Hankinta, yhteishankinta, varastokalusteet sekä teräksiset vaate- ja lokerokaapit, kaupunginkanslia
Varastokalusteita sekä vaate- ja lokerokaappeja koskeva hankintaoikaisuvaatimus
Päätös
Kaupunginhallitus päätti hylätä Kaso Oy:n varastokalusteista sekä teräksisistä vaate- ja lokerokaapeista 12.1.2021 tehtyyn hankintapäätökseen kohdistuvan hankintaoikaisuvaatimuksen.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Varastokalusteiden sekä teräksisten vaate- ja lokerokaappien hankinnassa (H062-20) tarjouksen antanut Kaso Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu hankintajohtajan 12.1.2021 tekemään hankintapäätökseen. Oikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä.
Kaso Oy esittää hankintaoikaisuvaatimuksessaan, että sen tarjoama tuote hankinnan 2. kohderyhmän 8. positiossa hyväksytään mukaan tarjousvertailuun. Kaso Oy:n tarjoama tuote on hylätty vertailutuotteen koolle asetettujen mittojen vastaisena. Koska 2. kohderyhmän vertailu tehtiin kokonaisuutena kaikki kohderyhmän positiot mukaan lukien, ei tarjous edennyt vertailuun.
Hankinnassa oli kaksi kohderyhmää: 1. kohderyhmä koski varastokalusteita (positiot 1 - 3) ja 2. kohderyhmä teräksisiä vaate- ja lokerokaappeja (positiot 4 - 8). Kohderyhmät vertailtiin erillisinä kokonaisuuksina. 1. kohderyhmään valittiin kaksi toimittajaa ja 2. kohderyhmään kolme toimittajaa. Koska valinta tehtiin kohderyhmän vertailutuotteiden avulla, on tarjoajien tasapuolisen kohtelun vuoksi ollut erityisen tärkeää tarkastaa, että tarjotut vertailutuotteet ovat tarjouspyynnössä esitettyjen vähimmäisvaatimusten mukaisia. Vähimmäisvaatimuksissa on kuitenkin sallittu pieniä poikkeamia, esimerkiksi 8. positiossa +/- 5 cm mitoituksessa, mutta vaihteluvälin ylittäneitä tuotteita ei hankintayksikkö ole voinut ottaa vertailuun mukaan.
Kohderyhmien sisällä osatarjoukset eivät olleet sallittuja. Tällä tarkoitetaan sitä, että positiokohtaiset osatarjoukset eivät olleet mahdollisia. Kaikkiin kohderyhmän positioihin tarjottujen vertailutuotteiden tuli olla tarjouspyynnön ehtojen mukaisia, jotta tarjous voitiin hyväksyä ja jotta tarjoaja eteni kohderyhmän vertailuun. Syynä tähän on se, että toimittajat valittiin hankintaan kohderyhmäkohtaisesti, ei positiokohtaisesti.
Hankintalain 79 §:n mukaisesti hankintayksikön on ennen tarjousten valintaa tarkastettava, että tarjoukset ovat hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukaisia. Tällä halutaan varmistaa, että tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia. Hankinta-asiakirjojen vastaiset tarjoukset on lainkohdan mukaan hylättävä. Tarjouspyynnössä on myös todettu, että vain sellaiset tarjoukset jotka täyttävät tarjouksille asetetut vaatimukset, otetaan mukaan vertailuun.
Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoaja on vastuussa siitä, että sen tarjous tai osallistumishakemus on hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu edellyttää, että vertailuun hyväksytyt tarjoukset ovat hankinta-asiakirjoissa asetettujen ehtojen, kriteerien, kuvausten ja vaatimusten mukaisia. Vaikka erheellisesti tarjottu tuote olisi hinnaltaan vaatimustenmukaista tuotetta arvokkaampi, ei tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusten vastaista tuotetta saa hyväksyä. Merkitystä ei siten ole sillä, mihin suuntaan virhe tarjotussa tuotteessa tarjoajan vertailussa asettaisi. Tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hyväksyminen merkitsisi syrjivää kohtelua paitsi muita tarjouskilpailuun osallistuneita tarjoajia kohtaan, myös niitä mahdollisia tarjoajia kohtaan, jotka luottaen siihen että hankintayksikkö noudattaa tarjouspyynnön ehtoja, ovat jättäytyneet tarjouskilpailun ulkopuolelle.
Hankintayksikkö on noudattanut hankintalaissa hankintamenettelylle asetettuja säännöksiä. Julkisissa hankinnoissa hankintayksikön toimintamahdollisuudet ovat tiukasti sidottuja hankintalain menettelyllisiin säännöksiin, eikä harkintavaltaa oikaisuvaatimuksessa esitettyyn valitettavasti jää.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei hallintolain 34 §:n mukaisesti ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 12.01.2021 § 4
Päätös
Hankintajohtaja päätti hyväksyä seuraavat toimittajat Varastokaluste sekä teräksiset vaate- ja lokerokaapit -hankinnan puitejärjestelyyn neljäksi (4) vuodeksi kokonaistaloudellisesti edullisimpana.
Osa 1. Varastokalusteet:
1. AJ Tuotteet Oy (0643009-5)
2. Juha Punta Oy (0494686-4)
Osa 2. Teräksiset vaate- ja lokerokaapit:
1. Intolog Helsinki Oy (2234149-8)
2. AJ Tuotteet Oy (0643009-5)
3. Juha Punta Oy (0494686-4)
Hankintajohtaja päätti sulkea IS-VET Oy:n (2615891-4) tarjouskilpailusta koska IS-VET Oy ei täyttänyt referenssivaatimuksia.
Hankintajohtaja päätti hylätä Kaso Oy:n (0737774-0) tarjouksen, koska Kaso Oy ei täyttänyt tarjouskilpailussa hankinnan kohteen kriteereille asetettuja vaatimuksia.
Hankintajohtaja päätti hylätä Etra Oy:n (0107801-0) tarjouksen, koska Etra Oy:lla oli tarjouksessaan tarjouspyynnön vastainen ehto eikä tarjous täyttänyt tarjouskilpailussa hankinnan kohteen kriteereille asetettuja vaatimuksia.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on:
- Osa 1: 1 000 000 euroa
- Osa 2: 2 000 000 euroa.
Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 26.10.2020 päivättyyn tarjouspyyntöön H062-20, Dnro HEL 2020-011372. Varastokalusteet sekä teräksiset vaate- ja lokerokaapit hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 28.10.2020 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 30.11.2020. Määräaikaan mennessä saapui seitsemän (7) tarjousta: AJ Tuotteet Oy, Etra Oy, Intolog Helsinki Oy, IS-VET Oy, Juha Punta Oy, Kaso Oy ja Metallivalmiste A.Laaksonen Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnön kohdassa Muut ehdot sekä ESPD- liitteessä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.
Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta vastaavista tavaratoimituksista. Riittävänä kokemuksena pidettiin vähintään noin 50 000€:n toimituksia yhteensä per vuosi viimeisten kolmen vuoden ajalta.
IS-VET Oy:n ilmoittamat referenssit eivät olleet viimeiseltä kolmelta vuodelta. Näin ollen IS-VET Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittaville tuotteille laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien tuotteiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena.
Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, lukuun ottamatta Kaso Oy:n sekä Etra Oy:n tarjousta. Kaso Oy:n tarjoama tuote Pos 8:n ei täytä kohteelle asetettuja vaatimuksia. Pos 8. lokerokaapin vaadittu leveys oli 90cm. +/- 5cm. ja Kaso Oy:n tarjoama tuote oli 120cm leveä. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hankintayksikön on hylättävä Kaso Oy:n tarjous tarjouspyynnön vastaisena.
Etra Oy:n tarjoama tuote Pos 3:n ei täytä kohteelle asetettuja vaatimuksia. Pos 3. hyllykaapin hyllytason vaatimuksena oli min. 100kg kantavuus ja Etra Oy:n tarjoaman tuotteen hyllytason kantavuus oli 60kg. Lisäksi Etra Oy:lla oli tarjouspyynnössään tarjouspyynnön vastainen ehto kohdassa Alennusprosentti: välitystuotteet. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hankintayksikön on hylättävä Etra Oy:n tarjous tarjouspyynnön vastaisena.
Tarjousten vertailu
Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinnaltaan halvinta tarjousta.
Puitejärjestelyyn valitaan Osa 1:n kaksi (2) toimittajaa sekä Osa 2:n kolme (3) toimittajaa. Tämän päätöksen liitteenä oleva vertailutaulukko osoittaa sopimuskauden aikana noudatettavaa etusijajärjestystä:
Osa 1:
1. AJ Tuotteet Oy
2. Juha Punta Oy
Osa 2:
1. Intolog Helsinki Oy
2. AJ-Tuotteet Oy
3. Juha Punta Oy
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.
Lisätiedot
Satu Hiltunen, puhelin:
Detta beslut publicerades 23.03.2021
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Föredragande
Upplysningar
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651