Kasvatus- ja koulutuslautakunnan päätös ruoka-, siivous-, puhtaus- ja kohdevastaavapalveluiden hankinnasta, osoitteessa Knutersintien 924 sijaitsevassa monitoimitalossa 28.7.2025 alkaen

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää esitystekstistä ilmenevin perustein, että ruoka-, siivous-, puhtaus- ja kohdevastaavapalvelut osoitteessa Knutersintien 924 sijaitsevassa monitoimitalossa ajalle 28.7.2025- 29.7.2029 sekä mahdolliselle optiokaudelle (2 vuotta) hankitaan Palmia Oy:ltä.

Samalla kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää oikeuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella tehtävän sopimuksen ja päättämään optiokauden käyttöönotosta ja tarvittaessa sopimuksen irtisanomisesta tai purkamisesta. Hankinnan ennakoitu arvo optiokausi mukaan laskettuna on noin 2,2 miljoonaa euroa, alv. 0 %.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on kilpailuttanut valtuustoon päätöksen 2014 § 332 sekä kasvatus- ja koulutuslautakunnan päätösten 2021 § 391 ja toimialajohtajan päätöksen 2023 § 45 mukaisesti Ruoka-, siivous-, puhtaus- ja kohdevastaavapalvelut osoitteessa Knutersintien 924 sijaitsevassa monitoimitalossa. Hankinta on kilpailutettu ajalle 28.7.2025 – 29.7.2029 sekä mahdolliselle optiokaudelle (2 vuotta).

Kilpailutus perustuu 13.1.2025 päivättyyn, kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tarjouspyyntöön HEL2024-016493 / Ruoka-, siivous-, puhtaus- ja kohdevastaavapalvelut osoitteessa Knutersintien 924 sijaitsevassa monitoimitalossa. Hankinta on EU-kynnysarvot ylittävä palveluhankinta ja sen kilpailutus on toteutettu avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailun kulku

Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 13.1.2025 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi sekä TED-sivustolla. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitukset 4.2.2025, sopimusluonnoksen tehtiin muutos, sekä 13.3.2025. 13.3.2025 hankinnan hintaliitteisiin tehtiin tekninen korjaus, sekä tarjouspyyntöaikaa pidennettiin, koska alkuperäinen tarjousten jättöaika olisi päättynyt 14.3 klo 12.

Kilpailutettavat kohteet esiteltiin palveluntarjoajille 24.1.2025. Tarjouksen jättäminen edellytti kohteisiin tutustumista. Tarjoajille varattiin mahdollisuus kysymysten jättämiselle 31.1.2025 mennessä. Kysymyksiä saatiin yhteensä 6 kappaletta.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 26.3.2025. Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti yhteensä neljä (4) tarjoajaa:

Soveltuvuusvaatimusten ja tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella. Kaikki saadut tarjoukset täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjoajien selvitykset sekä tarjoukset on tarkastettu ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin (90 pistettä) sekä laatua (10 pistettä, laskennassa käytetty varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen pisteiden keskiarvoa).

Hankinnassa oli asetettu lisäksi muita ehtoja ja soveltuvuusvaatimuksia ehtona tarjouskilpailuun osallistumiselle. Asetetun laatutason toteutumista tullaan seuraamaan myös sopimuskaudella.

Tarjousten vertailun perusteella Palmia Oy voitti tarjouskilpailun. Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätösesityksen liitteenä.

Sopimuksen teko

Sopimuskausi on 28.7.2025 – 29.7.2029 ja mahdollinen optiokausi kaksi (2) vuotta. Optiokausi voidaan ottaa käyttöön Tilaajan tekemällä päätöksellä osittain tai kokonaan. Päätös optiokauden käyttöönotosta tehdään viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua varsinaisen sopimuskauden alkamispäivästä lukien.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kasvatus- ja koulutuslautakunnan päätöksen (HEL 2023-005321, 23.5.2023 § 101) mukaan lautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euron ylittävät hankinnat toimialalla.