 mukaan kansliapäällikkö asettaa kahta tai useampaa toimialaa käsittelevät työryhmät. Ryhmän nimen muuttamisesta päättää kansliapäällikkö.
Päätös tullut nähtäväksi 12.12.2025
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.
Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §