Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja hyväksyi liitteenä (liite 1) olevan käyttövaltuushallinnanmallin kaupungin digitaalisen säilytysjärjestelmän Terveydenhuolto -virtuaaliarkiston käyttövaltuusmalliksi. Mallissa on kuvattu virtuaaliarkiston tietosisältö tehtäväluokittain, kaupungin aktiivihakemistossa jo olevat käyttöoikeusryhmät, joihin virtuaaliarkisto kiinnitetään, sekä ryhmien käyttövaltuudet.

Helsingin kaupungin kanslialle, toimialoille ja liikelaitoksille on hankittu digitaalinen säilytysjärjestelmä. Hankinta perustuu Helsingin kaupungin digitaalisen säilytysjärjestelmän sopimukseen (H119-20, HEL 2020-013157). Järjestelmään siirretään sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla muun muassa Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää edeltäneiden tuotantokäytöstä poistuneiden tietojärjestelmien tietoaineistoja.

Arkistolaki koskee kunnallisia arkistonmuodostajia (arkistolaki 831/1994, 1 §). Arkistolain 6 §:n mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet tai jotka ovat syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Digitaaliseen säilytysjärjestelmään siirretään kaikki alas ajettavien potilas- ja asiakastietojärjestelmien Kanta-palvelujen ulkopuolelle jäävät säilytys- ja arkistointivelvoitteen alaiset asiakirjat.

Terveydenhuolto-virtuaaliarkistoon siirretään ensi vaiheessa terveysvirastossa 1987 - 30.6.2003 käytössä olleen asiakas- ja potilastietojärjestelmän (APTJ) TervA-arkistotietokannassa olevat potilaiden perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon käyntitiedot, joita käytetään terveydenhuollon keskusarkistossa analogisten potilaskertomusten hakurekisterinä. Tiedot ovat osa Helsingin kaupungin potilasrekisteriä. Virtuaaliarkiston tietosisältöä on tarkoitus laajentaa myöhemmissä migraatioprojekteissa muun muassa Terveys effica -tietojärjestelmän käyttöoikeusrekisterillä sekä mikrokuvattujen potilaskertomusten digitaalisilla käyttökappaleilla.

Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön käyttöoikeuksien on perustuttava asiakas- ja potilastietoja käsittelevän henkilön työtehtäviin ja käyttöoikeus on rajattava vain työtehtävien hoidossa tarvittaviin tietoihin [laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (asiakastietolaki) 703/2023, 9 §]. Terveydenhuolto -virtuaaliarkiston käyttöoikeudet ovat roolipohjaisia ja käyttövaltuudet rajataan vain käyttäjän työtehtävien hoidon kannalta välttämättömiin tietoihin. Asiakastietolain 10 §:n 1 momentin mukaan palvelunantajan on kerättävä asiakastietojen käytön seurannassa ja valvonnassa tarvittavat lokitiedot. Digitaalinen säilytysjärjestelmä kerää lokia tietojen käytöstä.

Tällä päätöksellä hyväksytään käyttövaltuushallinnan mallissa kuvatut toiminnallisten pääkäyttäjien, hyväksyjien sekä arkistonhoitaja- ja selailukäyttäjärooleissa olevien käyttöoikeudet. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tiedonhallinta ja arkkitehtuuri -yksikön sekä kanslian henkilöstön jo olemassa oleviin käyttöoikeusryhmiin liitetään Terveydenhuolto -virtuaaliarkisto. Uusia käyttöoikeusryhmiä ei ole tarve perustaa.

Palvelunantajan on määriteltävä, mitä välttämättömiä asiakastietoja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöllä ja muulla asiakastietoja käsittelevällä henkilöllä on oikeus käyttää (asiakastietolaki, 9 §). Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan toimivalta huolehtia rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan delegointipäätökseen 11.3.2025 § 44.