Toivomusponsi, hallintokulut kaupungin laskutuskäytännössä

Kaupunginhallitus päätti panna asian pöydälle.

Kaupunginhallitus on pyytänyt lausuntoa valtuutettu Honkasalon toivomusponnesta koskien maksuja, joista koituu enemmän hallintokuluja kuin tuottoa.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla ei ole maksuja, joissa hallinnolliset kulut ylittäisivät niiden tuotot. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala toteuttaa maksutoiminnassaan 24.5.2017 annettua ohjeistusta, jonka mukaan alle 10 euron saatavia voidaan jättää kokonaan laskuttamatta tai pienet maksut jatkuvissa asiakassuhteissa voidaan lisätä seuraavaan laskuun.

Esimerkiksi kirjaston muistutusten osalta sovelletaan 10 euron rajaa. Kirjastojärjestelmästä vuosittain lähetettävät HelMet-tasoiset muistutukset kohdistuvat asiakkaille, joilla on maksuja kirjastojärjestelmässä 10 euroa tai enemmän. Kirjaston myöhästymismaksuista muistutetaan, mutta ne eivät etene perintään kuin vasta 60 vuorokauden jälkeen. Näin toimitaan ainoastaan 18 vuotta täyttäneiden asiakkaiden osalta. Mikäli asiakas toimittaa aineiston takaisin kirjastoon, ei aineiston korvausta tarvitse maksaa.

Kaupunginhallitus on pyytänyt 18.4.2019 mennessä lausuntoa valtuutettu Honkasalon toivomusponnesta koskien maksuja, joista koituu enemmän hallintokuluja kuin tuottoa.

Kaupunkiympäristön toimialan tuottamien palveluiden laskutus toteutetaan pääosin eri toimintojen omissa järjestelmissä, joista laskutustiedot siirretään sähköisesti Talpaan. Laskujen edelleen toimittaminen asiakkaille sekä myyntireskontran hoito toteutetaan pääosin Talpassa. Kaikissa laskutusprosesseissa hyödynnetään automatisaatiota siinä määrin kuin se on tällä hetkellä mahdollista.

Toimialta lähtee vuosittain hieman yli 180 000 laskua vuodessa

Maksuista suuri osa on eri lakeihin perustuvia maksuja, joiden hinnan muodostuksen määrittelykriteerit annetaan aina kyseisessä laissa. Maksujen suuruus määritellään aina vähintään palvelusta aiheutuneiden kokonaiskustannusten mukaisiksi.

Toimialan laskutus on järjestetty kustannustehokkaasti, eikä sillä ole laskutusta, jossa laskutuskustannukset ylittäisivät tuotot.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta antoi seuraavan lausunnon:

Lautakunta toteaa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan laskutettavat maksut muodostuvat pääosin lakisääteisistä varhaiskasvatuksen (noin 36 miljoonaa euroa vuonna 2019) ja perusopetuslain mukaisen iltapäivätoiminnan (noin miljoonaa euroa vuonna 2019) asiakasmaksuista. Laskutettava vähimmäismaksu on varhaiskasvatuksen asiakasmaksuissa 27 euroa ja iltapäivätoiminnassa mahdollisen maksuhuojennuksen jälkeen 50 euroa. Lisäksi laskutettavaa syntyy lähinnä ammatillisessa koulutuksessa, aikuislukioiden ja työväenopistojen kurssimaksuista sekä tilojen ilta- ja vapaa-ajankäytöstä. Tilojen vuokraamista koskevat laskut voivat olla pienimmillään joitain kymmeniä euroja. Pienempiä maksuja voi maksaa toimialan ja kaupungin palvelukassoihin.

Laskutusta hoitaa toimialla asiakasmaksut ja laskutus-yksikkö, jonka vuosimenot ovat noin 0,6 miljoonaa euroa. Yksikkö käsittelee noin 190 000 laskua vuodessa eli yksikön menot ovat noin 3 euroa laskua kohden. Lisäksi laskutusta hoitaa kaupungin taloushallintopalvelut, joka veloittaa edellä mainituista liittymälaskuista 2,30 euroa laskua kohden. Näin ollen suorat menot yksittäistä laskua kohden ovat laskennallisesti noin 5,3 euroa.

Kaupunki ei ole määrittänyt yksittäisen laskun vähimmäismäärälle alarajaa ja yksittäistapauksissa on mahdollista, että laskuttamisesta syntyvät kustannukset ylittävät laskutettavan määrän. Edellä esitetyin perustein voidaan kuitenkin todeta, ettei kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla ole laajamittaisesti laskutusta, jossa laskutuskustannukset ylittäisivät tuotot.

Toivomusponsi

Kaupunginvaltuusto hyväksyi (30.5.2018 § 145) seuraavan toivomusponnen: Kaupunginvaltuusto edellyttää kaupunkia selvittämään, laskuttaako kaupunki sellaisia maksuja, joista koituu enemmän hallintokuluja kuin tuottoa (Veronika Honkasalo).

Perusteet asiakasmaksuille

Sosiaali- ja terveyspalveluiden enimmäismaksuista ja niiden alentamisesta tai perimättä jättämisestä säädetään asiakasmaksulaissa ja asiakasmaksuasetuksessa. Joidenkin palvelujen maksuja sääntelevät vain asiakasmaksulain yleisperiaatteet. Sosiaali- ja terveyspalvelut voivat olla maksuttomia, kaikille samansuuruisia tasamaksuja tai määräytyä tulojen ja perhesuhteiden mukaan. Maksutuottojen lisäksi asiakasmaksuilla on myös esimerkiksi palvelujen käyttöä ohjaava vaikutus.

Asiakasmaksutuotot ja hallintokulut

Tällä hetkellä sosiaali- ja terveystoimialalla on arvioitavana muutaman eri asiakasryhmän/palvelun asiakasmaksujen mahdollinen poisto tai muutos, joiden yhteydessä tarkastellaan myös hallinnollisia kuluja mahdollisuuksien mukaan. Näiden asiakasryhmien/palvelujen kohdalla on nähtävissä, että maksutuotot jäävät vähäisiksi, mutta maksutuottojen ja hallintokulujen vertailusta ei ole tällä hetkellä riittävää tietoa. Hallintokulujen vähentämiseksi arvioidaan ja pyritään kehittämään työprosesseja myös asiakasmaksuihin liittyen.

Maksutuottojen määrään eri asiakasryhmien palveluissa vaikuttaa muun muassa asiakkaiden lukumäärä, asiakasmaksujen määräytymisen perusteet, asiakkaiden tulotaso sekä kyky, tahtotila ja taloudellinen mahdollisuus maksaa asiakasmaksuja.

Asiakasmaksuista luopumista/muuttamista harkittaessa tietyn palvelun/asiakasryhmän kohdalla tulee tarkastella muun muassa hallinnollisia kuluja suhteessa tuottoihin, asiakasryhmän kokonaistilannetta sekä tasavertaista kohtelua suhteessa muihin asiakasryhmiin. Hallinnollisten kulujen osuus suhteessa tuottoihin tai pienet tuotot eivät siis ole ainoa peruste esimerkiksi asiakasmaksun poistamiselle.

Helsingin kaupungin taloushallintopalvelujen laskutustyössä huomioidaan kaupungin rahasaatavien laskutus- ja perintäohje hallintokulujen vähentämiseksi:

Laskutuskustannusten vähentämiseksi voidaan pieniä laskutuseriä kerätä yhteen laskuun. Alle 10 euron saatavia voidaan myös jättää kokonaan laskuttamatta, jos saatavan laskuttaminen ei olisi laskuttamisesta ja saatavan mahdollisesta perimisestä aiheutuvien kulujen takia taloudellisesti tarkoituksenmukaista. Jos kyseessä on jatkuva asiakassuhde, lisätään laskuttamatta jääneet pienet saatavat seuraavaan laskuun.

Asiakasmaksujen muutoksista päättäminen

Asiakasmaksujen muutoksista, poistamisesta ja uusista asiakasmaksuista palvelu- tai asiakasryhmä- kohtaisesti päättää sosiaali- ja terveyslautakunta. Ehdotukset sosiaali- ja terveyslautakunnalle valmistellaan toimialan moniammatillisessa maksutyöryhmässä.

Sosiaali- ja terveystoimialan asiakasmaksut-yksikössä sekä ydintoiminnan palvelukokonaisuuksien yksiköissä päätetään yksilökohtaisesti asiakkaiden hakemusten perusteella tietyin kriteerein asiakasmaksujen alentamisesta tai perimättä jättämisestä.