A technical disturbance has downed the City of Helsinki's switchboard, causing calls to drop or not go through. We are working to resolve the problem. We apologize for the inconvenience.

Hankinta, av-, sähkö- ja valotekniikka Kaamos-tapahtumaan, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

HEL 2020-012715
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
More recent handlings
Other decisions for the policymaker
§ 78

Helsingissä järjestettävä Kaamos-tapahtumaa koskeva hankinta

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja

Päätös

Toimialajohtaja hyväksyi Broadway Oy:n tarjouksen Kaamos-tapahtuman av-, sähkö- ja valotekniikan esisuunnittelusta, kalustosta, tarvittavista kuljetuksista ja tapahtumapaikka-kohtaisista tuotannoista ja tarvittavasta henkilökunnasta.

Kustannukset ovat enintään ilman arvolisäveroa 18 160 euroa ja ne maksetaan kulttuuri ja vapaa-ajan toimialan talousarvion kohdalta 40 10 01, sisäinen tilaukselta 2980000014 ja projektilta 2909100001.

Hankinta kuuluu hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) liitteen E mukaisiin muihin erityisiin palveluihin (79952000-2 Tapahtumapalvelut, 92370000-5 Ääniteknikko). Hankinta ei ylitä hankintalain 25 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaista kansallista kynnysarvoa (300 000 euroa), jolloin kyse on pienhankinnasta, eikä kilpailutukseen sovelleta hankintalakia.

Päätöksen perustelut

Helsingin kaupunki järjestää Kaamos-tapahtuman 20 -28.11.2020. Tapahtuman tarkoituksena on tuoda yllätyksiä ja valoa helsinkiläisille vuoden pimeimpänä aikana. Samalla halutaan tukea kulttuuri- ja tapahtuma-alan toimijoita, joihin pandemiasta johtuvat rajoitukset iskivät ensimmäisten joukossa aiheuttaen toiminnan ja ansiotulon seisahtumisen.

Suunnittelun lähtökohtana oli mahdollisimman turvallinen tapahtumatila ja kokemus kävijöille. Tapahtumakonseptissa päädyttiin nk. hajautettuun malliin: pienempiä tapahtumia, useampia tapahtumapaikkoja ja -päiviä - paikalle voi tulla varta vasten tai vaikka piipahtaa ohikulkumatkalla. Tapahtumat ovat ulkotiloissa, joissa voidaan joustavasti ja nopeasti reagoida muuttuviin viranomaisiohjeisiin ja määräyksiin.

Tapahtumapaikat ja -päivät ovat Kanneltalo, Sitratori 20.–21.11., Oodi, Kansalaistori 22.–23.11., Stoan aukio 25.–26.11. ja Malmitalo, Ala-Malmintori 28.11. Lisäksi tapahtuma tarjoaa yllätyksiä Rautatieaseman seudulla ja Suvilahdessa sekä taide- ja musiikkiteemaisia opastuksia. Ohjelmaa täydentää kulttuurikeskusten omat tuotannot.

Kaamos-tapahtuman ohjelma on kaikille avoin ja maksuton.

Tapahtuman konseptointi käynnistettiin elokuussa. Sisältöideoita haettiin avoimella ohjelmahaulla. Ohjelmahaku toteutettiin 23.9. - 4.10.2020. Valituille toimijoille ilmoitettiin asiasta viikolla 43.

Hankintamenettely

Kaamos-tapahtumakokonaisuuden ohjelma- ja tekniikkakarttaa rakennettiin taiteilijoiden ja ryhmien antamien toiveiden ja teknisten kuvausten perusteella. Hintatiedustelu Av-, sähkö- ja valosuunnittelun tuotannosta lähetettiin etukäteen kartoitetuille kahdelle toimijalle 28.10. (Broadway Oy ja Capital AV). Tarjoukset kustannuksista saatiin määräajassa 30. lokakuuta, jonka jälkeen edullisimman hinnan antaneen Broadway Oy:n tarjouksen kanssa päästiin tarkentamaan tapahtumapaikka- ja esityskohtaisia tarpeita (av-tekniikka, valo, ääni ja henkilöstö) ja niiden koordinointia: tekniikkatarve ja hankinnat, infra, aluesuunnittelu ja -kartat, rakennus- ja purkuaikataulua sekä em. asioiden yhdistäminen turvallisuus-ratkaisuihin. Viimeisimmät inframuutokset tehtiin 17.11. sääennusteiden vuoksi.

Ask for more info

Saila Machere, johtava asiantuntija, puhelin: 09 310 25903

saila.machere@hel.fi

Decisionmaker

Tommi Laitio
kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja
Download decision (pdf)