Hankinta, toiminnanohjausjärjestelmän (SAP S4Hana Cloud) käyttöönottoprojekti ja ylläpitopalvelut, kaupunginkanslia

HEL 2022-007711
Ärendet har nyare handläggningar
§ 183

Taloushallinnon toiminnanohjausjärjestelmän (SAP S4Hana Cloud) käyttöönottoprojektin ja ylläpitopalveluiden hankinta Helsingin kaupungille

Kanslichef

Päätös

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä CGI Suomi Oy:n (0357502-9) tarjouksen taloushallinnon toiminnanohjausjärjestelmän (SAP S4 Hana Cloud) käyttöönottoprojektista ja ylläpitopalveluista kokonaistaloudellisesti edullisimpana. Toimittajan kanssa allekirjoitettava sopimus on voimassa määräaikaisena siihen saakka, kunnes käyttöönottohetkestä on kulunut kolme (3) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaiskustannus neljän vuoden sopimuskaudella on 6 725 038 euroa.

Järjestelmän käyttöönottoprojektin arvonlisäverottomat kustannukset maksetaan talousarviokohdalta 8 05 01 02 keskitetty tietotekniikka, projektinumerolta 18920030081 SAP S4 HANA käyttöönotto. Järjestelmän arvonlisäverottomat jatkuvan palvelun kustannukset maksetaan talousarviokohdalta 1 40 01 kaupunginkanslia, projektinumerolta 1813007050 Talousjärjestelmät SAP S4.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla tämän päätöksen perusteella tehtävällä sopimuksella. Kansliapäällikkö päätti valtuuttaa rahoitusjohtajan allekirjoittamaan toimittajan kanssa tehtävän sopimuksen ja hyväksymään vähäisiä muutoksia sopimukseen ja sen liitteisiin.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätöksen perustelut

SAP S4Hana Cloud

Helsingin kaupunki suorittaa versiopäivityksen vuonna 2011 käyttöönotettuun SAP ECC taloushallinnon järjestelmään. Hankinnan taustalla on nykyisen SAP ECC järjestelmän tuotetuen päättyminen vuonna 2027. Kaupungin on taloushallinnon toimivuuden varmistamiseksi otettava uusi SAPin versio käyttöön. Versiopäivityksen jälkeen Helsingin kaupungin käytössä on SAPin uusinta teknologiaa edustava RISE with SAP S4Hana Cloud private edition sovellus. Uudistus parantaa myös Helsingin kaupungin taloushallinnon palvelujen käyttäjäkokemusta sekä edistää reaaliaikaisen talouden tiedon hyödyntämistä kaupungin taloushallinnossa esimerkiksi lisäämällä talouden raportoinnin mahdollisuuksia.

Hankinta toteuttaa kaupungin Kasvun Paikka 2021-2025 strategian painopistettä: Älykästä Helsinkiä johdetaan tiedolla ja digitalisaatiota hyödyntäen. Taloushallinnon järjestelmän päivityksellä kaupungin taloushallinnon automatisointia ja toimintamenojen läpinäkyvyyttä parannetaan.

Kilpailutus

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 9.6.2022 päivättyyn tarjouspyyntöön H050-22 / HEL 2022-007711. Taloushallinnon toiminnanohjausjärjestelmän (SAP S4Hana Cloud) käyttöönottoprojektin ja ylläpitopalveluiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 9.6.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 15.8.2022. Määräaikaan mennessä saapui neljä (4) tarjousta: Accenture, Capgemini Finland Oy, CGI Suomi Oy, Fujitsu Finland Oy.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu ja tarjoajat täyttävät edellytykset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinnaltaan halvinta tarjousta.

Hankittaville palveluille asetettiin vähimmäisvaatimuksina laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien palveluiden on pitänyt täyttää. Kaikki tarjoukset täyttivät laadulliset vähimmäisvaatimukset. Tarjousten vertailu hintapisteineen ja perusteluineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Vertailu osoittaa, että hinnaltaan halvimman laadulliset kriteerit täyttävän tarjouksen on tehnyt CGI Suomi Oy.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Mer information fås av

Maria Sillanpää, projektipäällikkö, puhelin: 09 310 36211

maria.sillanpaa@hel.fi

Mikko Paananen, projektipäällikkö, puhelin: 09 310 25501

mikko.paananen@hel.fi

Jani Aarnio, kaupunginasiamies, puhelin: 09 310 36677

jani.aarnio@hel.fi

Riitta Huttunen, Johtava ICT-asiantuntija, puhelin: 09 310 38087

riitta.a.huttunen@hel.fi

Satu Hiltunen, Hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 15289

satu.h.hiltunen@hel.fi

Beslutsfattare

Sami Sarvilinna
kansliapäällikkö
Tuula Saxholm
rahoitusjohtaja