Hankinta, sopimuksen siirto, Sarastia, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Numera Palvelut Oy:n S365HR –henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäpalvelun sopimuksen siirron Numera Palvelut Oy:ltä Administer Oy:lle.  

Kansliapäällikkö päätti valtuuttaa henkilöstöjohtajan allekirjoittamaan siirtosopimuksen. 

S365 HR -järjestelmäpalvelu päätettiin hankkia sidosyksikköhankintana kansliapäällikön päätöksellä 3.11.2020 § 241, ja järjestelmäpalvelu otettiin käyttöön 2022. S365 HR toimii kaupunkiyhteisenä henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmänä. 

Järjestelmäpalvelusopimuksen kohdan 15.2 mukaan osapuolella on oikeus siirtää kyseinen sopimus sen kanssa samaan konserniin kuuluvalle yhtiölle sekä liiketoimintakaupan tai muun yritysjärjestelyn taikka hallinnollisen järjestelyn yhteydessä edellyttäen, että osapuolten hankintaoikeudellinen asema ei siirron seurauksena muutu. Muussa tapauksessa osapuolilla ei ole oikeutta siirtää sopimusta ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta.

Numera Palvelut Oy:n (ent. Sarastia Oy)  yhtiökokous päätti kokouksessaan 30.6.2025 liiketoimintakaupasta, joka koskee Sarastian kunta- ja kaupunkiliiketoimintaa sekä ohjelmistoliiketoimintaa. Kauppa kattaa myös kuntien omistamien yhtiöiden liiketoiminnan. Kilpailuviranomainen on hyväksynyt kaupan. Liiketoimintakaupan seurauksena kaikki em. palvelut siirtyvät uudelle omistajalle Administer Oyj:lle. Helsingin kaupunki ei ole myötävaikuttanut Sarastian kuntatoimintojen myyntiin Numera Palvelujen neuvottelukunnassa eikä yhtiökokouksessa.

Administer Oyj ei ole Helsingin kaupungin sidosyksikkö, joten sopimuksen siirtäminen edellyttää Helsingin kaupungin suostumusta.

Numera Palvelut Oy on pyytänyt Helsingin kaupungilta siirtosuostumusta palvelujen turvaamiseksi ilman palvelukatkoja tai järjestelmän vaihtamista. Siirtosopimuksen mukaan kaupunki antaa suostumuksen järjestelmäpalvelusopimuksen siirtämiseen uudelle omistajalle sellaisenaan.

Sopimuksen siirto on välttämätöntä Helsingin kaupungin järjestelmäpalvelun keskeytymättömän toiminnan ja tulevien välttämättömien, laki- ja virka- ja työehtosopimusten muutosten vaatimien järjestelmämuutosten turvaamiseksi. On todennäköistä, että ei ole Numera Palvelut Oy:n intressissä jatkaa palvelujen tarjoamista Helsingin kaupungille ja järjestelmän kehittämistä edelleen. 

Hankintalain sidosyksikkösäädösten muutosten arvioidaan tämänhetkisin tiedoin johtavan Helsingin kaupungin Numera Palveluilta hankkimien järjestelmäpalvelujen osalta siihen lopputulemaan, että kaupungin on kilpailutettava kyseiset palvelut viimeistään hankintalain siirtymäsäännösten asettaman määräajan kuluessa. Kaupunki on jo aloittanut kyseisen kilpailutuksen valmistelun, joten siirtosuostumus koskee väliaikaista järjestelyä, joka päättyy, kun kaupunki ottaa uuden kilpailutetun järjestelmän käyttöön. Tästä näkökulmasta siirron vastustamista ei nähdä perusteltuna. 

Hankintalain (1397/2016) 136 §:n 2 momentin 4 kohdan perusteella hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäinen sopimuskumppani korvataan uudella sopimuskumppanilla 1 kohdan mukaisella yksiselitteisellä sopimuksen muuttamista koskevalla ehdolla tai alkuperäisen sopimuskumppanin asema siirtyy yhtiön rakennejärjestelyjen, yritysostojen, sulautumisten ja määräysvallan muutosten tai maksukyvyttömyyden seurauksena kokonaan tai osittain toiselle toimittajalle, joka täyttää alun perin vahvistetut laadulliset soveltuvuusvaatimukset edellyttäen, ettei tästä aiheudu muita olennaisia muutoksia sopimukseen eikä tällä pyritä kiertämään tämän lain soveltamista.

Kansliapäällikkö päätti alkuperäisestä hankinnasta, joten hänellä on päätösvalta kyseessä olevan sopimuksen siirtämisestä.