Hankinta, ikääntyneiden ympärivuorokautinen palveluasuminen

Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja päätti hyväksyä Ikääntyneiden ympärivuorokautisen palveluasumisen dynaamiseen puitejärjestelyyn lisättäväksi liitteen 1 mukaiset tarjoukset.

Hyväksytyt tarjoukset on lisätty dynaamiseen puitejärjestelyyn tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti. Koko dynaamisen puitejärjestelyn päivitetty tarjousvertailu on esitetty liitteessä 2.

Vertailussa saman arvon saaneet tarjoajat on numeroitu
samalla numerolla, ja valinta tällä etusijanumerolla olevien palveluntuottajien kesken tehdään asiakaskohtaisen harkinnan perusteella.

Hyväksyttyjen uusien tarjousten osalta sopimuskausi alkaa 1.1.2022 ja päättyy dynaamisen puitejärjestelyn päättyessä 31.12.2026. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on noin 280 miljoonaa euroa laskettuna dynaamisen puitejärjestelyn kokonaiskestolle 1.1.2021 – 31.12.2026.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua hankitaan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen jokaisen palveluntuottajan osalta sillä ehdolla, että he toimittavat rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset (mm. Valviran lupa-asiakirjat uusien kohteiden osalta) ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä Ikääntyneiden ympärivuorokautinen palveluasumisen hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään 10.3.2020, § 41. Samalla lautakunta oikeutti sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätökset, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja
purkamisista.

Kilpailutuksen tarkoituksena oli sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella palveluntuottajat sitoutuvat tuottamaan ikääntyneiden ympärivuorokautista palveluasumista Helsingin kaupungin ikääntyneille asiakkaille puitejärjestelyn sopimuskauden ajan. Yksittäiset asiakkaiden palvelua koskevat sopimukset ovat voimassa toistaiseksi.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena oli Helsingin kaupungin ikääntyneiden ympärivuorokautinen palveluasuminen dynaamisena puitejärjestelynä. Osatarjoukset olivat sallittuja siten, että tarjoaja on voinut tarjota yhtä tai useampaa seuraavista neljästä osa-alueesta:

A. Ympärivuorokautinen palveluasuminen suomenkielisille ikääntyneille

B. Ympärivuorokautinen palveluasuminen ruotsinkielisille ikääntyneille

C. Ympärivuorokautinen erittäin haastavasti käyttäytyvien asiakkaiden palveluasuminen

D. Ympärivuorokautinen palveluasuminen ikääntyneille päihdeongelmaisille.

Hankintamenettely

Hankinta toteutetaan dynaamisena puitejärjestelynä, joka on tarkoitus avata uudelleen vuosittain, hankintayksikön harkitsemana aikana. Dynaamisen puitejärjestelyn avauduttua uudestaan, palveluntuottaja, joka ei ole jättänyt tarjousta tai ei ole tullut valituksi palveluntuottajaksi dynaamisen puitejärjestelyn perustamisvaiheessa, voi jättää tarjouksen ja tulla valituksi palveluntuottajaksi.

Lisäksi dynaamisen puitejärjestelyn perustamisvaiheessa valitut
palveluntuottajat voivat jättää dynaamisen puitejärjestelyn avaamisen yhteydessä uuden tarjouksen uusien asumisyksiköiden tai osa-alueiden osalta.

Dynaamiseen puitejärjestelyyn valitut palveluntuottajat voivat esittää hinnantarkistuksia sopimuksessa esitetyin ehdoin.

Tämä on dynaamisen puitejärjestelyn ensimmäinen avaus ja palveluntuottajilla oli mahdollisuus ehdottaa ainoastaan hinnanalennuksia. Puitejärjestelyn avautuessa toisen kerran vuonna 2022, palveluntuottajat voivat esittää joko hinnan alennuksia tai korotuksia puitesopimuksen ehtojen mukaisesti.

Kolmannesta sopimusvuodesta alkaen (sopimusvuosi 2023) etusijajärjestyksessä huomioidaan myös vanhojen sekä uusien tarjoajien laatu.

Dynaaminen puitejärjestely perustettiin 2.7.2020 julkaistulla tarjouspyynnöllä ja sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan hankintapäätöksellä 47 §, 27.10.2020.

Dynaamisen puitejärjestelyn 1. avaaminen

Dynaaminen puitejärjestely avattiin uusille tarjouksille ensimmäisen kerran 28.10.2021 julkaistulla tarjouspyynnöllä.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat palvelut sekä tarjoajille että eri palveluille asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimukset ovat yhtenevät dynaamisen puitejärjestelyn perustamisessa julkaistujen vaatimusten kanssa ja niiden tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjousaikana palveluntuottajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 4.11.2021 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin julkisesti 5.11.2021.

Tarjousten jättämisen määräaikaan, 15.11.2021 klo 12:00, mennessä saapui yhteensä 8 tarjousta seuraavasti:

A. Ympärivuorokautinen palveluasuminen suomenkielisille ikääntyneille

- Esperi Care Oy/Esperi Hoivakoti Harjus
- Hoiva Sofia Oy/Ryhmä-koti
- Hoivamme PKS Oy/Hoivamme Vantaa
- Käpyrinne Ry/Käpyrinteen palvelutalo, Helmikoti ja Martankoti
- Mefys Oy/Hoivakoti Varpula
- Mefys Oy/Hoivakoti Vuoksela
- Norlandia Care Oy/Malminkartano

B. Ympärivuorokautinen palveluasuminen ruotsinkielisille ikääntyneille

- Norlandia Care Oy/Malminkartano

C. Ympärivuorokautinen erittäin haastavasti käyttäytyvien asiakkaiden palveluasuminen

- Marjatta-Säätiö sr/Villakoti

D. Ympärivuorokautinen palveluasuminen ikääntyneille päihdeongelmaisille

- Ei tarjouksia.

Kaikki tarjoukset olivat uusia tarjouksia. Hinnanalennuksia ei esitetty.

Tarjoajien soveltuvuuden ja vähimmäisvaatimusten tarkastaminen

Hankinnassa perustetaan puitejärjestely. Puitejärjestelyyn valitaan kaikki soveltuvuusvaatimukset ja vähimmäisvaatimukset täyttävät palveluntuottajat.

Kaikkien valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään
puitejärjestelystä sopimus, jonka perusteella tilataan palvelu asiakaskohtaisesti etusijajärjestykseen perustuen sekä hankintamenettelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti. Puitejärjestelyn kaikki ehdot on vahvistettu etukäteen, eikä yksittäisten asiakkaiden asumispalveluista järjestetä
kevennettyä kilpailutusta tilausvaiheessa.

Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyynnössä. Tarjousten tarkastamisen jälkeen todettiin, että tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttyvät kaikkien tarjoajien osalta.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä.

Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin tarjouspyynnön
kysymyksiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset
tarjouksensa liitteeksi.

Hankintatyöryhmä on tarkastanut saapuneiden tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö pyysi muutamaa tarjoajaa täsmentämään tarjouksensa liitteenä ollutta henkilöstömitoituslomaketta. Kaikki tarjoajat toimittivat täsmennyksen asetetun määräajan puitteissa. Hankintayksikkö hyväksyi täsmennykset.

Tarjousten täsmennysten jälkeen kaikkien saatujen tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettujen ehdottomien vähimmäisvaatimusten katsotaan takaavan palvelulle vaadittavan laatutason, joten tarjousten valintaperusteena käytetään halvimpaan hintaan perustuvaa kokonaistaloudellista edullisuutta.

Hyväksytyt tarjoukset liitetään osaksi dynaamista puitejärjestelyä
kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti. Päivitetty vertailutaulukko koko dynaamisen puitejärjestelyn osalta on esitetty liitteessä 2.

Hankintasopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään puitesopimus.

Sopimuskausi alkaa 1.1.2022 lukien. Sopimuskausi päättyy 31.12.2026.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.