Hankinta, pysäköintitunnusten digitaalisen palvelun kehittäminen, kaupunkiympäristön toimiala

Asiakkuusjohtaja päätti tehdä lisätilauksen sopimukseen pysäköintitunnusten digitaalisen palvelun kehittämisestä Anders Innovations Oy:n tarjouksen pohjalta.

Alkuperäisen hankinnan kokonaisarvo on ollut arviolta enintään 390 000 euroa (alv 0 %). Nyt tehtävän lisätilauksen arvo jakautuu seuraavalla tavalla: ylläpitopalvelun jatkotilaus 8 160 euroa (alv 0 %), maksunpalautusten ongelmatilanteiden selvitys- sekä korjaustyöt 12 058,31 euroa (alv 0 %), tietoturva-auditoinnissa tunnistettujen kehityskohteiden korjaaminen 17 067,15 euroa (alv 0 %), Traficomin vaatimien rajapintamuutosten toteuttaminen 5 195 euroa (alv 0 %) ja VTJ-rajapintamuutosten toteuttaminen 4 453 euroa (alv 0 %), eli yhteensä 46 789,46 euroa (alv 0 %). Koska näistä lisätöistä koituvat todelliset kustannukset ovat todennäköisesti hieman tätä suuremmat, lisätään tähän summaan 210,54 euron (alv 0 %) suuruinen marginaali. Näin ollen nyt tehtävän lisätilauksen ennakoitu arvo on enintään 47 000 euroa (alv 0 %).

Asian tausta

Muutettavaksi esitetty sopimus on perustunut ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalveluita koskevan dynaamisen hankintajärjestelmän H093-19 perusteella tehtyyn DPS:n sisäiseen kilpailutukseen. Tilaaja on 11.12.2020 julkaissut hankinnasta DPS:n sisäisen tarjouspyynnön HEL 2020-012043. Toimittaja Anders Innovations Oy on antanut tarjouksen, joka on ollut soveltuvuusvaatimukset täyttävistä ja tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisin.

Koko alkuperäisen sopimuksen arvioitu arvonlisäveroton arvo on ollut alkuperäisen tietohallintopäällikön hankintapäätöksen 3.2.2021 § 4 mukaan yhteensä enintään 390 000 euroa. Hankinnan kohteena olevan sovelluksen MVP-version toteutuksen arvioitu arvonlisäveroton hinta on ollut hankintapäätöksen mukaan yhteensä enintään 235 000 euroa siten, että MVP-toteutuksen laajuudeksi on arvioitu noin 280–350 henkilötyöpäivää.

Sopimukseen on sisältynyt lisäksi optiona jatkokehityspalvelut sovellukselle 24 kuukauden määräaikaiseksi sopimuskaudeksi. Jatkokehityspalvelujen arvioitu arvonlisäveroton hinta on enintään 110 000 euroa sopimuskauden aikana. Jatkokehityspalveluiden laajuudeksi on arvioitu koko tiimille noin 130–160 henkilötyöpäivää sopimuskauden aikana. Edelleen sopimukseen on sisältynyt lisäksi optiona ylläpitopalvelut sovellukselle 24 kuukauden määräaikaiseksi sopimuskaudeksi. Ylläpitopalvelujen laajuudeksi on arvioitu 24–72 henkilötyöpäivää ja niiden arvonlisäverottomaksi hinnaksi enintään 48 600 euroa sopimuskauden aikana.

Sovelluksen MVP-version kehittäminen ja käyttöönotto on kuitenkin edellyttänyt ennakoitua enemmän kehittämistyötä, minkä johdosta alkuperäiseen sopimukseen on tehty seuraavia muutoksia:

Tietohallintopäällikön lisähankintapäätöksellä 23.09.2021 § 14, HEL 2021-010530 MVP-version toteutukseen liittyen tehtiin sopimusmuutos, jossa sopimusmuutoksen arvoksi arvoitiin enintään 110 000 euroa. Kyseiseen lisähankintapäätökseen arvioitu määräraha ei kuitenkaan riittänyt sovelluksen MVP-version tuotantokäyttöön saattamiseen. Tästä syystä vuoden 2022 syksyllä tietohallintopäällikkö teki uuden lisähankintapäätöksen 1.9.2022 § 13, HEL 2022-010088 ja sopimusmuutoksen, jonka arvoksi arvioitiin enintään 100 000 euroa.

Tämän lisähankintapäätöksen jälkeen ilmeni kuitenkin hankintayksikön näkökulmasta ennakoimatonta lisätöiden tarvetta, joka havaittiin vasta edellisen sopimusmuutoksen tekemisen jälkeen. Lisätöiden tarpeeseen vaikutti tässä tapauksessa sopijapuolista riippumattomat kolmansien osapuolten toimet eli erityisesti pysäköintitunnusten myyntiin käytettävän kaupunkiyhteisen verkkokaupan maksunvälittäjän vaihtuminen kesken MVP-toteutuksen. Tästä syystä tietohallintopäällikkö teki lisähankintapäätöksen 21.12.2022 § 23, HEL 2022-014940 ja sopimusmuutoksen, jonka arvoksi arvioitiin enintään 95 000 euroa.

Projektitoimisto-yksikön päällikkö allekirjoitti 19.12.2023 hankintalain 136 §:n 2 momentin 5 kohdan perusteella tehtävän vähäarvoisen sopimusmuutoksen, jolla MVP-toteutukselle varattu enimmäisarvo voitiin ylittää enintään 10 000 eurolla MVP-version viimeistelyksi ja tuotantokäyttöön viemiseksi. Sopimusmuutoksella sovittiin lisäksi ylläpito- ja jatkokehitysvaiheeseen siirtymistä koskevista tarkentavista ehdoista.

Projektitoimisto-yksikön päällikön lisähankintapäätöksellä 16.10.2024 § 18, HEL 2024-013472 MVP-version toteutukseen sekä jatkokehitykseen liittyen tehtiin sopimusmuutos. Tällä sopimusmuutoksella MVP-version toteutukseen varattua määrärahaa kasvatettiin 158 515 eurolla (alv 0 %) ja jatkokehitykseen varattua määrärahaa kasvatettiin 56 000 eurolla (alv 0 %).

Lisäksi asiakkuusjohtaja allekirjoitti 15.4.2025 hankintalain 136 §:n 2 momentin 5 kohdan perusteella tehtävän vähäarvoisen sopimusmuutoksen, jolla jatkokehitykselle varattua enimmäisarvoa korotettiin 38 900 eurolla (alv 0 %).

Sopimusmuutoksen perustelut

Nyt on tarpeen tilata lisätyö ylläpitopalvelun jatkon, maksunpalautusten ongelmatilanteiden selvitys- sekä korjaustöiden toteuttamisen, tietoturva-auditoinnissa tunnistettujen kehityskohteiden korjaamisen, Traficomin vaatimien rajapintamuutosten toteuttamisen sekä VTJ-rajapintamuutosten toteuttamisen vuoksi.

Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai - palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Hankintalain 136 §:n 3 momentin mukaan 2 momentin 2 kohdan perusteella tehtävän sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Yllä mainittujen lisätöiden toteuttaminen on välttämätöntä palvelun jatkuvuuden turvaamiseksi. Käytännössä tiukan aikataulun sekä teknisten syiden vuoksi ainoastaan nykyinen toimittaja kykenee toteuttamaan nämä lisätyöt. Hankintayksikkö valmistelee parhaillaan palvelun uutta kilpailutusta, mutta tulevasta hankinnasta huolimatta on lisätilaus välttämätön asian kiireellisyyden vuoksi.

Nyt tehtävän lisätilauksen ennakoitu arvo on enintään 47 000 euroa (alv 0 %) ja alkuperäisen sopimuksen arvo on ollut 390 000 euroa (alv 0 %), joten kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Näin ollen hankintayksikkö katsoo, että edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaiselle poikkeusperusteelle täyttyvät.

Sopimusmuutos ylläpitopalvelun osalta

Koska nykyistä sopimusta on tarpeen jatkaa siihen asti, että tuleva kilpailutus saadaan päätökseen, on myös ylläpitopalvelu välttämätöntä hankkia tällä ajalle palvelun keskeytyksettömän toiminnan varmistamiseksi.

Sopimusmuutos maksunpalautusten ongelmatilanteiden selvitys- sekä korjaustöiden osalta

Alkuperäisistä järjestelmämäärittelyistä poiketen järjestelmän tuotteiden hinnat ovat muuttuneet poliittisten päätösten myötä. Näiden hinnanmuutosten vuoksi järjestelmän laskentalogiikkaa on jouduttu muuttamaan, joka on puolestaan aiheuttanut maksunpalautuksiin liittyviä ongelmia.

Tästä ongelmasta koituu merkittävää haittaa ja harmia palvelun käyttäjille. Ongelma aiheuttaa myös mainehaittaa hankintayksikölle, sillä asiakkaat saattavat saada tunnusta päättäessään täysin virheellisen tiedon palautettavasta summasta, joka saattaa heittää jopa sadoilla euroilla. Näin ollen tämän vian korjaaminen on välttämätöntä toteuttaa välittömästi.

Muutostarve johtuu todetulla tavalla poliittisista päätöksistä, eikä hintojen muuttumiseen ole osattu varautua alkuperäistä hankintaa tehtäessä.

Järjestelmän toimittajan kanssa on sovittu ongelman korjaamisesta siten, että toimittaja ja hankintayksikkö maksavat korjaamisesta aiheutuvat kulut puoliksi.

Sopimusmuutos tietoturva-auditoinnissa tunnistettujen kehityskohteiden korjaamisen osalta

Järjestelmään tehtiin kirjautumiseen liittyvä päivitys vuonna 2024, jonka jälkeen tietoturvapäällikkö arvioi uuden tietoturva-auditoinnin olevan tarpeellinen. Auditointi saatiin päätökseen vuoden 2026 helmikuussa. Auditoinnin tuloksena oli, että järjestelmä sisältää tietoturvariskejä, jotka on korjattava.

Järjestelmän keskeytyksettömän toiminnan sekä hankintayksikön ja palvelun loppukäyttäjien tietoturvan kannalta on erittäin tärkeää, että tietoturvapuutteet korjataan viivytyksettä. Kyberturvallisuusalan nopean kehityksen ja jatkuvan muutoksen vuoksi tietoturvamuutoksiin on todella vaikeaa varautua, joten tätä tarvetta ei ole ollut mahdollista ennakoida alkuperäistä hankintaa tehtäessä.

Nyt tehtävässä lisätilauksessa korjataan vain pakolliset ja kriittiset tietoturvapuutteet, joiden korjaaminen on täysin välttämätöntä ja aikakriittistä.

Sopimusmuutos Traficomin rajapintojen toteuttamisen osalta

Traficomin rajapintoja käytetään laajasti pysäköinnin toiminnoissa. Marraskuussa 2025 hyväksyttiin uusi palvelukuvaus, jonka myötä palvelussa toteutettiin testaus ja validointi rajapinnan ja hakutoiminnon viranomaismääräysten mukaisuuden varmistamiseksi. Tämän validoinnin tulosten pohjalta Traficom on antanut hankintayksikölle korjausvaatimuksia.

Mikäli Traficom-rajapintaa ei muokata vaatimustenmukaiseksi, ei järjestelmä toimi oikein. Kyse on myös viranomaisen antamasta määräyksestä. Näin ollen näiden muutosten implementointi on erittäin kiireellistä ja välttämätöntä, eikä nämä muutokset voi odottaa tulevan kilpailutuksen päättymistä.

Muutoksen tarve johtuu Traficomin muuttuneesta rajapintamäärittelystä, joten hankintayksikkö ei ole voinut varautua muutokseen alkuperäistä hankintaa tehtäessä.

Sopimusmuutos VTJ-rajapintamuutoksen osalta

Helsingin kaupunki on uudistamassa palveluväylän liityntäpalvelininfrastruktuurin. Nykyinen liityntäpalvelin ajetaan alas kesäkuussa 2026, ja tätä ennen tulee kaikki alijärjestelmät siirtää käyttämään uutta liityntäpalvelinta.

Mikäli tätä muutosta ei tehdä, ei palvelu toimi nykyisen liityntäpalvelimen alasajon jälkeen. Uutta kilpailutusta ei ehditä saada päätökseen ennen nykyisen liityntäpalvelimen alasajoa. Näin ollen, muutoksen toteuttaminen pikaisella aikataululla on välttämätöntä.

Muutostarve johtuu kaupunkilaajuisesta muutoksesta, joka on tullut hankintayksikön tietoon vasta maaliskuussa 2026. Asiaa ei siis ole voitu ottaa huomioon alkuperäistä hankintaa tehtäessä.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 16.12.2025 § 682 mukaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 41 §:n 1 momentin tarkoittamissa lisätilauksissa sekä 136 §:n mukaisissa sopimusmuutoksissa hankintavaltuus määräytyy lisätilausten tai sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella, eikä hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti (alkuperäinen hankinta ja siihen liittyvät tilaukset yhteensä). Edellä mainitun kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen mukaan asiakkuusjohtajalla on hankintavaltuudet enintään 3 000 000 euron suuruisiin ICT-hankintoihin. Asiakkuusjohtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään sopimusmuutoksesta.