Helsingin kaupungin ympäristösuunnittelun puitesopimus

Kaupunginhallitus päättää, kumoten yleisten töiden lautakunnan päätöksen 9.5.2017 § 183, oikeuttaa rakennusviraston katu- ja puisto-osaston tekemään puistojen ja muiden viheralueiden suunnittelusta ja asiantuntijapalveluista ympäristösuunnittelun puitesopimuksen 15.4.2017 alkavaksi 14.4.2019 päättyväksi suunnitelluksi hankintakaudeksi. Puitesopimus tehdään seuraavien tarjouspyynnön ehdot täyttävien ja kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset antaneiden tarjoajien kanssa tehtävittäin seuraavasti:

Tehtävä 1: Monialaiset ympäristösuunnittelun toimeksiannot, yleis- ja rakennussuunnittelu, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 2: Tavanomaiset viheralueiden suunnittelutoimeksiannot, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 3: Monialaiset strategisen tason ympäristösuunnitelmat ja -selvitykset, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 4: Kaavoitukseen liittyvät yleis- ja ideasuunnitteluun liittyvät viitesuunnitelmat, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 5: Kulttuuri- ja ympäristöhistorialliset selvitykset, kolme (3) sopimuskumppania

Puitesopimuksen piiriin kuuluvat hankinnat koskevat toimeksiantoja, joita ei kilpailuteta erillishankintoina. Sopimuskaudella noudatettava menettely:

1. Hankinta koskee toimeksiantoja, joita ei kilpailuteta erillishankintoina. Toimeksiannon arvo voi olla enintään 100 000 euroa (alv 0 %).

2. Kustakin erillisestä puitejärjestelyyn perustuvasta tehtävästä rakennusvirasto pyytää puitesopimusten kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä tarjousta siltä puitesopimuskonsultilta, jolla on mahdollisuus toteuttaa hankinta. Mahdollisuutta arvioitaessa huomioidaan tarjoajan kapasiteetti toteuttaa työ vaadittavassa aikataulussa.

3. Valinnassa voidaan ottaa huomioon, jos toimittajan vastuuhenkilö on ollut mukana hankkeen aikaisemmissa vaiheissa tai hän tuntee muuten hankkeen taustan, jolloin hänen tietojaan voidaan hyödyntää toimeksiannossa.

4. Yksittäistä toimeksiantoa koskevassa tarjouksessa tulee esittää työn laajuus, aikataulu ja tehtävästä maksettava enimmäishinta (=kattohinta). Tarjouksessa tulee esittää työmäärät henkilöittäin eriteltynä. Jos tilaaja katsoo, että annettu tarjous vastaa työmäärää ja on aikataulun yms. asioiden osalta hyväksyttävä, tehdään tilaus sen perusteella. Mikäli tarjous ei ole tilaajan mielestä hyväksyttävä, pyydetään tarjousta seuraavaksi edullisimmalta tehtävään soveltuvalta puitesopimuskonsultilta.

5. Konsultin tulee tehdä tarjous jokaisesta toimeksiannosta erikseen. Tarjouksessa esitetään henkilöstö (jota ei saa vaihtaa ilman tilaajan suostumusta), sitova aikataulu ja kokonaishinta suunnittelualat eriteltyinä. Aikataulussa tulee esittää välitavoitteiden ja valmistumisajankohdan lisäksi vähintään oleellisimmat työvaiheet sekä suunnitteluaikataulun kannalta kriittiset ajankohdat (myös muiden samaan aikaan laadittavien suunnitelmien osalta, jos ne vaikuttavat oleellisesti tämän työn etenemiseen). Aikataulua laadittaessa tulee huomioida eri suunnitteluvaiheisiin liittyvät ”viiveet” mm. tilaajan suunnitelmien kommentoinnista ja tarkastuksista sekä ilmoittamiseen, tiedottamiseen ja päätöksentekoon liittyen.

Hankekohtaisessa toimeksiannossa tilaaja voi halutessaan pyytää tarjouksen yhteydessä selvityksen konsultin puitesopimuksen mukaisien henkilöiden työkannasta ja käynnissä olevien tehtäviensä aikatauluista arvioidessaan puitesopimuskonsultin kapasiteettiä suorittaa työ esitetyssä aikataulussa.

Lisäksi tilaaja voi järjestää hankkeesta puitesopimustoimittajien kesken minikilpailutuksen:

Minikilpailutus osa-alueen puitesopimustoimittajien kesken.

1. Toteutettavan hankkeen hankeohjelmassa määritellään hankkeen vaatimukset. Tarjouspyynnöstä voi ilmetä mm. ehdottomat vaatimukset ja millä perusteella valinta tullaan tekemään.

2. Tarjouspyyntö lähetetään puitesopimustoimittajille.

3. Puitesopimustoimittaja lähettää tarjouksensa tilaajan määrittelemän ajan puitteissa. Tarjouksessa tulee noudattaa puitesopimuksen ehtoja.

4. Tilaaja valitsee saapuneista tarjouksista parhaan noudattaen tarjouspyynnössä ilmoittamiaan valinta- ja vertailukriteerejä sekä painoarvoja (hinnaltaan edullisin tai kokonaistaloudellisesti edullisin).

5. Tilaaja tiedottaa tarjouskilpailun lopputuloksesta kaikille tarjouksen jättäneille tarjoajille.

6. Tilaaja dokumentoi ja arkistoi materiaalin.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää, että sopimuksia voidaan jatkaa alkuperäistä sopimusta vastaavilla ehdoilla, sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä yhden (1) + yhden (1) vuoden ajaksi (optiokausi) ja että optiokauden käytöstä päättää tilaaja.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo optiokausi mukaan lukien on rakennusviraston osalta hankintakaudella 5 000 000 euroa (alv 0 %).

Helsingin kaupungin organisaatio uudistuu 1.6.2017. Kaupunkiympäristötoimialaan yhdistetään 7 nykyistä virastoa. Tilaajan uudelleenorganisoitumistilanteessa sopimus vastuineen ja velvoitteineen siirtyy automaattisesti tilaajan toimintoja jatkavalle organisaatiolle.

Yleisten töiden lautakunnan käsittelystä

Yleisten töiden lautakunta päätti 9.5.2017 § 183 hylätä puistojen ja muiden viheralueiden suunnittelua ja asiantuntijapalveluja koskevan ympäristösuunnittelun puitesopimuksen kilpailutuksen, koska sen hintakilpailu ei anna todellista vertailukelpoista tietoa tämän hankinnan arvosta. Eri konsulttiryhmien laskennallisilla tuntipalkoilla ei saada vertailukelpoista tietoa yritysten hintaeroista, koska eri yrityksissä samaa työtä tekee eri palkkaluokan työntekijät. Lisäksi tarjouspyyntöön kirjattu mahdollisuus poiketa puitesopimusjärjestelystä, "jos toimittajan vastuuhenkilö on ollut mukana hankkeen aikaisemmissa vaiheissa tai tuntee muuten hankkeen taustan, jolloin hänen tietojaan voidaan hyödyntää toimeksiannossa." mahdollistaa kilpailutusjärjestyksen ohittamisen, etenkin kun Rakennusviraston vallitseva käytäntö on, että kilpailutusjärjestyksestä poikkeamisesta ei tehdä minkäänlaista kirjallista päätöstä.

Yleisten töiden lautakunnan päätös syntyi äänestyksen jälkeen. Äänestyksessä vastaehdotus voitti äänin 3-2 (tyhjiä 3, poissa 1) esittelijän ehdotuksen.

Esittelijän ehdotus oli seuraava:

’ Yleisten töiden lautakunta päättää oikeuttaa katu- ja puisto-osaston tekemään puistojen ja muiden viheralueiden suunnittelusta ja asiantuntijapalveluista ympäristösuunnittelun puitesopimuksen 15.4.2017 alkavaksi 14.4.2019 päättyväksi suunnitelluksi hankintakaudeksi. Puitesopimus tehdään seuraavien tarjouspyynnön ehdot täyttävien ja kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset antaneiden tarjoajien kanssa tehtävittäin seuraavasti:

Tehtävä 1: Monialaiset ympäristösuunnittelun toimeksiannot, yleis- ja rakennussuunnittelu, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 2: Tavanomaiset viheralueiden suunnittelutoimeksiannot, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 3: Monialaiset strategisen tason ympäristösuunnitelmat ja -selvitykset, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 4: Kaavoitukseen liittyvät yleis- ja ideasuunnitteluun liittyvät viitesuunnitelmat, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 5: Kulttuuri- ja ympäristöhistorialliset selvitykset, kolme (3) sopimuskumppania

Puitesopimuksen piiriin kuuluvat hankinnat koskevat toimeksiantoja, joita ei kilpailuteta erillishankintoina. Sopimuskaudella noudatettava menettely:

1. Hankinta koskee toimeksiantoja, joita ei kilpailuteta erillishankintoina. Toimeksiannon arvo voi olla enintään 100 000 euroa (alv 0 %).

2. Kustakin erillisestä puitejärjestelyyn perustuvasta tehtävästä rakennusvirasto pyytää puitesopimusten kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä tarjousta siltä puitesopimuskonsultilta, jolla on mahdollisuus toteuttaa hankinta. Mahdollisuutta arvioitaessa huomioidaan tarjoajan kapasiteetti toteuttaa työ vaadittavassa aikataulussa.

3. Valinnassa voidaan ottaa huomioon, jos toimittajan vastuuhenkilö on ollut mukana hankkeen aikaisemmissa vaiheissa tai hän tuntee muuten hankkeen taustan, jolloin hänen tietojaan voidaan hyödyntää toimeksiannossa.

4. Yksittäistä toimeksiantoa koskevassa tarjouksessa tulee esittää työn laajuus, aikataulu ja tehtävästä maksettava enimmäishinta (=kattohinta). Tarjouksessa tulee esittää työmäärät henkilöittäin eriteltynä. Jos tilaaja katsoo, että annettu tarjous vastaa työmäärää ja on aikataulun yms. asioiden osalta hyväksyttävä, tehdään tilaus sen perusteella. Mikäli tarjous ei ole tilaajan mielestä hyväksyttävä, pyydetään tarjousta seuraavaksi edullisimmalta tehtävään soveltuvalta puitesopimuskonsultilta.

5. Konsultin tulee tehdä tarjous jokaisesta toimeksiannosta erikseen. Tarjouksessa esitetään henkilöstö (jota ei saa vaihtaa ilman tilaajan suostumusta), sitova aikataulu ja kokonaishinta suunnittelualat eriteltyinä. Aikataulussa tulee esittää välitavoitteiden ja valmistumisajankohdan lisäksi vähintään oleellisimmat työvaiheet sekä suunnitteluaikataulun kannalta kriittiset ajankohdat (myös muiden samaan aikaan laadittavien suunnitelmien osalta, jos ne vaikuttavat oleellisesti tämän työn etenemiseen). Aikataulua laadittaessa tulee huomioida eri suunnitteluvaiheisiin liittyvät ”viiveet” mm. tilaajan suunnitelmien kommentoinnista ja tarkastuksista sekä ilmoittamiseen, tiedottamiseen ja päätöksentekoon liittyen.

Hankekohtaisessa toimeksiannossa tilaaja voi halutessaan pyytää tarjouksen yhteydessä selvityksen konsultin puitesopimuksen mukaisien henkilöiden työkannasta ja käynnissä olevien tehtäviensä aikatauluista arvioidessaan puitesopimuskonsultin kapasiteettiä suorittaa työ esitetyssä aikataulussa.

Lisäksi tilaaja voi järjestää hankkeesta puitesopimustoimittajien kesken minikilpailutuksen:

Minikilpailutus osa-alueen puitesopimustoimittajien kesken.

1. Toteutettavan hankkeen hankeohjelmassa määritellään hankkeen vaatimukset. Tarjouspyynnöstä voi ilmetä mm. ehdottomat vaatimukset ja millä perusteella valinta tullaan tekemään.

2. Tarjouspyyntö lähetetään puitesopimustoimittajille.

3. Puitesopimustoimittaja lähettää tarjouksensa tilaajan määrittelemän ajan puitteissa. Tarjouksessa tulee noudattaa puitesopimuksen ehtoja.

4. Tilaaja valitsee saapuneista tarjouksista parhaan noudattaen tarjouspyynnössä ilmoittamiaan valinta- ja vertailukriteerejä sekä painoarvoja (hinnaltaan edullisin tai kokonaistaloudellisesti edullisin).

5. Tilaaja tiedottaa tarjouskilpailun lopputuloksesta kaikille tarjouksen jättäneille tarjoajille.

6. Tilaaja dokumentoi ja arkistoi materiaalin.

Lisäksi yleisten töiden lautakunta päättää, että sopimuksia voidaan jatkaa alkuperäistä sopimusta vastaavilla ehdoilla, sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä yhden (1) + yhden (1) vuoden ajaksi (optiokausi) ja että optiokauden käytöstä päättää tilaaja.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo optiokausi mukaan lukien on rakennusviraston osalta hankintakaudella 5 000 000 euroa (alv 0 %).

Helsingin kaupungin organisaatio uudistuu 1.6.2017. Kaupunkiympäristötoimialaan yhdistetään 7 nykyistä virastoa. Tilaajan uudelleenorganisoitumistilanteessa sopimus vastuineen ja velvoitteineen siirtyy automaattisesti tilaajan toimintoja jatkavalle organisaatiolle.’

Yleisten töiden lautakunnan esittelijä jätti seuraavan eriävän mielipiteen:

’Jätän esittelijänä eriävän mielipiteen. Asia olisi pitänyt päättää alkuperäisen päätösesityksen mukaisesti. Puitesopimuksen kilpailutuksen periaatteet on hyväksytty yleisten töiden lautakunnassa 15.11.2016. Hankinta on hankintalain mukainen. Hankintalain mukaisia hankinnan keskeyttämisen perusteita ei ole.'

Rakennus- ja ympäristötointa johtava apulaiskaupunginjohtaja päätti 11.5.2017 § 26 ottaa yleisten töiden lautakunnan tekemän em. päätöksen kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

Hankinnasta

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta ympäristösuunnittelusta, ja kilpailutus käsittää viisi osatehtävää erilaisista suunnittelutoimeksiannoista. Kilpailutuksen periaatteet on hyväksytty yleisten töiden lautakunnassa 15.11.2016.

Hankinta on kilpailutettu rakennusviraston toimesta hankintarenkaana yhdessä kaupunkisuunnitteluviraston ja liikuntaviraston kanssa. Näistä jokainen tekee puitesopimuksesta omat päätöksensä. Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä. Hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi 9.12.2016. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 1.2.2017.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo optiokausi mukaan lukien on koko hankintarenkaan osalta hankintakaudella 6 000 000 euroa (alv 0 %). Hankinta koskee toimeksiantoja, joita ei kilpailuteta erillishankintoina. Toimeksiannon arvo voi olla enintään 100 000 euroa (alv 0).

Vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, painoarvot: hinta 50 %, laatu 50 % (laadun osalta projektipäälliköt 40 %, suunnittelijat 40 % ja yrityksen henkilöresurssit 20 %). Tarjouksessa pyydettiin ilmoittamaan henkilöryhmän 01 veloitushinta, jota käytetään vertailussa. Henkilöryhmien 02 - 06 käytettävä veloitushinta lasketaan konsultin ilmoittaman henkilöryhmän 01 veloitushinnan perusteella tarjouspyynnöstä ilmenevällä laskentakertoimella.

Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset yhteensä 14 tarjoajalta. Asiantuntijoista valittu arviointiryhmä on arvioinut kaikki tarjousvertailuun hyväksytyt tarjoukset.

Tarkempi selostus asiasta on yleisten töiden lautakunnan esityslistalla, joka on liitteenä 1. Tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta kuvaavat laatu- ja hintapisteytyksen vertailutaulukko on esitetty liitteessä 2, laatuarviointipöytäkirja liitteessä 3 ja tarjouspyyntö liitteessä 4.

Esittelijän kannanotot

Esittelijä toteaa, että kyseessä on hankinta, jossa on noudatettava julkisista hankinnoista annetun lain määräyksiä mm. tarjouspyynnön laatimisesta, hankintailmoituksista, tarjoajien valinnasta ja hankintapäätöksestä. Hankinta voidaan julkisista hankinnoista annetun lain mukaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Tällaisia syitä voivat oikeuskäytännön mukaan olla esim. tarjouspyynnön tulkinnanvaraisuus tai epäselvyys taikka merkittävä virhe tarjouspyynnössä.

Yleisten töiden lautakunta on 15.11.2016 § 442 käsitellyt nyt esillä olevan puitesopimuksen kilpailutuksen periaatteet, ja tarjouspyyntö on siinä yhteydessä ollut myös lautakunnan käytössä. Hankintamenettely on toteutettu lautakunnan käsittelemien linjausten pohjalta. Käytetyt hankintaperiaatteet ovat vastaavan tyyppisiä kuin yleisten töiden lautakunnan aiemmin vuonna 2016 päättämissä silta- ja taitorakennesuunnittelun puitesopimusten kilpailutuksissa.

Ympäristösuunnittelun puitesopimuksen hankintamenettelyssä ja tarjouspyynnön laatimisessa ei ole ilmennyt sellaisia virheellisyyksiä tai muutoinkaan sellaisia seikkoja, joiden johdosta hankinnan keskeyttäminen, jollaiseksi lautakunnan hylkäävä päätös on katsottava, olisi perusteltua. Hankinta on valmisteltu hyvin, ja ehdot ovat asianmukaisia.

Lautakunnan päätöksen perusteluissa esitetyt seikat, kuten konsulttien laskutuksen asianmukaisuus suhteessa hankkeen edellyttämään työhön ja käytettäviin henkilöresursseihin ovat asioita, joihin hankintayksikkö voi hankkeen kuluessa vaikuttaa osana normaalia projektien hallintaa. Etusijajärjestyksestä poikkeamisen mahdollisuus ei ole epätavanomaista puitejärjestelyissä, eikä kyseisitä asioista lain tai kaupungin ohjeistuksen mukaan ole tarpeen tehdä erillistä päätöstä. Poikkeamisen syy, joka aina perustuu tarjouspyynnössä esitettyihin perusteisiin, kirjataan kulloinkin tilaukseen.

Lopuksi esittelijä toteaa, että käynnissä oleviin ympäristösuunnitteluhankkeisiin liittyen on tarve saada puitesopimukset aikaan mahdollisimman pian, jotta suunnittelutyöt voivat jatkua. Puitesopimuksella hankittavat suunnitteluhankkeet ovat pieniä ja keskisuuria hankkeita, jotka jäävät alle puitesopimuksessa esitetyn 100 000 euron rajan. Suuret ja merkittävät puistosuunnittelun hankkeet kilpailutetaan erikseen nyt esillä olevasta hankinnasta erillisinä.

Edellä sanotuin perusteella esittelijä esittää yleisten töiden lautakunnan esittelijän ehdottaman mukaisen päätösehdotuksen hyväksymistä.

Asia on valmisteltu yhteistyössä kaupunginkanslian oikeuspalvelujen kanssa.

Kaupunginkanslia Rakennus- ja ympäristötoimi Rakennus- ja ympäristötointa johtava apulaiskaupunginjohtaja 11.05.2017 § 26

Päätös

Päätöksen perustelut

Lisätiedot

Kristiina Matikainen, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36035

Yleisten töiden lautakunta 09.05.2017 § 183

Päätös

Käsittely

25.04.2017 Pöydälle

11.04.2017 Pöydälle

Esittelijä

Lisätiedot

Laura Yli-Jama, projektinjohtaja, puhelin: 310 26999

Oili Khadraoui (kilpailutus), palvelupäällikkö, puhelin: 310 38430

This decision was published on 30.05.2017

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 91 §