Vuokraus, toimitila, Itäkatu 3, Itäkeskuksen toimipiste, työllisyyspalvelut

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Behov

Från och med den 1 mars 2021 deltog Helsingfors i det nationella kommunförsöket för främjande av sysselsättningen, där organiseringsansvaret för arbetskraftsservice delvis överfördes till staden genom en temporär försökslag. Genom reformen av arbets- och näringstjänsterna överfördes de offentliga arbetskrafts- och företagstjänsterna från de statliga arbets- och näringsbyråerna till kommunerna 1.1.2025. I och med reformen blev Helsingfors stad en självständig arbetskraftsmyndighet vid ingången av 2025. Stadsfullmäktige beslutade 13.3.2024 (§ 59) att inrätta affärsverket sysselsättningstjänsten (Sysselsättningstjänsten), som hör till Helsingfors stads centralförvaltning, 1.1.2025. Affärsverket sysselsättningstjänsten tillhandahåller offentlig arbetskraftsservice och främjar stadens sysselsättning samt svarar för utveckling och samordning i anslutning till dessa verksamheter. Affärsverket tillhandahåller också tjänster för att främja integrationen av personer i arbetsför ålder.

Efter överföringen av sysselsättningstjänsterna i sin helhet till stadens organiseringsansvar och den överlåtelse av rörelse som ingicks med staten använder Sysselsättningstjänsten fem verksamhetsställen från början av 2025. Ett av verksamhetsställena är delvis och ett annat helt och hållet tillfälligt. Ett arrangemang med så många verksamhetsställen är arbetsamt för Sysselsättningstjänstens förvaltning och medför dessutom mångdubbla kostnader för fastighetsunderhåll. Syftet är att på lång sikt reducera antalet verksamhetsställen till två. Det är mer effektivt med tanke på serviceverksamheten och kostnaderna att centralisera verksamheten till två lokala verksamhetsställen. När verksamhetslokalerna i köpcentret Itis (Östergatan 3) tas i bruk blir det möjligt att centralisera hela verksamheten till två verksamhetsställen, i Kampen och Östra centrum, och avstå från de övriga lokalerna.

Det nuvarande verksamhetsstället i Östra centrum på adressen Kundgatan 3 lämpar sig dåligt för de krav som den blivande verksamheten ställer, i synnerhet med tanke på tillgängligheten och lokalernas funktionalitet. För att kunna fortsätta verksamheten i de nuvarande lokalerna behövs investeringar och en utbyggnad av lokalerna. Det nya verksamhetsställets sammanlagda behov av lokaler uppgår till cirka 4 000 m². I och med det växande personal- och kundantalet behövs lokaler med kalkylmässigt cirka 2 000 m² ny yta.

Under året 2024 preciserades affärsverket sysselsättningstjänstens verksamhet med hjälp av en indelning av kunder enligt deras ställning på arbetsmarknaden. Inom affärsverket sysselsättningstjänsten finns tre enheter för kundservice för personkunder och en för arbetsgivartjänster. Helheten Stöd för framgång stöder dessa enheters verksamhet. En del av verksamheten vid alla enheter kommer att placeras på verksamhetsställena för Sysselsättningstjänstens kundservice. På så sätt säkerställs att båda verksamhetsställena har en så omfattande helhet av tjänster som möjligt.

Sysselsättningstjänstens verksamhetslokaler ska vara lätt tillgängliga och ligga i lokala centrum. I synnerhet ska de vara lätta att nå med kollektivtrafik, till fots, med cykel och för skjutstrafik. Lokalerna ska vara moderna och med fungerande husteknik, trygga, tillgängliga och lätta att hitta. Dessutom ska lokalerna vara lätt igenkännliga i gatubilden och helst ligga på gatunivå. Lokalerna ska vara sådana att verksamhetsstället har tillräckligt mångsidiga lokaler för kundservice, såsom en rymlig kundservicelobby, rum för möten med kunder, mötes-, evenemangs- och utbildningslokaler, lokaler för bakgrundsarbete, lokaler för kundbetjäning på distans samt paus- och personalrum.

Projektplanen finns i bilaga 1. Ett utkast till hyresavtal finns i bilaga 2. Övriga bilagorna till projektplanen finns i bilagematerialet.

Hyreslokaler

Hyreslokalerna ligger i köpcentret Itis på adressen Östergatan 3. Lokalerna ligger i fyra våningar: på gatunivå och i tre våningar ovanför gatunivån. Lokalernas sammanlagda lägenhetsyta uppgår till 4 153,5 m². Hyresgästen kan dessutom använda köpcentrets gemensamma personalrum. I framtiden möjliggör lokalerna synergi med utvecklingen av Stoas område i fråga om ungdomstjänsterna. Dessutom stöder läget i köpcentret utvecklingen av ungdomstjänsterna i Östra centrum samt hjälper att nå de unga, integrationskunder och personer med främmande språk som modersmål som är arbetslösa.

I lokalerna görs hustekniska arbeten, funktionella ändringsarbeten och el- och VVS-arbeten. Dessutom utrustas lokalerna och förnyas ytorna. Hyresvärden ansvarar för rivningsarbeten, genomförandet av renoverings- och ändringsarbeten och kostnaderna i den omfattning som parterna kommer överens om. Hyresvärden ansvarar för ändringar av användningsändamålet, ansökningen av ett eventuellt bygglov och följandet av tillståndsvillkoren. Hyresgästen ansvarar för separat inredningsplanering, lös inredning, affärslokalens interna övervaknings- och alarmsystem samt antennsystem, ljudåtergivningssystem och ljusreklam. Hyresgästen ansvarar även för de myndighetstillstånd som verksamheten kräver.

Lokalerna i köpcentret Itis ökar hyreskostnaderna på kort sikt med cirka 690 000 euro/år och på längre sikt med cirka 100 000 euro/år. När antalet verksamhetsställen minskar från fem till två har omedelbara och betydande inbesparingar i bevakningskostnaderna, byråsekreterarresurserna och personalantalet i rådgivningen uppskattats vara möjliga. På kort sikt uppgår besparingarna till cirka 397 000 euro/år och på längre sikt till cirka 494 000 euro/år. På längre sikt är besparingarna mycket större än ökningen av lokalhyrorna. Vid sidan av de omedelbara kostnadsbesparingarna har även andra nyttor med centraliseringen identifierats. De gäller exempelvis apparater, utrustning och kontorstillbehör som används gemensamt samt städningen.

I sitt budgetförslag förbereder sig affärsverket sysselsättningstjänsten för både ökningen av hyreskostnaderna och genomförandet av lokalprojektet. De kostnader som hör till organiseringen av Sysselsättningstjänstens lagstadgade verksamhet beaktas i statsandelarna.

Hyres- och investeringskostnader

Lägenhetsytan för de lokaler som hyrs är 4 153,5 m². Kapitalhyran exklusive mervärdesskatt är 18,36 euro/m² lägenhetsyta i månaden i kostnadsnivån för 9/2024. Kapitalhyran exklusive mervärdesskatt är cirka 76 259 euro i månaden och cirka 915 108 euro om året, det vill säga totalt cirka 13 727 000 euro under en hyresperiod på 15 år. Dessutom bereder man sig på en extra hyra på 2 285 euro per månad med anledning av användarens särskilda behov, det vill säga 27 420 euro per år, vilket är 412 000 euro för en hyresgäst som hyr lokalerna i 15 års tid.

Kapitalhyresbeloppet binds till levnadskostnadsindex. Hyran justeras för första gången i september 2026 och därefter årligen vid samma tidpunkt.

Projektets maximipris på 14 140 000 euro består av en kapitalhyra på 13 727 000 euro utan indexjustering, som betalas ut under hyresperioden på 15 år, och en reservering på högst 412 000 euro för eventuella funktionella ändringar efter användarens behov samt berednings- och övervakningskostnader.

Hyresgästen betalar varken separat arrende eller fastighetsskatt utan kapitalhyran omfattar arrendet och fastighetsskatten som återbetalas till Helsingfors stad inkluderas i underhållshyran.

Hyresvärden ansvarar för fastighetens användbarhet, underhåll och renoveringar under hela hyresperioden. Stadsmiljösektorns lokalservice betalar hyresvärden en totalhyra som består av kapitalhyra, eventuell extra hyra och underhållshyra som betalas enligt utfallet.

Hyresvärden ansvarar för att ordna tjänster för fastighetsskötsel och underhåll i enlighet med tabellen över upphandlingsgränser och ansvarsfördelning. Stadsmiljösektorns lokalservice betalar en underhållshyra för dessa tjänster som justeras årligen enligt de faktiska kostnaderna. Den beräknade underhållshyran när avtalet börjar är 9,39 euro/m² lägenhetsyta i månaden, dvs. cirka 39 000 euro i månaden. I underhållshyran ingår alla vanliga användnings-, skötsel- och underhållskostnader, fastighetsunderhåll, uppvärmning, nedkylning, vatten och avloppsvatten, renhållning av allmänna utrymmen, försäkringar samt avfallshantering och årsreparationer. För el faktureras separat enligt förbrukning. Underhållshyran justeras kalenderårsvis i efterhand. Underhållshyran under byggnadstiden delas med hyresvärden enligt den indelning som parterna kommer överens om i hyresavtalet.

Om hyresvärden utför separat avtalade användartjänster för hyresgästen, faktureras kostnaderna för dessa tjänster separat enligt utfallet.

Lokalkostnader för affärsverket sysselsättningstjänsten

Lokalkostnaderna för användaren består av den hyra som stadsmiljösektorn betalar hyresvärden, underhållshyran och stadsmiljösektorns allmänna kostnader.

Maximikostnaden för affärsverket sysselsättningstjänsten består av följande helheter:

- kapitalhyra 18,36 euro/m² lägenhetsyta i månaden
- reservering för användarens särskilda behov 0,55 euro/m² lägenhetsyta i månaden
- underhållshyra 9,39 euro/m² lägenhetsyta i månaden, som omfattar underhållshyran samt fastighetsskatten som återbetalas till staden
- allmänna kostnader 0,67 euro/m² lägenhetsyta i månaden

Lokalkostnaderna för användaren är 28,97 euro/m² lägenhetsyta i månaden, det vill säga sammanlagt 120 326,90 euro/mån. och cirka 1 443 923 euro om året.

Kapital- och underhållshyran justeras årligen enligt levnadskostnadsindexet och de faktiska underhållskostnaderna.

Föravtal för planerings- och byggnadsfasen

Hyresvärden ansvarar för beredningen och bygget samt för uppgifter och ansvar i anknytning till dem. Staden ingår ett föravtal som gäller planerings- och byggnadsfasen med hyresvärden.

Utöver hyran får hyresvärden ingen ersättning för planeringen eller byggandet när projektet genomförs. Om hyresavtalet inte undertecknas av skäl som inte beror på hyresvärden har denna rätt att fakturera staden upp till det i euro angivna tak som avtalas om i föravtalet.

Finansiering och genomförande

Hyran finansieras med anslag för stadsmiljösektorns driftsekonomi på budgetmomentet 31002 Lokaler och byggherreverksamhet.

Byggandet kan inledas när hyresavtalet har undertecknats. Byggnadsfasen avslutas när objektet godkänns, tas emot och börjar användas. Hyresavtalsperioden inleds när objektet har godkänts och tagits emot.

Avsikten är att översikts- och genomförandeplaneringen samt byggandet inleds i början av år 2025 och att lokalerna står färdiga i december 2025. Hyrningen börjar i januari 2026. Vid behov kan affärsverket hysas in i arbets- och näringsbyrån i Östra centrum på Kundgatan 3 tills det kan flytta in i de nya lokalerna.

Hyrningen av lokalerna ingår i programmet för planerade nybyggnads- och ombyggnadsprojekt för hyres- och aktieobjekt i bilagorna till budgeten 2025 så att objektets hyrestid är 2025–2040.

Statsstödsbedömning

Följande anges i artikel 107 punkt 1 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF): ”Om inte annat föreskrivs i fördragen, är stöd som ges av en medlemsstat eller med hjälp av statliga medel, av vilket slag det än är, som snedvrider eller hotar att snedvrida konkurrensen genom att gynna vissa företag eller viss produktion, oförenligt med den inre marknaden i den utsträckning det påverkar handeln mellan medlemsstaterna.”

I samband med beredningen av hyresavtalet har det bedömts huruvida sådant statligt stöd som avses i artikel 107 punkt 1 i EUF ingår i hyrningen. Ekonomiska transaktioner som genomförs av offentliga organ ger inte deras motparter någon ekonomisk fördel och utgör därför inte stöd, om de genomförs enligt normala marknadsvillkor (Kommissionens tillkännagivande om begreppet statligt stöd 2016/C 262/01 punkt 74). Hyrningen innebär inte att Lakeside Aurora Oy får sådant statligt stöd som avses i artikel 107 punkt 1 i EUF, eftersom den hyra som staden betalar utifrån hyresavtalet är marknadsmässig.

Utlåtanden

En grupp som består av Sysselsättningstjänstens direktörer och chefer har övervägt flera objekt som erbjöds i Östra centrums område samt möjligheten att bygga ut de nuvarande lokalerna. Gruppen förhöll sig negativt till en utbyggnad av de nuvarande lokalerna och till två andra lokaler i maj 2024. En annan lokal i Itis var i detta skede inte längre genomförbar. Enligt gruppen möter alternativet på Östergatan 3 sysselsättningstjänsternas funktionella behov på ett utmärkt sätt frånsett de egna personalrummen. Gruppen tillstyrkte dock hyrningen av lokalerna i sitt utlåtande 25.9.2024.

Lokallösningen är i enlighet med den behovsbeskrivning som kanslichefen undertecknade 8.6.2023.

Befogenheter och verkställighet av beslutet

I enlighet med 7 kap. 1 § 1 mom. 9 punkten i förvaltningsstadgan beslutar stadsfullmäktige om förhyrning av affärslokaler då totalvärdet på avtalet beräknas överstiga 10 miljoner euro.

Om stadsfullmäktige godkänner beslutsförslaget har stadsstyrelsen som avsikt att i samband med verkställigheten av fullmäktiges beslut ge den verkställande direktören för affärsverket sysselsättningstjänsten fullmakt att underteckna ett hyresavtal med Lakeside Aurora Oy och att vid behov göra smärre ändringar i det.

Kaupunginhallitus 20.01.2025 § 36

Päätös

Esittelijä

Lisätiedot

Maria Nelskylä, kaupunginsihteeri, puhelin: 09 310 25251

Detta beslut publicerades 12.02.2025

BESVÄRSANVISNING

Ändring i beslutet söks genom kommunalbesvär.

Besvärsrätt

Ändring i beslutet får sökas

Besvärstid

Kommunalbesvär ska anföras inom 30 dagar efter att man fått del av beslutet.

Besvärsskriften ska lämnas in till besvärsmyndigheten senast besvärstidens sista dag under besvärsmyndighetens öppettid.

Om beslutet har delgetts per post anses en part ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet sändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet.

Om beslutet har delgetts som elektroniskt meddelande anses en part ha fått del av beslutet tre dagar efter att meddelandet sändes, om inte något annat påvisas.

Dagen då man fått del av beslutet räknas inte in i besvärstiden. Om sista dagen av besvärstiden är en helgdag, självständighetsdagen, första maj, jul- eller midsommarafton eller en helgfri lördag får besvärshandlingarna lämnas in första vardagen därefter.

Besvärsgrunder

Kommunalbesvär får anföras på den grunden att

Ändringssökanden ska framföra besvärsgrunderna innan besvärstiden går ut.

Besvärsmyndighet

Kommunalbesvär anförs hos Helsingfors förvaltningsdomstol.

Besvär anförs primärt via förvaltnings- och specialdomstolarnas e-tjänst på adressen https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet#/sv

Förvaltningsdomstolens kontaktuppgifter är:

Formen för och innehållet i besvärsskriften

Besvär ska anföras skriftligen. Elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I besvärsskriften ska uppges:

I besvären ska dessutom ändringssökandens namn och kontaktuppgifter uppges. Om en laglig företrädare eller ett ombud för ändringssökandens talan, ska också dennes kontaktuppgifter uppges. Medan besvären är anhängiga ska förvaltningsdomstolen utan dröjsmål underrättas om ändringar i kontaktuppgifterna.

Besvären ska också innehålla postadressen och en eventuell annan adress till vilken handlingar som hänför sig till rättegången kan sändas (processadress). Om ändringssökanden har uppgett flera processadresser, kan förvaltningsdomstolen välja till vilken av dem den skickar de handlingar som hänför sig till rättegången.

När den som har begärt omprövning anför besvär över det beslut som fattats med anledning av begäran om omprövning, får denne lägga fram nya grunder för sina yrkanden. Ändringssökanden får framställa nya yrkanden endast om de grundar sig på förändrade förhållanden eller på omständigheter som ändringssökanden fått kännedom om efter det att tidsfristen för begäran om omprövning gått ut.

Till besvärsskriften ska följande fogas:

Rättegångsavgift

En rättegångsavgift tas ut med stöd av lagen om domstolsavgifter (1455/2015) hos den som söker ändring. I ett ärende som marknadsdomstolen har behandlat som första instans tas avgiften ut oberoende av utgången.

Om förvaltningsdomstolen ändrar det överklagade beslutet till förmån för ändringssökanden tas ingen rättegångsavgift ut.

Protokoll

Protokollsutdrag och -bilagor som hänför sig till beslutet skickas på begäran. Handlingar kan beställas från Helsingfors stads registratorskontor.

Skyddad e-post: https://securemail.hel.fi/

Använd alltid skyddad e-post när du skickar personliga uppgifter.

Nämn alltid diarienumret (t.ex. HEL 2021-000123) i ditt meddelande om ditt ärende redan har upptagits till behandling vid Helsingfors stad.

Registratorskontoret är öppet måndag–fredag kl. 08.15–16.00