Valtuustoaloite, päiväkotien ja koulujen pihojen kilpailutuksessa huomio laatuun ja laatupoikkeamista sanktiot

Kasvatus- ja koulutuslautakunta antoi kaupunginhallitukselle seuraavan sisältöisen lausunnon liitteenä olevasta valtuutettu Pia Pakarisen aloitteesta. Aloite koskee laatutekijöiden huomioimista päiväkotien ja koulujen pihojen huoltosopimusten kilpailutuksessa.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala vuokraa tarvitsemansa tilat käyttöönsä kaupunkiympäristön toimialalta. Toimialojen välisen vastuujaon mukaisesti kaupunkiympäristön toimiala vastaa vuokranantajana tilojen kiinteistöhuollosta ja palvelun kilpailuttamisesta. Kaupunkiympäristön kiinteistöhuollon ylläpitotehtäviin kuuluvat toimitilojen ylläpidon ja kiinteistönhoidon järjestäminen, valvonta ja kunnossapito. Palvelu sisältää myös tilojen ulkoalueiden hoitamisen ja valvonnan.

Kaupunginvaltuuston 2014 tekemän päätöksen mukaisesti kiinteistöhuolto-, puhtaus- ja kohdevastaavapalvelut kilpailutettu toimialoilla vuodesta 2017 lähtien. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on kilpailuttanut kiinteistöjen puhtaus- ja kohdevastaavapalvelut. Kaupunkiympäristö on kilpailuttanut kiinteistöhuoltopalvelun.

Nykyisissä kiinteistönhoitopalveluiden sopimuksissa on määritelty tilaajan sekä palveluntuottajan välisestä sopimuksenaikaisesta toiminnasta. Laadunvalvonta kiinteistöhuollosta ml. talvikunnassapito kuuluu palveluntuottajille ja tilaajalle eli teknisille isännöitsijöille. Isännöitsijät puuttuvat laatupoikkeamiin kohdekäynneillä tekemiensä havaintojen ja reklamaatioiden sekä vuokralaisten eli käyttäjien BEM-huoltokirjaan tehtyjen palvelupyyntöjen perusteella. Kiinteistönhoitopalveluiden sopimuksissa ulkoalueiden talvihoidon tehtävät on määritelty KiinteistöRYLin A2-hoitoluokan mukaisesti. Kiinteistöhuollon pitkät vasteajat palvelupyyntöihin vastaamiseen ja avoimet tehtäväpyynnöt haittaavat toimintaa ja aiheuttavat käyttäjille lisätyötä.

Kaupunkiympäristön toimialalla on kuitenkin tunnistettu, että palveluntuottajat eivät suoriudu tyydyttävästi sopimuksenmukaisista tehtävistään. Tekniset isännöitsijät joutuvat reklamoimaan laatupoikkeamista ja osittain myös joutuneet paikkaamaan palveluntuottajien työnjohdon puutteita. Nykyiset kiinteistönhuoltosopimukset eivät tarjoa riittäviä edellytyksiä laatupoikkeamiin puuttumisiin, joten aktiivisesta reagoinnista huolimatta tilanteeseen on vaikea saada parannusta nykyisten sopimusten puitteissa.

Viimeisimmässä tukipalvelujen kilpailutuksessa valmistelu on tehty ensikertaa toimialojen yhteistyönä. Yhteiskilpailutuksella mahdollistetaan se, että yksi palveluntuottaja tuottaa puhtaus-, kohdevastaava- ja kiinteistönhoitopalvelut yhtenäisesti ja asiakaslähtöisesti. Näin palvelutasossa jää mahdollisimman vähän katvealueita ja palvelutuottaja pystyy paremmin puuttumaan laatupoikkeamiin. Yhteiskilpailutukseen on lähdetty kouluista, päiväkodeista ja oppilaitoksista saadun palautteen pohjalta.

Yhteiskilpailutuksessa palveluntuottajat sitoutuvat kirjalliseen suunnitelmaan kiinteistöhuollon töistä ja menetelmistä, joilla palvelukuvauksen mukainen laatutaso saavutetaan. Samalla määritellään keinot, joilla varmistetaan, että tehty työ on dokumentoitu huoltokirjaan. Suunnitelmaan nimetään mm. lumi- ja liukkaudentorjuntatöiden osalta konekohtaisesti hoidettavat kohteet. Lisäksi palveluntuottaja kuvaa, millä konkreettisilla toimenpiteillä varmistavat ja ennakoivat lumi- ja liukkaudenestotöiden osalta sen, että käytössä olevat piha-alueet ovat turvallisia kohteiden käyttöaikoina kaikille käyttäjille.

Kasvatuksen ja koulutuksen ja kaupunkiympäristön toimialat kehittävät toimintaa yhteiskilpailutuksessa saatujen kokemusten ja yksiköiltä saadun palautteen perusteella. Lisäksi toimialojen yhteisissä kokouksissa seurataan palvelupyyntöjen toteutusaikoja säännöllisesti. Samanaikaisesti arvioidaan myös elinkaarihankkeiden kilpailutukissa saadut kokemukset tukipalvelujen järjestämisestä ja toimivuudesta. Tarkoituksena on soveltaa kilpailutuksen saatuja kokemuksia kiinteistöhuollon osalta myös varhaiskasvatuksen käyttämiin kiinteistöihin. Varhaiskasvatuksen osalta toimialojen yhteiskilpailutus ei ole kuitenkaan tavoitteena, koska varhaiskasvatuksessa ruoka- ja puhtauspalvelut on luontevaa kilpailuttaa yhdessä.

Lautakunta pitää tärkeänä, että kiinteistönhoidon palvelutarjoajilla on todellisia kannusteita hoitaa päiväkotien ja koulujen piha-alueiden talvikunnossapito ajoissa. Kiinteistönhoidon sopimuksia uusittaessa tulee sopimuksiin sisällyttää velvoitteita esimerkiksi talvihoidon varautumissuunnitelmista ja viivästyksistä aiheutuvista tehokkaista sanktioista. Sopimusten valvontaa on myös parannettava.

Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Pihojen talvikunnossapidon laadunvalvonnan vastuu

Kaupunkiympäristön toimiala vastaa kiinteistöjen kiinteistöhuoltopalveluista ja näiden palvelujen kilpailuttamisesta. Ulkoalueiden talvikunnossapito sisältyy kiinteistönhoito-palveluihin. Talvikunnossapidon laadunvalvonta kuuluu palveluntuottajille sekä tilaajalle, eikä lähtökohtaisesti ole käyttäjien tehtävä.

Tilaajan laadunvalvontaa hoitavat tekniset isännöitsijät. Teknisten isännöitsijöiden tehtäviin kuuluu kohdekierros ja asiakastapaaminen vähintään kerran vuodessa. Käytännössä työ edellyttää yleensä useampia kohdekäyntejä. Tekniset isännöitsijät puuttuvat laatupoikkeamiin kohdekäynneillä tekemiensä havaintojen sekä BEM-huoltokirjaan tehtyjen palvelupyyntöjen perusteella. Tekniset isännöitsijät seuraavat BEM-huoltokirjan ja kohdekäyntien avulla tehtyjen BEM-palvelupyyntöjen hoitamista ja puuttuvat tarvittaessa asiaan.

Pihojen talvikunnossapidon laatuvaatimukset nykyisten sopimusten mukaan

Nykyisissä kiinteistönhoitopalveluiden sopimuksissa ulkoalueiden talvikunnossapidon tehtävät on määritelty KiinteistöRYL 2009 A2-hoitoluokan mukaisesti. Kiinteistönhoito-palveluiden sopimuksissa on hyvin tarkkaan määritelty tilaajan sekä palveluntuottajan välisestä sopimuksenaikaisesta toiminnasta. Sopimuksiin on kirjattu toimintatapaohjeet mm. raportoinnista ja yhteistyöpalavereista, laadun seurannasta, yleisistä laatumittareista, poikkeamien ja reklamaatioiden hoitamisesta sekä palvelupyynnöistä.

Kiinteistönhoitopalveluiden ulkoalueiden hoidon palvelutasovaatimukset on sopimuksien liitteenä olevaan palvelukuvaukseen määritelty seuraavasti:

Kiinteistönhoidon sopimusten kilpailuttaminen

Kaupunginvaltuusto 2014 tekemän päätöksen Palmia -liikelaitoksen yhtiöittämistä koskevan päätöksen mukaisesti Kaupunkiympäristön toimialla on alettu kilpailuttamaan kiinteistönhoitopalveluja vuodesta 2017 lähtien. Palmia -liikelaitoksen yhtiöittämisen yhteydessä päiväkodit ja koulut jaettiin viiteen alueelliseen koriin. Kohteiden kiinteistönhoitopalveluita on kilpailutettu yksi kori per vuosi. Näissä viidessä korissa on ollut mukana myös muita kohteita kuin päiväkoteja ja kouluja, jolloin yksittäisen korin kokonaiskohdemäärä on ollut n. 90 kpl. Kaupunkiympäristön toimiala on järjestänyt viiden viime vuoden aikana 7 erillistä kiinteistönhoitopalveluiden kilpailutusta. Kilpailutukset eivät ole olleet keskenään samanlaisia, vaan kilpailutuksissa on kiinnitetty huomiota vuosi vuodelta enemmän palvelun laatuun ja laatupoikkeamien hallintaan tilaajan toimesta. Viime vuonna on mm. yhteistyössä Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kanssa kilpailutettu noin 30 kohteen kiinteistöhoidon-, kohdevastaavan- ja siivouksenpalvelut, niin että yksi ja sama palveluntuottaja vastaa näistä kolmesta palvelusta. Tavoitteeksi tässä yhteiskilpailutuksessa on määritelty palvelun laadun parantuminen kaikkien kolmen palvelun osalta.

Nykyisten sopimusten haasteita

Näiden viiden vuoden aikana tehdyt muutokset kilpailutusasiakirjoihin eivät kuitenkaan ole olleet riittäviä. Palveluntuottajat eivät tällä hetkellä suoriudu tyydyttävästi sopimuksenmukaisista tehtävistään. Tekniset isännöitsijät ovat joutuneet reklamoimaan laatupoikkeamista ja osittain myös joutuneet paikkaamaan palveluntuottajien työnjohdon puutteita. Nykyiset kiinteistönhuoltosopimukset eivät tarjoa riittäviä edellytyksiä laatupoikkeamiin puuttumisen vaikuttavuudelle, joten tilaajan aktiivisesta reagoinnista huolimatta tilanteeseen on vaikeata saada parannusta nykyisten sopimusten puitteissa.

Kiinteistönhoidon kilpailutuksen kehittäminen ja muut jatkotoimet

Nykyisillä koreilla ja kilpailutusasiakirjoilla muutosta talvihoidon laatuun ei tulla saavuttamaan, vaan on ensisijaisen tärkeää tehdä tarvittavat muutokset kiinteistönhoitopalveluiden korituksiin, sopimuksiin, palvelukuvauksiin, huoltotehtävien sekä pihanhoitosuunnitelmien sisältöihin. Huoltotehtävien ja pihasuunnitelmien kehittäminen vaatii yhteistyötä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kanssa. Lisäksi kilpailutuksessa asetettavat vähimmäisvaatimukset, arviointikriteerit ja tarjousten vertailuperusteet päivitetään.

Kiinteistöhoitopalvelujen kehittäminen on jatkuvaa toimintaa Kaupunkiympäristön toimialalla. Tavoitteena on, että syksyllä käynnistetään ensimmäinen uusien kiinteistönhoitokorien mukainen kiinteistönhoitopalveluiden kilpailutus uusilla kilpailutusasiakirjoilla. Kiinteistönhoitopalveluiden kehittämisen yhteydessä selvitetään tarkoituksen mukaisin hankintatapa sekä määritellään uudestaan talvihoidon seurattavat palvelusuoritteet sekä niiden arviointiperusteet ja tavoitetasot.

Kiinteistönhoidonkilpailutus -prosessi vie aikaa vähintään 6 kk, joten sopimuksia uudestaan kilpailuttamalla muutoksia talvihoidon laatuun on saatavissa aikaisintaan talvikaudelle 2023 - 2024. Tämän johdosta Kaupunkiympäristö toimialalla tehdään talvihoidon varautumissuunnitelma ennen seuraavaa talvikautta. Varautumissuunnitelmassa määritellään toimenpiteet, joilla hallitaan paremmin talvihoidon haasteet piha-alueilla. Tulevan kesän/syksyn aikana käynnistetään keskustelut palveluntuottajien kanssa talvihoidossa havaituista puutteista ja keinoista puuttua niihin nykyisten sopimusten mukaisesti. Palveluntuottajia pyydetään myös tekemään varautumissuunnitelma talvihoitoon, joka yhteensovitetaan Kaupunkiympäristö toimialan varautumissuunnitelman kanssa.