Digitaalisen säilytysjärjestelmän ATJ-virtuaaliarkiston käyttövaltuusmenettelyn päivittäminen

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja hyväksyi liitteenä 1 olevan päivitetyn ATJ-virtuaaliarkiston käyttövaltuusmenettelyn.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja hyväksyi ATJ-virtuaaliarkiston käyttövaltuusmenettelyn (liite 2) 17.4.2023, § 101. Mallia on tarve päivittää antamalla käyttöoikeudet virtuaaliarkistoon myös kanslian tiedonhallintayksikön pääkäyttäjille ja muuttamalla olemassa olevien käyttöoikeusryhmien nimiä.

Helsingin kaupungin digitaalisessa säilytysjärjestelmässä (Arja) uuden virtuaaliarkiston luontitoiminnallisuuden käyttö vaatii, että pääkäyttäjällä on käyttöoikeus kaikkiin järjestelmän virtuaaliarkistoihin. Tästä järjestelmäteknisestä syystä kanslian tiedonhallintayksikön pääkäyttäjille on lisättävä ATJ-virtuaaliarkisto heidän käyttöoikeusryhmäänsä. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalle on nimetty omat pääkäyttäjät, jotka vastaavat pääasiassa pääkäyttäjätehtävistä toimialan omissa virtuaaliarkistoissa kanslian pääkäyttäjien sijaan. Arjassa on käyttölokitus eli järjestelmä lokittaa asiakirjojen hakua ja katselua. Käyttölokiraportit saadaan ajettua Splunk-lokivalvontajärjestelmästä. Kanslian henkilöstön kirjautumisia virtuaaliarkistoon ja tietojen katselua valvotaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla Splunkin poikkeamaraporttien avulla.

Arjaan perustetaan useita eri virtuaaliarkistoja, joihin tallennetaan esimerkiksi yksittäisen käytöstä poistetun tietojärjestelmän säilytettävä ja arkistoitava tietosisältö. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalle Arjaan on tulossa useita omia virtuaaliarkistoja. Ensimmäisenä perustettiin ATJ-tietojärjestelmän hallinnollisten tietojen virtuaaliarkisto, jonka käyttöoikeusryhmiä nimettäessä ei osattu vielä hahmottaa, miten virtuaaliarkistojen määrän kasvu vaikuttaa käyttöoikeuksien myöntämiseen. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tiedonhallintayksikkö vastaa omien Arja-virtuaaliarkistojemme aineistoihin kohdistuvien tietopyyntöjen käsittelystä. Henkilöstölle on tarve saada haettua käyttöoikeudet useaan virtuaaliarkistoon kerralla. Tätä varten on päivitettävä tiedonhallintayksikön käyttöoikeusryhmien nimet, jotta jokaiseen virtuaaliarkistoon, johon yksikön henkilöstölle myönnetään käyttöoikeus, voidaan hakea käyttöoikeudet yhdellä hakemuksella.

Hallintosäännön 5 luvun 9 §:n 1 momentin mukaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja johtaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimintaa ja hallintoa.