Hankinta, Helsinki-avun Clara-käsittelysovelluksen jatkohankinta, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

HEL 2020-013976
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
More recent handlings
Other decisions for the policymaker
§ 4

Päätös kaupungin vapaaehtoisten tietoja ohjaavan Clara-järjestelmän jatkohankinnasta

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja

Päätös

Toimialajohtaja päätti hyväksyä jatkohankintaa koskevan väliaikaisen sopimuksen Clara Finland Oy:n kanssa Helsingin kaupungin vapaaehtoisten ohjaamiseen käytettävästä Clara-järjestelmästä. Jatkosopimuksen arvo on vuonna 2021 arvioituna noin 40 000 euroa ilman arvonlisäveroa.

Arvioitu summa 40 000 euroa koostuu 50 käyttäjätunnusmäärästä ja käyttöönotto opetusmateriaalista, lisäksi osa kustannuksista koostuu pienkehityksestä ja Clara tuesta sekä varautumisesta Helsinki apu 2.0 käyttöönottoon.

Jatkohankinta tehdään ilman tarjouskilpailua hankintalain (1397/2016) 40 § suorahankinnan perusteella teknisestä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan.

Päätöksen perustelut

Helsingin kaupungin kaikkien vapaaehtoisten toiminnan organisoiminen siirtyi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vastuulle 1.1.2018. Clara järjestelmä on ollut käytössä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla 1.1.2018 alkaen ja hankinnan toteutunut arvonlisäveroton kokonaissumma vuodesta 2018 alkaen 31.12.2020 saakka on noin 35 865 euroa ilman arvonlisäveroa.

Clara järjestelmää käytetään Helsingin kaupungin kaikkien vapaaehtoisten tietojen käsittelyyn. Varautumista Helsinki-apu 2.0 mahdolliseen käynnistämiseen on tehty kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan eri palvelukokonaisuuksissa. Helsinki-apu 2.0 on sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan ja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan yhteinen hanke, jonka liikkeelle lähdöstä tarvittaessa päättää kansliapäällikkö Helsingin kaupungin koronatyöryhmän puheenjohtajana.

Sopimuksen tausta ja sisältö

Clara järjestelmä on Clara Finland Oy:n kehittämä, kolmannen sektorin tarpeisiin kehitetty asiakkuudenhallinnan, varainhankinnan ja toiminnanohjauksen järjestelmä. Tällä hetkellä Clara-järjestelmässä on Helsinki-avun vapaaehtoisten lisäksi mm. kulttuuri- ja liikuntakaveritoiminnan sekä Kampin ja Kinaporin seniorikeskusten vapaaehtoisten tiedot. Uutena toimintana järjestelmään on viety Liikuntaluotsien vapaehtoisten tiedot.

Helsingin kaupunki on yhdessä Helsingin seurakuntien kanssa käynnistänyt Helsinki-avun 27.3.2020. Helsinki-avun tarkoituksena on varmistaa, että yli 70-vuotiaat helsinkiläiset saavat käytännön apua arjen asiointiin (apteekki ja ruoka) sekä keskusteluapua. Asiakastiedot tallennetaan Helsingin kaupungin ylläpitämään Helsinki apu -hankkeen Clara-asiakasrekisteriin, jota käytetään ainoastaan avun välittämiseen koronatilanteessa. Helsinki-apu 1.0 toteutettiin 1.4. – 31.8.2020. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla on varauduttu Helsinki-avun 2.0 käynnistämiseen, mikäli koronatilanne vaikeutuu.

Suorahankinta

Jatkohankinta tehdään ilman tarjouskilpailua hankintalain (1397/2016) 40 § suorahankinnan perusteella teknisestä syystä, koska vain Clara Finland Oy voi toteuttaa hankinnan vaaditussa ajassa ja laajuudessa. Koronapandemian mahdollisesti vaikeutuessa tulee Helsinki-apu 2.0 käyttöön tarkoitetun tietojärjestelmän olla viiden vuorokauden sisällä käyttövalmis.

Solmittava sopimus on väliaikainen ja irtisanomisaika 3 kuukautta. Kilpailutus vapaaehtoisia koskevasta tietojärjestelmästä laitetaan vireille tammikuun 2021 aikana. Väliaikainen sopimus päättyy kunnes uusi kilpailutus on saatu päätökseen.

Tietosuoja ja tietoturva

- sopimussakkoa koskevat kohdat on poistettu

- vahingonkorvauksen enimmäismäärä on 3 000 euroa

- Clara Finlandin alihankkijana toimivan saksalaisen Hetznerin käyttämät tietojärjestelmät on tarkistettu yrityksen nettisivuilta.

Toimivalta

Hallintosäännön 24 luvun 1 §:n mukaan viranhaltijan päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa se viranhaltija, joka on päättänyt sopimukseen sitoutumisesta, tai hänen määräämänsä henkilö.

Ask for more info

Marko Luukkanen, lakimies, puhelin: 09 310 89130

marko.luukkanen@hel.fi

Eliisa Saarinen, kehittämisasiantuntija, puhelin: 050 5955322

eliisa.saarinen@hel.fi

Leevi Kuokkanen, digitaalisten palvelujen päällikkö, puhelin: 09 310 34376

leevi.kuokkanen@hel.fi

Decisionmaker

Tommi Laitio
kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja
Download decision (pdf)

Attachments

1. Confidential: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
2. Confidential: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
3. Confidential: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
4. Confidential: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
5. Confidential: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k

The decision documents refer to appendices that are not available online. The City of Helsinki does not publish any appendices that contain confidential information or information that could compromise the protection of privacy or a private trader's business or trade secret when published. The published documents also exclude appendices that cannot be made available in an electronic format due to technical reasons. (Act on the Openness of Government Activities 621/1999, Information Society Code 917/2014, Data Protection Act 1050/2018, Act on the Status and Rights of Social Welfare Clients 812/2000, Act on the Status and Rights of Patients 785/1992, Act on Public Procurement and Concession Contracts 1397/2016). You can also request decision documents from the City of Helsinki Registrar's Office.