Rakennusten ja yleisten alueiden tekninen johtaja hyväksyy kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja oikeuttaa tilaomaisuusyksikön tiimipäällikön tekemään huoltokirjan sisällön tuottamista ylläpitovaiheessa koskevat puitesopimukset kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavien yritysten kanssa:

- Ramboll Finland Oy
- Granlund Oy

Puitesopimus tehdään seuraavin ehdoin:

Puitesopimus tulee voimaan aikaisintaan 1.3.2026 ja, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus päättyy 29.2.2028. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella 1 vuoden pituisella optiokaudella, yhdellä vuodella kerrallaan.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintasopimusta ei voida tehdä, ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste.

Kaupunkiympäristön toimialan kaikkien toimeksiantojen yhteenlasketun arvon arvioidaan olevan arvonlisäverottomana 2 400 000 euroa. Puitejärjestelyn enimmäisarvo arvonlisäverottomana on 3 000 000 euroa. Em. summissa on huomioitu myös mahdollisesti käyttöön otettavat kaksi (2) optiovuotta.

Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta.

Kaupunkiympäristön toimiala vastaa kiinteistönpitokirjasta ja sen laadinnasta Maankäyttö- ja rakennuslain ja siinä kohdan Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeen edellyttämällä tavalla sekä Kiinteistönpitokirjanohjesarjan mukaisesti. Tällä kilpailutuksella haetaan palveluntuottajaa/palveluntuottajia kiinteistönpitokirjan laadintaan käyttö- ja ylläpitovaiheessa sekä sähköisen huoltokirjan sisällön tuottamiseen ja ylläpitoon liittyviin tehtäviin. Palvelukokonaisuus koskee yli 1000 kohteen kiinteistökantaa, joka koostuu pääasiassa erilaisista palvelutiloista mm. kasvatuksen ja koulutuksen, kulttuuri- ja vapaa-ajan, sosiaali- ja terveystoimen sekä kaupunkiympäristön toimialan ja kaupunginkanslian kiinteistöt.

Hankinnan kohde muodostaa kokonaisuuden, jonka jakaminen osiin ei hankintayksikön näkemyksen mukaan ole tarkoituksen mukaista.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 29.2.2028 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa kahdella 1 vuoden pituisella optiokaudella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintatarjouksina varsinaisen sopimuskauden ajaksi.

Puitejärjestelyyn valitaan 1-2 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Huoltokirjan sisällön tuottaminen ylläpitovaiheessa, puitejärjestely 2026-2028” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 6.12.2025.

Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kaupunkiympäristön toimialan käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan, 15.1.2026 klo 9.00, mennessä tarjouksen jätti neljä (4) tarjoajaa: Granlund Oy, Naava Partners Oy, Ramboll Finland Oy ja Sitowise Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä ja ESPD-lomakkeella esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Tarjouspyyntö on liitteenä 3 ja ESPD-lomake liitteenä 4.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus

Kaikkien tarjoajien tarjoukset täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset ja näiden tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjouksen vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, josta laadun osuus on 60 % ja hinnan 40 %.

Laadunarviointi

Tarjousten vertailussa kaavakkeen 3A osalta käytettävät laatupisteet muodostuvat tarjousten laatupisteistä siten, että parhaat laatupisteet (a) saanut tarjous saa 40 laatupistettä (= max. laatupisteet). Muiden tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat näiden laatupisteistä (b) kaavalla b/a* max. laatupisteet.

Tarjousten vertailussa kaavakkeen 3B osalta käytettävät laatupisteet muodostuvat tarjousten laatupisteistä siten, että parhaat laatupisteet (a) saanut tarjous saa 20 laatupistettä (= max. laatupisteet). Muiden tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat näiden laatupisteistä (b) kaavalla b/a* max. laatupisteet.

Tarjousten vertailussa käytettävät yhteenlasketut laatupisteet muodostuvat tarjousten laatupisteistä siten, että kaavakkeiden 3A ja 3B parhaat yhteenlasketut laatupisteet (x) saanut tarjous saa 60 laatupistettä (= max. laatupisteet). Muiden tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat näiden laatupisteistä (y) kaavalla y/x* max. laatupisteet.

Laadunarviointitaulukot liitteenä 1.

Hintatarjoukset

Hintatarjoukset annettiin yksikköhintoina. Pyydetyt yksikköhinnat ja niiden painotukset vertailussa on esitetty tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailuhinta (€) muodostuu kertoimellaan (h) painotettujen tuntiveloitushintojen (€/h) summasta.

Tarjousten vertailussa käytettävät hintapisteet muodostuvat siten, että vertailuhinnaltaan halvin tarjous (a) saa 40 hintapistettä (= max. hintapisteet). Muiden tarjousten hintapisteet muodostuvat näiden vertailuhinnasta (b) kaavalla a /b* max. hintapisteet.

Laadun ja hinnan arviointi

Tarjouksen vertailupisteet muodostuvat tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista hintapisteistä ja laatupisteistä siten, että parhaat yhteenlasketut pisteet (x) saanut tarjous saa 100 pistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet muodostuvat näiden tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista hinta- ja laatupisteistä (y) kaavalla y/x*100.

Hinta-laatu vertailutaulukko liitteenä 2.

Sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyn piiriin valitaan 1-2 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Puitejärjestelyyn valitaan sopimustoimittajiksi kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavat yritykset:

- Ramboll Finland Oy
- Granlund Oy

Sopimuskumppaniksi hyväksyttyjen osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.

Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Puitesopimukseen perustuvien toimeksiantojen tilaaminen

Tilaaja ilmoittaa Toimittajalle yksittäiset toimeksiannot huoltokirjan työmääräimellä, sähköpostitse tai niistä voidaan sopia erikseen palavereissa ja kokouksissa. Jos tilauksia tehdään palavereissa tai kokouksissa tilauksien pitää näkyä tilaajalle toimitetuissa muistioissa. Toimittaja liittää ne tehtävälistalle, ellei erikseen toisin sovita.

Etusijajärjestys

Sopimuksen mukaiset toimeksiannot tilataan ensisijaisesti puitejärjestelyä koskevan hankintapäätöksen mukaisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisessa järjestyksessä ensimmäisenä olevalta Toimittajalta, jolla on toimeksiantoon vaadittavat resurssit ja lisäksi käytettävissä toimeksiantoon vaadittavaa pätevää työvoimaa työn toteuttamiseen.

Mikäli etusijajärjestyksen perusteella ensisijainen Toimittaja ei pysty toteuttamaan toimeksiantoa tai Toimittajan kanssa ei päästä yksimielisyyteen toimeksiannon sisällöstä, aikataulusta ja tuntimäärästä tai muista Tilaajan tilauksessaan edellyttämistä vaatimuksista.

Etusijajärjestyksen mukaisesta tilausmenettelystä voidaan poiketa seuraavilla perusteilla:

Passiivisuus

a) jos ensisijainen Toimittaja on passiivinen eikä vastaa sähköpostitse viimeistään kolmen (3) työpäivän aikana (klo 16.00 mennessä) tai tilaajan erikseen määrittelemässä aikataulussa tälle esitettyyn alustavaan tiedusteluun toimeksiannon tekemisestä.

b) jos Toimittaja ei anna toimeksiantokohtaista tarjousta viikon sisällä tai tilaajan erikseen pyytämän ajan kuluessa.

Toimittaja ei pysty toteuttamaan toimeksiantoa

c) ensisijainen Toimittaja ilmoittaa, ettei se pysty perustellusta syystä toteuttamaan toimeksiantoa.

Aikataulusta tai enimmäishinnasta ei päästä yhteisymmärrykseen

d) sopimuksen mukaisesti Tilaajalla on oikeus määritellä tilauskohtaisesti toimeksiannon laajuus, sisältö, aikataulu, tulosten toimitustapa ja toimeksiantoon käytettävät enimmäistuntimäärät. Jos työn aikataulusta tai kattohinnasta ei päästä yhteisymmärrykseen.

Toimittaja ei aloita sovitussa aikataulussa

e) Toimittaja ei aloita töiden suorittamista sovitussa aikataulussa eikä Toimittaja kykene osoittamaan, että kykenee suorittamaan työt sovitussa aikataulussa.

Lisätyö tai jatkotilaus

f) kysymyksessä on puitejärjestelyssä aiemmin tilatun toimeksiannon lisätyö tai edellisen työvaiheen jatkotilaus.

Sopimustoimittajalla on erityisosaamista (objektiivinen arvio)

g) jos Toimittajalla on objektiivisen arvion perusteella toimeksiannon suorittamiseen vaadittavaa erityisosaamista, tarjous voidaan pyytää etusijajärjestyksessä ensimmäiseltä Toimittajalta, jolla on tarvittava erityisosaaminen.

Sopimusrikkomus

h) Toimittajan aikaisempi toimeksianto on uutta toimeksiantoa koskevaa tilausta tehdessä Toimittajasta johtuvasta syystä myöhässä.

i) Toimittajan aiemman toimeksiannon laatu ei vastaa toimeksiannossa edellytettyä tasoa.

j) Toimittaja ei noudata sopimusehtoja eikä Toimittaja Tilaajan kehotuksista huolimatta korjaa toimintaansa. Toimittajalle ei osoiteta uusia toimeksiantoja, ennen kuin sopimusrikkomus on korjattu ja sopimussakko sopimuksenmukaisesti suoritettu.

Ensisijainen Toimittaja on suljettu puitejärjestelystä

k) ensisijainen Toimittaja on suljettu puitejärjestelystä joko pysyvästi tai määräaikaisesti.

Esteellisyys

l) Toimittaja katsotaan esteelliseksi.

Jos yhdenkään Toimittajan kanssa ei päästä yksimielisyyteen toimeksiannon suorittamisesta, voidaan työ kilpailuttaa erikseen.

Mikäli Tilaaja poikkeaa kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesta järjestyksestä sen takia, että toimeksiannot ovat myöhässä tai toimeksiantojen laatu ei vastaa edellytettyä tasoa tai että Toimittaja ei noudata sopimusehtoja, poikkeamisen edellytyksenä on lisäksi, että Tilaaja on reklamoinut edellä mainituista tilanteista kirjallisesti Toimittajalle. Toimittajalta tehdään uusia tilauksia, kun reklamoidut puutteet on korjattu ja Toimittaja on antanut Tilaajalle luotettavan selvityksen, miten toimeksiannot jatkossa hoidetaan sovittujen ehtojen mukaisesti.

Mikäli Toimittaja ilmoittaa toimeksiantokohtaista tarjousta pyydettäessä kapasiteettinsä olevan varattu, huomioidaan tämä kyseisessä toimeksiannossa, mutta asia ei vaikuta seuraavien toimeksiantojen valmisteluun.

Toimeksiannoissa käytetään pääasiassa tilausmenettelyä, mutta tarvittaessa myös yksittäisessä toimeksiannossa voidaan laatia toimeksiantokohtainen sopimus.

Sovellettavat säännökset

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Jos tarjouksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84–86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Vaatimuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Vaatimuksilla tulee voida asianmukaisesti varmistaa, että ehdokkaalla tai tarjoajalla on oikeus harjoittaa ammattitoimintaa ja että sillä on riittävät taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat sekä tekniset ja ammatilliset valmiudet toteuttaa kyseessä oleva hankintasopimus. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Hankintalain 93 §:n mukaan tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.

Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 16.12.2025 § 682 mukaan rakennusten ja yleisten alueiden teknisellä johtajalla on hankintavaltuudet 3 000 000 euroon saakka. Rakennusten ja yleisten alueiden tekninen johtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.