Tarkastuslautakunnan arviointikertomus ja arviointisuunnitelma 2024

Kasvatus- ja koulutuslautakunta antoi seuraavan lausunnon vuoden 2024 arviointikertomuksesta:

ICT-palveluhankintojen tuottavuus kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla

Arviointikertomuksessa todetaan, että digitaalisten ratkaisujen merkitys palvelutuotannossa kasvaa ja että digitalisaation yhtenä tavoitteena Helsingin kaupungilla on palvelutuotannon tuottavuuskasvu, joka näkyy palveluiden paranemisena tai säästyvinä menoina. Palvelutuotannon lisäksi digitaalisia ratkaisuja tarvitaan myös hallinnon tarpeisiin sekä digitaalisen ympäristön hallintaan etenkin tietoturvan ja tietosuojan näkökulmasta.

Toimialan ydinpalveluja tukevat tietojärjestelmät ovat pääsääntöisesti Suomen kunta-alalla laajasti käytettyjä valmisohjelmistoja. Niissä on pääsääntöisesti tarpeelliset toiminnot päivittäiseen operatiiviseen työhön liittyen. Palveluihin hakeutuminen sekä yhteydenpito huoltajiin ovat asioita, joissa valmisohjelmistojen ominaisuudet eivät aina riitä Helsingin kaupungin tarpeisiin ja joissa kaupunki on kehittänyt omia ratkaisujaan.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan itse tuottamat opetuksen digitaaliset peruspalvelut ovat siirtymässä DigiHelsinki Oy:n vastuulle 1.9.2025. Toimialan itse ratkaistavia ICT-palveluhankintojen lähitulevaisuuden haasteita ovat oppimisen ICT-ratkaisut, oppimissovellukset, tekoälyratkaisut sekä näiden tietoturvan ja tietosuojan tason varmistaminen.

Tarkastuslautakunta toteaa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietohallintopalveluiden tulee varmistaa, että ICT-palveluhankintoja ja -hankkeita johdetaan järjestelmällisesti ja tavoitteellisesti.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta toteaa, että ICT-palveluhankintojen ja -hankkeiden johtamista kehitetään sekä toimialan omilla että koko kaupunkia koskevilla toimenpiteillä. Projektien hallintaa yhdenmukaistetaan, ja suuremmat projektit kytkeytyvät jatkossa jo suunnitteluvaiheessa sekä toiminnan ja talouden vuosisuunnitteluun että kaupunginkanslian digitalisaatioyksikön suorittamaan kaupunkiyhteiseen projektikoordinaatioon.

Toimialalla on lisätty palvelukokonaisuuksien resursseja tietojärjestelmille asetettavien sisällöllisten vaatimusten hallintaan. Tämä johtaa järjestelmällisempään työhön tietojärjestelmien kehittämisessä käyttötarvetta paremmin vastaaviksi. Kasvatus- ja koulutuslautakunta odottaa, että kunta-alalle tarjottavat markkinaehtoiset ratkaisut palvelevat jatkossa paremmin Helsingin kaupungin tarpeita, jotta tarvetta erillisille ratkaisuille ei enää olisi.

Tarkastuslautakunta toteaa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietohallintopalveluiden tulee kehittää sisäistä viestintää ja tiedotusta ICT-palveluhankinnoista.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta pitää tärkeänä, että ICT-palveluhankinnoista viestitään ja tiedotetaan sekä ennakoivasti että käytön aikana kohderyhmäkohtaiset tarpeet huomioiden. Suurin osa ICT-palveluhankinnoista kytkeytyy suoraan toimialan ydintoimintaan, joten jatkossa kiinnitetään erityistä huomiota myös siihen, että ydintoiminta ja kehittämispalvelut ovat riittävällä tavalla mukana hankintojen suunnittelussa, tavoitteiden asettamisessa sekä hankintojen onnistumisen arvioinnissa.

Tarkastuslautakunta toteaa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietohallintopalveluiden tulee huolehtia siitä, että ICT-palveluhankintoja toteuttava henkilöstö saa riittävästi ja säännöllisesti ICT-palveluhankintoihin liittyvää koulutusta.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta toteaa, että ICT-palveluhankintoihin liittyvä osaaminen muodostuu yleisestä hankintaosaamisesta, ICT-hankintojen erityispiirteiden tuntemuksesta sekä sellaisesta kaupunki- ja toimialatasoisesta koordinaatiosta, jolla saavutetaan ICT-ratkaisuiden hyvä yhteentoimivuus ja varmistetaan, että Helsingin kaupunki saa sille kuuluvat suuren hankintayksikön edut myös ICT-palveluhankinnoissa.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietohallintopalveluissa kiinnitetään jatkossa huomiota etenkin ICT-hankintojen erityispiirteisiin sekä kaupunki- ja toimialatasoiseen koordinaatioon. Yleisen hankintaosaamisen osalta tietohallinto tukeutuu aikaisempaa enemmän talous- ja suunnittelupalveluiden hankintayksikköön.

Tarkastuslautakunta toteaa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietohallintopalveluiden tulee varmistaa, että ICT-palveluhankintojen sujumisesta kerätään asiakaspalautetta.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta pitää tärkeänä, että toimialan käyttämät ICT-ratkaisut ovat tarkoituksenmukaisia, tietoturvallisia ja mahdollisimman helppokäyttöisiä. Asiakaspalautteen kerääminen on tähän saakka painottunut yksittäisiin hankkeisiin. Jatkossa palautetta tulee kerätä laajemmin erityisesti silloin, kun käyttäjämäärät ovat suuret, käytettävyydessä on tunnettuja haasteita, tai järjestelmiä uudistetaan. Palautteen keräämisessä on huomioitava tietohallinnon eri asiakasryhmät.

Tarkastuslautakunta toteaa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietohallintopalveluiden tulee luoda käytäntö hankinnoista saatujen hyötyjen, oppien, onnistumisten ja epäonnistumisten dokumentointiin ja seurantaan.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta pitää tärkeänä seurata ja dokumentoida ICT-hankintojen onnistumista sekä hyötyjen toteutumista toimialan tietohallinnossa. Lisäksi on tarpeen kehittää kaupunkitasoista ICT-hankintaosaamista, joka muodostuu toteutuneiden hankintojen seuraamisen lisäksi mm. kaupungin yhteisistä linjauksista, vaikutusmäärittelyjen perusmateriaaleista ja sopimuspohjista. Yhteisillä hankintaa tukevilla ohjeilla, käytännöillä ja materiaaleilla on mahdollista tehdä parempia hankintoja ja varmistaa järjestelmien hyvä yhteentoimivuus, edullisemmat kustannukset sekä matalammat riskit niiden koko elinkaaren ajalta.

Päiväkotitilojen saavutettavuus ja pedagogisten tavoitteiden toteutuminen

Tarkastuslautakunta toteaa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan ja kaupunkiympäristön toimialan tulee varmistaa, että päiväkoteihin on varattu riittävästi rajattavissa olevia rauhallisia tiloja.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan suunnitteluohjeen mukaan päiväkotitilojen rauhallisuutta edistetään toteuttamalla toiminta-alueita, joissa on rajattuja erikokoisia tiloja. Ohjeen mukaan toiminta-alueiden läpi ei ole läpikulkua. Ryhmien muodostamisen ohjeistusta selkeytetään, jotta rauhallinen toiminta olemassa olevissa tiloissa saadaan turvattua.

Kaupunkiympäristön toimiala toteuttaa tilat kasvatuksen ja koulutuksen toimialan oppimistilojen suunnittelupalvelujen valmisteleman tilaohjelman, toiminnallisten tavoitteiden ja tilasuunnitteluohjeiden mukaan.

Tarkastuslautakunta toteaa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan ja kaupunkiympäristön toimialan tulee tiedottaa aiempaa selkeämmin päiväkotitilojen käyttäjille kiinteistöjen huollon, korjausten ja toiminnallisten muutostöiden vastuutahoista ja töiden etenemisestä.

Toimialalla on käytössä yhteistyössä kaupunkiympäristön toimialan kanssa laadittu Käsikirja kiinteistössä toimiville, jossa kuvataan tilojen käytön aikaiset vastuut ja roolit, ja joka löytyy intrassa ja johon lisätään linkki Ope-huoneen sivustolle.

Oppimistilojen suunnittelupalvelut on järjestänyt Tilahankepäiviä, joissa on käyty läpi muun muassa ylläpidon ja kunnossapidon sekä toiminnallisten muutostöiden rooleja ja vastuita. Jatkossa vastaava koulutus järjestetään osana uusien työntekijöiden koulutusta.

Kaupunkiympäristön toimialan kanssa on työstetty tilojen ylläpidon vastuunjakotaulukoita. Suoraan omistettujen ja ulkoa vuokrattujen kohteiden osalta vastuunjakotaulukoita yhdenmukaistetaan ja päivitetään.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla oppimistilojen suunnittelupalveluissa järjestetään koulutus ja otetaan työvälineeksi Tilat-palvelun hankeseurantajärjestelmä (Mylly). Tämä mahdollistaa hankkeiden etenemisen seurannan.

Toiminnallisten muutoshankkeiden prosessia ja siihen liittyvää yhteistyötä Staran kanssa vahvistetaan siten, että Staralla on keskeisempi rooli Kaskon suuntaan tiedottamisessa.

Jatkossa myös toiminnalliset muutostyöt keskitetään ohjautumaan BEM-palvelupyyntöinä.

Tarkastuslautakunta toteaa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan ja kaupunkiympäristön toimialan tulee tiedottaa oikea-aikaisesti alueen päiväkoteihin vaikuttavista muutoksista sekä päiväkotien henkilöstölle että niille perheille, joiden varhaiskasvatuspaikkaan muutokset voivat vaikuttaa.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla on kehitetty oppilaaksiottoalueiden ja esiopetuksen oppilaaksioton muutosprosessien osallistamista ja huoltajien tiedottamista.

Varhaiskasvatus ja esiopetuspalvelukokonaisuuden kanssa on sovittu, että palveluverkkoyksikön asiantuntija osallistuu vähintään kerran vuodessa aluepäällikön järjestämiin päiväkodin johtajien alueellisin kokouksiin. Näissä tapaamisissa esitellään muun muassa alueen väestökehitystä, tulevaa kaavoitusta ja ja suunniteltuja muutoksia, jotka liittyvät rakennushankkeisiin. Päiväkodin johtajat voivat käyttää kokousmateriaalia omissa henkilöstökokouksissaan. Rakennushankkeen käynnistyttyä osallisuuden toteutumisesta huolehditaan kaskon osallisuussuunnitelman mukaisesti.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan internet-sivustoille kehitetään palveluverkkosivustoa, jossa on alueellisesti näkyvissä tulevia muutoksia. Tässä teemme yhteistyötä kaupunkiympäristön toimialan kanssa.

Kaupunkiympäristön toimialan kanssa tarkennetaan rooleja ja vastuita väistötilaratkaisujen päätöksenteosta ja tiedottamisesta henkilöstölle sekä huoltajille.

Tiedonkulku ja yhteistyö perusopetuksen ja lastensuojelun välillä

Kasvatuksen ja koulutuksen lautakunta pitää tiedonkulun kehittämistä perus- ja toisen asteen opetuksen sekä lastensuojelun välillä tärkeänä. Lastensuojelun edustaja pyydetään tarvittaessa mukaan yksilökohtaisen opiskeluhuollon kokoukseen, ja kouluja sekä oppilaitoksia on ohjeistettu lastensuojeluilmoituksen tekoon. Säännölliset yhteistyörakenteet niin hallinnon kuin alueenkin tasolla ovat tärkeitä, ja niitä tulee edelleen kehittää. Alueelliset Lanu-ryhmät ovat aloittaneet toimintansa, ja niiden toimintaa kehitetään aktiivisesti. Hallinnon tasolla jatketaan ja tehostetaan Lanupe-kokouksia sekä palvelukokonaisuuksien ja Peson yhteiskokouksia

Tarkastuslautakunta toteaa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulee varmistaa lastensuojelun kanssa tehtävää yhteistyötä koskevien ohjeiden ja toimintamallien löydettävyys ja käytettävyys peruskouluissa.

Toimialalla on tehty vuoden aikana ohje poliisin, lastensuojelun ja sovittelutoiminnan väliseen yhteistyöhön. Tätä ohjetta on koulutettu syksyn 2024 aikana laajasti. Näitä koulutuksia tullaan jatkamaan myös syksyllä 2025. Ohje on saatavilla Opehuone-nettisivustolla.

Tarkastuslautakunta toteaa, että kasvatuksen ja koulutuksen toimialan sekä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tulee varmistaa, että ohjeet koulunkäynnin laiminlyönnistä lastensuojeluilmoitusten perusteena ovat yhdenmukaisia.

Toimialan ohjeistusta poissaoloihin puuttumista on selkeytetty ja yhdenmukaistettu. Kevään 2025 aikana monet koulut ovat työstäneet tältä pohjalta omaa poissaoloihin puuttumisen malliaan. Mallissa kuvataan selkeästi, missä vaiheessa koulunkäynnin laiminlyömistä on tehtävä lastensuojeluilmoitus