WhatsApp –pikaviestintäsovelluksen rajoitettu käyttö, sosiaali- ja terveystoimiala
WhatsApp –pikaviestintäsovelluksen käytön rajoittaminen sosiaali- ja terveystoimialalla
Päätös
Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti rajoittaa WhatsApp –pikaviestintäsovelluksen käytön sosiaali- ja terveystoimialalla vain välttämättömään viestintään asiakkaiden sekä muiden viranomaisten ja yhteistyötahojen kanssa. Sovelluksen käyttö on sallittua ainoastaan tilanteissa, joissa muuta viestintävälinettä tai -keinoa ei ole kohtuudella mahdollista käyttää.
Samalla toimialajohtaja päätti, että WhatsApp –pikaviestintäsovellusta saa käyttää vain siihen asti, että kaupungin yhteinen, sosiaali- ja terveystoimialan tarpeet täyttävä asiakasviestintään soveltuva pikaviestintäratkaisu on hankittu ja käyttöönotettu toimialalla. Pikaviestintäsovelluksella ei saa välittää salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja eikä asiakas- tai potilastietoja. Pikaviestintäsovelluksen käyttäminen on sallittua ainoastaan tämän ohjeistuksen mukaisesti.
Päätöksen perustelut
Sosiaali- ja terveystoimiala on käyttänyt WhatsApp –pikaviestintäsovellusta muun muassa etsivässä lähityössä nopeaan tiedonvaihtoon ja asioista sopimiseen yhteistyötahojen kanssa. Viestinnässä ei välitetä salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja. Pikaviestimien käyttö on työn onnistumisen kannalta välttämätöntä.
Kaupunki on digitaalisessa johtoryhmässä linjannut, että WhatsApp –pikaviestintäsovelluksen käyttö on kiellettyä seuraavista syistä:
- WhatsAppin käyttöehdot sallivat vain henkilökohtaisen käytön. Yrityskäytössä organisaation edustajana sitä ei saa käyttää.
- Mikäli samalla laitteella säilytetään henkilöiden yhteystietoja ja käytetään WhatsAppia, myös yhteystiedot siirtyvät pilveen WhatsAppin palvelimelle. Henkilötietoja ei pääsääntöisesti saa siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
- Käyttämällä vääriä asetuksia koko keskusteluhistoria päätyy salaamattomana ulkomaisille palvelimille ja niitä voidaan hyödyntää esimerkiksi käyttäjien profilointiin sekä markkinointitarkoituksiin.
- Mikäli yksikin henkilö ryhmäkeskustelusta on kytkenyt keskustelujen varmuuskopioinnin päälle, keskustelut tallentuvat kokonaisuudessaan salaamattomana sinne, minne puhelimen varmuuskopioiden on määritelty menevän, kuten palvelimelle EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Digitaalinen johtoryhmä linjasi 23.4.2020 poikkeamapäätösten tekemisestä tietosuojaan liittyvissä asioissa. Kun käyttäjät ohjeistetaan käyttämään WhatsApp –pikaviestintäsovellusta
oikein ja määrittämään oikeat asetukset, on riski arkaluonteisten tietojen tallentumiselle EU/ETA-alueen ulkopuolelle hyvin vähäinen. Sovelluksen käytöstä saatava toiminnallinen hyöty on hyvin merkittävä.
Kaupungin tietosuojavastaava on 22.4.2020 antamassa ohjeessaan todennut, että tietosuojaa koskevista ohjeista poikkeamisesta tulee tehdä päätös toimivaltaisen viranhaltijan toimesta.
Toimivalta sosiaali- ja terveystoimialalla on hallintosäännön 5 luvun 9 §:n mukaan sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajalla, joka johtaa sosiaali- ja terveystoimialan toimintaa ja hallintoa.
This decision was published on 04.06.2020
OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.
Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä
- se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
- kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi
- oikaisuvaatimuksen tekijä
- millä perusteella oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään vaatimuksen
- oikaisuvaatimuksen tekijän yhteystiedot
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Ask for more info
Petri Otranen, tietohallintopäällikkö, puhelin: 09 310 76489