Hankinta, Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan asiakaskokemuskysely

HEL 2019-006422
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
More recent handlings
Other decisions for the policymaker
§ 49

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan asiakaskokemuskyselyjen hankinta

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Päätös

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja päätti, että toimialan asiakaskokemuskyselyjen toteutus hankitaan Digitalist Finland Oy:ltä heiltä 23.5.2019 saadun tarjouksen mukaisesti.

Hankinnan kokonaisarvo on 181 500 euroa (alv 0%) perussopimuskaudelta 2019-2020 ja optiokaudet vuodet 2021-2022 mukaan lukien yhteensä 363 500 euroa (alv 0%). Sopimus tulee voimaan molempien osapuolten allekirjoituksella.

Päätöksen perustelut

Hankinta perustuu Helsingin kaupungin puitejärjestelyyn H115-17/HEL 2018 000285 ja Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan asiakaskokemuskyselyjen minikilpailutuksen tarjouspyyntöön. Tarjouspyyntö lähetettiin kaikille puitejärjestelyyn hyväksytyille, kahdeksalle palveluntuottajalle 9.5.2019 sähköpostitse. Määräaika tarjouksille oli 23.5.2019 klo 16 mennessä.

Määräaikaan mennessä saatiin kolme tarjousta seuraavilta puitesopimuskumppaneilta:

- Digitalist Finland Oy

- Futurice Oy

- Pentagon Design Oy

Digitalist Finland Oy:n ja Pentagon Design Oy:n tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä esitetyt vähimmäisvaatimukset. Futurice Oy:n tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen, koska se ei täyttänyt tarjouspyynnössä esitettyjä vähimmäisvaatimuksia. Tarjousten vähimmäisvaatimusten täyttyminen on eritelty tämän päätöksen liitteessä 1. Lisäksi Futurice Oy:n tarjouksessa ilmoittama hinnoittelu ei vastannut tarjouspyynnön hintaliitteessä esitettyä eli tarjottavan hinnan tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset (päivärahat, matkat, muut kustannukset). Tarjouksessaan Futurice Oy oli liittänyt alustavan kustannusarvion ja ilmoittanut, että laskutus tapahtuu tuntipohjaisesti (time&material) toteuman mukaisesti kuukausittain. Edellä mainituista syistä tarjous tuli hylätä tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjouspyynnön mukaan tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus ja jossa paras hintalaatusuhde ratkaistiin seuraavasti: Hinnan painoarvo oli 60 % (60 pistettä) ja laadun painoarvo 40 % (40 pistettä). Laatuvertailussa oli seuraavat kolme osatekijää:

1. Valmius toteuttaa asiakaskokemuskyselyt koko kaaren ajan ja sovitussa laajuudessa: Yhtenäisen asiakaskokemuksen mittaamisen prosessin kuvaus (max 15p)
2. Osallistuminen kysymyspatteristojen laadintaan eri asiakasryhmille ja tilaajan sparraaminen (max 10p)
3. Tulosten raportointi ja ajallinen vertailu yksikkötasolla, palveluittain ja palvelukokonaisuuksittain sekä valmius kehittää kyselyitä ja raportointia pilotoinnin pohjalta (max 15p)

Jokainen osa-alue oli jaettu vielä toimenpiteisiin, joiden toteutumista arvioitiin saatujen tarjousten perusteella. Tarjousten laatuvertailu on esitetty tämän päätöksen liitteissä 2.1.-2.2.

Tarjousvertailun mukaan kokonaistaloudellisimman tarjouksen teki Digitalist Finland Oy. Tarjousvertailu on esitetty alla.

Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan sitten, kun sopijaosapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen. Sopimukseen kuuluu optiona vuoden 2021 ja vuoden 2022 asiakaskokemuskyselyn toteutus. Tilaaja päättää option käytöstä erikseen. Hankinnan kokonaisarvo on perussopimuskaudelta 2019-2020 yhteensä 181 500 euroa (alv 0%). Sopimuksen arvo optiokaudet eli vuodet 2021-2022 mukaan lukien on yhteensä 363 500 euroa (alv 0%).

Ask for more info

Elina Vismanen, arviointiasiantuntija, puhelin: 09 310 22174

elina.vismanen@hel.fi

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 09 310 43033

kari.salovaara@hel.fi

Decisionmaker

Liisa Pohjolainen
kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja
Download decision (pdf)

Attachments

1. Liite 1. Vähimmäisvaatimukset
The attachment will not be published on the internet.
2. Liite 2.1. Laatuvertailu
The attachment will not be published on the internet.
3. Liite 2.2. Laatuvertailu
The attachment will not be published on the internet.

The decision documents refer to appendices that are not available online. The City of Helsinki does not publish any appendices that contain confidential information or information that could compromise the protection of privacy or a private trader's business or trade secret when published. The published documents also exclude appendices that cannot be made available in an electronic format due to technical reasons. (Act on the Openness of Government Activities 621/1999, Information Society Code 917/2014, Data Protection Act 1050/2018, Act on the Status and Rights of Social Welfare Clients 812/2000, Act on the Status and Rights of Patients 785/1992, Act on Public Procurement and Concession Contracts 1397/2016). You can also request decision documents from the City of Helsinki Registrar's Office.