Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan yhteisten palvelujen johtaja päätti, että toimialalle hankitaan tilaturvallisuusjärjestelmien pääkäyttäjäpalvelut lyhytaikaiseen tarpeeseen Adminsec Oy:ltä.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 105224,00 euroa (alv 0 %) neljän vuoden ajalle optiokaudet mukaan lukien. Lisäksi kasvatuksen ja koulutuksen toimialan yhteisten palvelujen johtaja valtuuttaa kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tilapalvelujohtajan tekemään asiaan kuuluvat tilaukset. Tilaaja tekee tilaukset määrärahojen puitteissa ilman vähimmäistilausvelvoitetta.

Hankinnan ennakoitu arvonlisätön arvo ei ylitä laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) § 25 mukaista kynnysarvoa eikä hankintayksiköllä ole velvollisuutta kilpailuttaa palvelua hankintalain mukaisesti. Kyseessä on hankintalain liitteen E mukainen pienhankinta, joka kilpailutettiin kevennetysti.

Hankinta perustuu Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan 5.12.2025 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2025-016578 / Tilaturvallisuusjärjestelmien pääkäyttäjäpalvelut lyhytaikaiseen tarpeeseen.

Tarjouspyyntö lähetettiin neljälle yritykselle, joita olivat Securitas Technology Oy (1936772-6), Certego Oy (2127363-0), AccessPoint Oy (1457511-2) ja Adminsec Oy (3017489-6). Lisätietokysymykset hankinnasta tuli lähettää 15.12.2025 mennessä, kysymyksiä tuli kaksi (2) kappaletta. Kysymyksiin vastattiin 15.12.2025.

Määräaikaan mennessä tarjouskilpailuun tarjouksen jätti 2 tarjoajaa:
- Adminsec Oy (3017489-6)
- Certego Oy (2127363-0)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Adminsec Oy täytti tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset ja heidän tarjouksensa oli tarjouspyynnön mukainen. Certego Oy ei täyttänyt tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksia yritysreferenssien ja nimettyjen henkilöiden kokemuksen osalta. Certego Oy:n yritysreferensseistä puuttui vaadittu kokemus murtoilmaisu- ja kameravalvontajärjestelmien pääkäytöstä. Lisäksi Certegon nimetyiltä henkilöiltä puuttui vaadittu kokemus tarjouspyynnössä esitetyistä tilaturvallisuusjärjestelmistä, esimerkiksi Timecon GMS / Pacom, Timecon 22, Esmikko 4, HikCentral sekä Hikvision ja iLOQ -järjestelmien osalta. Certego Oy suljetaan pois tarjouskilpailusta ja tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittaville tuotteille laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien tuotteiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena. Adminsec Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten vertailu

Hankittavien palvelun perusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on hinta 50 pisteen painoarvolla ja laatu 50 pisteen painoarvolla. Tarjousten vertailussa tarjouksen saamat kokonaisvertailupisteet (maksimi. 100 pistettä) jakautuvat seuraavasti:

Hinta, maksimi 50 pistettä. Halvimman eri hintakohteille annetun yhteenlasketun kokonaishinnan tarjonnut saa hintavertailun maksimipisteet, muut tarjotut hinnat suhteutetaan kaavalla: pienin annettu arvo / tarjottu arvo * hinnan maksimipisteet 50 p.

Laatu, maksimi 50 pistettä. Työntekijöiden (2 hlö) osaamisen arvioinnin testissä maksimipistemäärä on 240 pistettä. Suurimman pistemäärän saanut tarjoaja saa 50 laatupistettä. Muiden tarjoajien laatupisteet lasketaan kaavalla: (tarjoajan pistemäärä / suurin annettu pistemäärä) * laadun maksimipisteet 50 p.

Adminsec Oy:n nimetyt henkilöt suorittivat osaamisen arvioinnin testin, mutta varsinaista tarjousvertailua ei suoritettu, sillä Adminsec Oy:n tarjous oli ainoa soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous.

Sopimuksen teko

Sopimuksella tilaaja ei sitoudu mihinkään tilausmääriin, eikä toimittaja voi vaatia tilaajalta tilausta tarjouspyynnön perusteella. Hankintasopimus osapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Sopimuskausi on 1.2.2026 – 31.1.2028. Sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankintaan sisältyy enintään kaksi (2) yhden (1) vuoden mittaista optiokauden mahdollisuutta.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kasvatus- ja koulutuslautakunta on oikeuttanut yhteisten palvelujen johtajan päättämään arvonlisäverottomalta arvoltaan 200 000 euroa alittavista hankinnoista (HEL 2025-005161, 29.4.2025 § 131).