Helsingin kaupungin taloushallintojärjestelmän käyttöönottopäätös

Kansliapäällikkö päätti, että nykyisen taloushallintojärjestelmän (SAP ECC pl. lainanhallinta) korvaava uusi taloushallintojärjestelmä (SAP S4 HANA) otetaan käyttöön 5.1.2026 ehdolla, että ohjausryhmän käyttöönottovalmiuden tarkastuksessa 2.1.2026 ei ilmene tuotantokäytön aloituksen estävää vikatilannetta.

Kansliapäällikkö päätti 10.4.2024, § 48 Talouden palvelujen ja prosessien muutosohjelman käynnistämisestä. Nyt käyttöönottovaiheessa oleva taloushallintojärjestelmän uudistus on muutosohjelman ensimmäinen vaihe, joka on käynnistynyt kansliapäällikön hankintapäätöksellä 28.9.2022 § 183.

Taloushallintojärjestelmä (SAP S4 HANA) on tärkeä osa Helsingin kaupungin toimintaa. Järjestelmää käytetään koko Helsingin kaupungin myynti- ja palvelulaskutukseen, keskitettyyn kirjanpitoon ja käyttöomaisuushallintaan sekä kaupungin talouden toteumatietojen kokoamiseen ja raportointiin. Kaupungin nykyinen järjestelmä SAP ECC on vanhentunut ja sen ylläpito päättyy 2027.

Uusi taloushallintojärjestelmä yhtenäistää kaupungin taloushallinnon prosesseja ja toimintatapoja sekä hyödyntää uuden järjestelmän tarjoamia standardiratkaisuja. Taloushallintojärjestelmä on pilviratkaisu, jonka käyttöönotto varmistaa tulevaisuudessa järjestelmän suunnitelman mukaisen ylläpidon, päivittämisen sekä uusien toiminnallisuuksien käyttöönottamisen.

SAP S4 HANA -projekti on toteutettu toimittajan suosittelemaa projektimallia noudattaen. Projekti käynnistyi kesäkuussa 2023 määrittelyvaiheella ja eteni projektimallin mukaisten vaiheiden kautta käyttöönottovaiheeseen lokakuussa 2025. Projektisuunnitelman mukaiset projektivaiheet ovat valmistuneet asetettujen kriteerien mukaisesti ja hyväksytty projektin ohjausryhmässä. Järjestelmän käyttö alkaa 5.1.2026.

Käyttöönottoon liittyvänä riskienhallintatoimenpiteenä projekti on hankkinut Helsingin kaupungin tilintarkastusyhteisöltä KPMG Oy Ab:lta projektitarkastuksen. Projektitarkastus on käynnissä ja sisältää mm. testauslaajuuden tarkastelua sekä dataobjektien täsmäytyksiä erityisesti taloudellisen raportoinnin osalta. Tarkasteluhetkeen mennessä projektitarkastuksessa ei ole tunnistettu korjaavia toimenpiteitä vaativia havaintoja. Tarkastus jatkuu tilintarkastuksen rinnalla huhtikuuhun 2026 saakka, jolloin projekti on toteuttanut viimeiset migraatiot uuteen järjestelmään.

Käyttöönottopäätös perustuu projektin esittämään selvitykseen käyttöönottokriteerien valmiudesta sekä projektin ohjausryhmän esittämään puoltoon 8.12.2025 kokouskäsittelyn perusteella.

Taustatietoja käyttöönotettavista ratkaisuista

Käyttöönottoprojektin ja jatkuvien palveluiden palveluntarjoaja on CGI Finland Oy. Ohjelmistopalvelun tarjoaja on SAP Finland Oy. Pilviratkaisuna hyödynnetään kaupungin Microsoft Azure -pilvipalvelua. Taloushallinnon tiedot sijaitsevat EU/ETA-alueella.

SAP S4 HANA Cloud Extended-järjestelmästä on tehty tietosuojavastaavan loppuarviointi 11.11.2021. Apulaistietosuojavastaava päivitti loppuarvion tuotteen vaihtuessa Rise with SAP S4 HANA Cloud Private Edition-ratkaisuun. Loppuarvio annettiin 25.11.2022 sekä päivitettynä 13.1.2023.

Merkittävien muutoshankkeiden hallintamallin mukaan käyttöönottopäätöksen tekee sama taho kuin muutosohjelman käynnistämispäätöksen.