A technical disturbance has downed the City of Helsinki's switchboard, causing calls to drop or not go through. We are working to resolve the problem. We apologize for the inconvenience.

WhatsApp –pikaviestintäsovelluksen rajoitettu käyttö, sosiaali- ja terveystoimiala

HEL 2020-007222
Tiedon hallinta
More recent handlings
Other decisions for the policymaker
§ 107
This decisionmaker is no longer active

WhatsApp –pikaviestintäsovelluksen käytön rajoittaminen sosiaali- ja terveystoimialalla

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Päätös

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti rajoittaa WhatsApp –pikaviestintäsovelluksen käytön sosiaali- ja terveystoimialalla vain välttämättömään viestintään asiakkaiden sekä muiden viranomaisten ja yhteistyötahojen kanssa. Sovelluksen käyttö on sallittua ainoastaan tilanteissa, joissa muuta viestintävälinettä tai -keinoa ei ole kohtuudella mahdollista käyttää.

Samalla toimialajohtaja päätti, että WhatsApp –pikaviestintäsovellusta saa käyttää vain siihen asti, että kaupungin yhteinen, sosiaali- ja terveystoimialan tarpeet täyttävä asiakasviestintään soveltuva pikaviestintäratkaisu on hankittu ja käyttöönotettu toimialalla. Pikaviestintäsovelluksella ei saa välittää salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja eikä asiakas- tai potilastietoja. Pikaviestintäsovelluksen käyttäminen on sallittua ainoastaan tämän ohjeistuksen mukaisesti.

Päätöksen perustelut

Sosiaali- ja terveystoimiala on käyttänyt WhatsApp –pikaviestintäsovellusta muun muassa etsivässä lähityössä nopeaan tiedonvaihtoon ja asioista sopimiseen yhteistyötahojen kanssa. Viestinnässä ei välitetä salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja. Pikaviestimien käyttö on työn onnistumisen kannalta välttämätöntä.

Kaupunki on digitaalisessa johtoryhmässä linjannut, että WhatsApp –pikaviestintäsovelluksen käyttö on kiellettyä seuraavista syistä:

  • WhatsAppin käyttöehdot sallivat vain henkilökohtaisen käytön. Yrityskäytössä organisaation edustajana sitä ei saa käyttää.
  • Mikäli samalla laitteella säilytetään henkilöiden yhteystietoja ja käytetään WhatsAppia, myös yhteystiedot siirtyvät pilveen WhatsAppin palvelimelle. Henkilötietoja ei pääsääntöisesti saa siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
  • Käyttämällä vääriä asetuksia koko keskusteluhistoria päätyy salaamattomana ulkomaisille palvelimille ja niitä voidaan hyödyntää esimerkiksi käyttäjien profilointiin sekä markkinointitarkoituksiin.
  • Mikäli yksikin henkilö ryhmäkeskustelusta on kytkenyt keskustelujen varmuuskopioinnin päälle, keskustelut tallentuvat kokonaisuudessaan salaamattomana sinne, minne puhelimen varmuuskopioiden on määritelty menevän, kuten palvelimelle EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
 

Digitaalinen johtoryhmä linjasi 23.4.2020 poikkeamapäätösten tekemisestä tietosuojaan liittyvissä asioissa. Kun käyttäjät ohjeistetaan käyttämään WhatsApp –pikaviestintäsovellusta
oikein ja määrittämään oikeat asetukset, on riski arkaluonteisten tietojen tallentumiselle EU/ETA-alueen ulkopuolelle hyvin vähäinen. Sovelluksen käytöstä saatava toiminnallinen hyöty on hyvin merkittävä.

Kaupungin tietosuojavastaava on 22.4.2020 antamassa ohjeessaan todennut, että tietosuojaa koskevista ohjeista poikkeamisesta tulee tehdä päätös toimivaltaisen viranhaltijan toimesta.

Toimivalta sosiaali- ja terveystoimialalla on hallintosäännön 5 luvun 9 §:n mukaan sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajalla, joka johtaa sosiaali- ja terveystoimialan toimintaa ja hallintoa.

Ask for more info

Petri Otranen, tietohallintopäällikkö, puhelin: 09 310 76489

petri.otranen@hel.fi

Decisionmaker

Juha Jolkkonen
sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja
Download decision (pdf)