Maksupäätteiden sopimushallinta, Worldline, palvelukeskusliikelaitos

Toimitusjohtaja päätti valtuuttaa ICT-suunnittelija ********** tekemään maksupäätteiden laitekohtaiset sopimukset Worldlinen kanssa. 

Valtuutus koskee ainoastaan maksupäätteiden sopimushallintaan liittyviä toimenpiteitä, eikä se muuta Palvelukeskus Helsingin hankinta- ja tilausvaltuuksia tai taloudellista vastuuta koskevia määräyksiä. Sähköisessä asiointipalvelussa toimiminen edellyttää Suomi.fi-tunnistautumista ja palvelussa käytettävää asioijan/nimenkirjoittajan roolia.

Palvelukeskus Helsingin monipalveluissa hoidetaan välipalamyyntiä noin 20 oppilaitoksessa. Maksaminen tapahtuu pääasiassa Worldlinen (aiemmin Bambora) toimittamilla korttimaksupäätteillä. Käytössä oleviin maksupäätteisiin liittyy 36 erillistä, eri aikoina tehtyä laitekohtaista sopimusta, joiden sopimusehdot ja hinnat eivät ole keskenään yhdenmukaisia. Sopimusten alkuperäiset tarjoushinnat ovat olleet voimassa vuoden kerrallaan, minkä jälkeen osan laitteista hinnat ovat nousseet. Laitteiden kuukausihinnat ovat tällä hetkellä noin 10–25 euroa laitteelta.

Sopimukset uusitaan ja yhdenmukaistetaan, jotta maksupäätteiden hinnoittelu ja sopimusehdot saadaan yhtenäisiksi, sopimuksia voidaan hallita suunnitelmallisesti ja niiden vuosittainen tarkistaminen voidaan toteuttaa keskitetysti. Sopimusten kokoaminen mahdollistaa lisäksi laskutuksen järjestämisen koontilaskuna, mikä selkeyttää laskujen käsittelyä ja vähentää hallinnollista työtä.

Maksupäätteiden sopimusten tekeminen ja muuttaminen on edellyttänyt Palvelukeskus Helsingin nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön hyväksyntää. Laitekohtaisten sopimusten käsittely on tästä syystä ollut hallinnollisesti työlästä ja aikaa vievää. Worldlinen kanssa käydyn keskustelun perusteella maksupäätteiden pääkäyttäjä, ICT-suunnittelija **********, voi hoitaa maksupäätteiden sopimusten tekemiseen, uusimiseen ja hallintaan liittyvät käytännön toimenpiteet toimitusjohtajan antaman valtakirjan nojalla.

Valtuutuksella sopimushallinta kohdistetaan henkilölle, joka vastaa maksupäätteiden pääkäytöstä ja tuntee laitteiden käyttökohteet sekä monipalvelujen toiminnalliset tarpeet. Näin uusien laitteiden hankintaan, laitteiden vaihtamiseen, huoltoon ja toimipaikkojen muutospyyntöihin voidaan reagoida nykyistä nopeammin. Keskitetty sopimushallinta parantaa samalla sopimusten ajantasaisuutta, kustannusten seurantaa ja vastuunjaon selkeyttä. Valtuutus koskee ainoastaan maksupäätteiden sopimushallintaan liittyviä toimenpiteitä, eikä se muuta Palvelukeskus Helsingin hankinta- ja tilausvaltuuksia tai taloudellista vastuuta koskevia määräyksiä.

Sopimusten arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo neljälle vuodelle määräytyy uusittavien laitekohtaisten sopimusten lopullisten hintojen perusteella. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo neljälle vuodelle on 18 200 euroa.

Hallintosäännön 11 luvun 2 §:n 1 momentin 1-kohdan perusteella, jonka mukaan ellei asiasta ole muutoin säädetty tai määrätty, liikelaitoksen johtaja päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää, liikelaitosta koskevista asioista ja hoitaa muutoinkin juoksevaa hallintoa.