Tutkimuslupa, Multilingual analysis of citizen feedback for institutional memory and participatory workflow development in the City of Helsinki

Viestintäjohtaja päätti myöntää tutkimusluvan Helsingin yliopiston tutkijan ********** tutkimushankkeelle ”Multilingual analysis of citizen feedback for institutional memory and participatory workflow development in the City of Helsinki” päätöksen perusteluista tarkemmin ilmenevillä ehdoilla.

Tutkimuslupa koskee Helsingin kaupungin anonymisoidun palauteaineiston tekoälyavusteista analyysiä kaupunginkanslian viestintäosastolla. Yhteyshenkilönä on viestintäosaston digiosallisuustiimin kehittämispäällikkö. Tutkimuslupa on voimassa 31.03.2027 saakka.

Tutkimuksessa tutkitaan, kuinka Helsingin kaupungin palautedataa voidaan analysoida systemaattisesti ja monikielisesti käytännön oivallusten tuottamiseksi ja institutionaalisen muistin tukemiseksi. Institutionaalinen muisti tarkoittaa tässä yhteydessä organisaation kykyä säilyttää, hakea ja vertailla jo aiemmin saatua kuntalaispalautetta ja oppia siitä sen sijaan, että jokaista palautetta käsiteltäisiin yksittäistapauksena.

Tutkimuksessa selvitetään mahdollisuutta työnkulkuun, jossa palautetta ei vain vastaanoteta ja käsitellä sisäisesti, vaan jossa organisaatio saisi tietoa siitä, kuinka usein, missä ja millä tavoin kaupunkilaisten palauteaineistoa on hyödynnetty. Lisäksi tutkimuksessa arvioidaan mm. voiko palauteaineisto tuottaa temaattisia ja työnkulkuun liittyviä oivalluksia kaupungin eri yksiköille, ja voiko se tukea kaupunkitason institutionaalisen muistin luomista. Samalla testataan, toimiiko monikielinen analyysimalli luotettavasti.

Tutkimus liittyy CityARAan, tutkimukseen perustuvaan tieteelliseen startupiin, joka kehittää menetelmiä ja työkaluja kansalaisten tuottaman datan analysointiin ja avoimempien osallistumisen työnkulkujen tukemiseen. Tutkimuksen aikana tekoälyavusteisia menetelmiä käytetään tekstimuotoisen palautteen analysoinnissa. Helsingin kaupungin aineistoa ei käytetä uuden mallin kouluttamiseen eikä olemassa olevan mallin hienosäätöön. Aineisto hävitetään tutkimuksen valmistuttua, viimeistään kaksi vuotta sen valmistumisen jälkeen.

Tuloksena syntyy tieteellinen analyysi Helsingin kaupungin palauteaineiston rakenteesta ja potentiaalista, sekä arvio siitä, toimiiko palauteaineiston monikielinen mallipohjainen analyysi, vaikka sitä ei kouluteta kaupungin datalla. Lisäksi tutkimuksessa tuotetaan suosituksia siitä, miten palautteet voisivat tukea institutionaalista muistia kaupungin eri yksilöissä. Tuloksena syntyy myös ehdotus työnkulun pilotoinnista siten, että palauteaineiston vaikuttavuutta pystyttäisiin jäljittämään.

Tutkimuslupaan sovelletaan seuraavia ehtoja:

Ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, toimivalta johdetaan toiminnan johtamista koskevasta toimivallasta, kun tutkimus koskee yhtä kaupunginkanslian osastoa. Tutkimuksen kohdistuessa viestintäosastoon toimintavalta tutkimusluvan myöntämisestä on viestintäjohtajalla.