Hankinta, puitejärjestely, palvelumuotoilu, Kanslia

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Palvelumuotoiluhankintojen puitejärjestelyssä (H088-21) tarjouksen antanut ryhmittymä Profit Interior Oy ja Weekday Gardener Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu kansliapäällikön 8.6.2022 § 120 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä. Ryhmittymällä on asiasta vireillä myös valitus markkinaoikeudessa.

Palvelumuotoilun puitejärjestelyn tavoitteena on saada kaupungin käyttöön monipuolista muotoiluosaamista. Hankinta on jaettu kolmeen osaan: 1) Palveluiden ja organisaation muotoilu, 2) Digitaalinen palvelumuotoilu ja 3) Palveluympäristöjen muotoilu.

Hankintaoikaisuvaatimus koskee hankinnan kolmatta osa-aluetta. Palveluympäristön muotoilu sisältää esimerkiksi kokonaisvaltaisia palveluympäristöuudistuksia, tilojen käyttäjälähtöistä konseptointia, tilankäytön visioita, tilojen brändäystä ja opastesuunnittelua.

Hankintaoikaisuvaatimuksessa vaaditaan, että hankintayksikkö poistaa virheellisen hankintapäätöksensä ja ratkaisee asian uudelleen. Oikaisuvaatimuksessa esitetään, että tarjouspyynnön referenssivaatimus on ollut epäselvä ja että hankintayksikkö on sulkenut oikaisuvaatimuksen esittäjät kilpailutuksesta vastoin tarjouspyynnön ehtoja.

Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan projektipäällikön referenssin tuli olla toteutettuna viimeisen viiden vuoden aikana tarjousten määräajasta lukien. Tarjouspyynnön lisätietojen yhteydessä selvennettiin vastauksena esitettyyn kysymykseen referenssin toteutusaikataulua siten, että referenssin kokonaisuudessaan tuli olla toteutettu ajalla 22.4.2017 - 22.4.2022. Toteuttamisen ajankohdalle oli siten asetettu selvästi alku- ja loppupäivämäärä. Tarjoaja, jonka projektipäällikön referenssin toteuttamisaikataulu ei asettunut annettuun aikaväliin, ei edennyt vertailuun.

Hankintayksikkö on projektipäälliköiden referenssivaatimuksella halunnut varmistaa, etteivät esitetyt referenssihankkeet ole liian vanhoja. Tämän vuoksi hankintayksikkö oli rajannut tarjouspyynnössä referenssien toteuttamisajankohtaa siten, että referenssien tuli kokonaisuudessaan olla toteutettuja mainitun aikavälin sisällä.

Oikaisuvaatimuksessa esitetään, että päätöksenteossa on tarkennettu tai tiukennettu poissulkemiseen käytettyjä vaatimuksia ja näin poikettu tarjouspyyntöasiakirjoissa asetetuista ehdoista. Tarjoajan projektipäällikön referenssin ajalliseen arviointiin käytettiin kuitenkin johdonmukaisesti, tasapuolisesti ja avoimesti tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettuja ehtoja. Päätöksenteossa ei käytetty tarjouspyyntöasiakirjoihin kuulumattomia ehtoja. Tarjouspyynnössä alun perin määriteltyä viiden vuoden ehtoa ei muutettu hankintamenettelyn aikana.

Alalla ammattimaisesti toimivan tarjoajan on tullut ymmärtää, että referenssin toteuttamisella tarkoitetaan hankkeen tai työn toimeenpanemista. Toteuttaminen-ilmaisua ei tarjouspyyntöasiakirjojen valossa voi ymmärtää yksinomaan hankkeen tai työn päättämisenä, semminkin kun tarjousmenettelyn lisätiedoissa kysymykseen on annettu selvennys 'kokonaisuudessaan toteutettu ajalla 22.4.2017 - 22.4.2022'. Ilmaisulla tarkoitetaan hankkeen tai työn toteuttamista aloituksineen ja lopetuksineen.

Tarjouspyynnössä oli asetettu referenssivaatimuksia yhtäältä tarjoajayritysten ja toisaalta tarjoajan henkilökunnan (projektipäällikön) soveltuvuuden arviointia varten. Vaatimukset olivat erilaiset, ja niitä arvioitiin toisistaan riippumatta. Tarjoajayritysten referenssivaatimuksen täyttämiseen riitti, että referenssityö oli 'valmistunut viimeisen viiden vuoden aikana'. Valmistunut-ilmaisulla tarkoitetaan työn päättämistä.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoaja on vastuussa siitä, että sen tarjous tai osallistumishakemus on hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu edellyttää, että vertailuun hyväksytyt tarjoukset ovat hankinta-asiakirjoissa asetettujen ehtojen, kriteerien, kuvausten ja vaatimusten mukaisia.

Oikaisuvaatimuksessa esitetään referenssiasiakkaan vahvistuksen kera, että tarjouksessa mainittu referenssin alkamisajankohta tulisi korjata 1.4.2017 sijasta päiväykseen 1.5.2017. Tarjoajan tekemän virheen korjaaminen tässä vaiheessa johtaisi kuitenkin tarjouksen kiellettyyn parantamiseen, eikä korjaaminen olisi sopusoinnussa tarjoajien tasapuolisen kohtelun periaatteen kanssa. Hankintamenettelyssä hankintayksikön asiantuntijatyöryhmä on arvioinut kaikkien tarjoajien esittämiä referenssejä johdonmukaisesti samoilla perusteilla. Viiden vuoden toteuttamisaikaväliä on kaikkien kohdalla arvioitu päivän tarkkuudella.

Tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hyväksyminen merkitsisi syrjivää kohtelua paitsi muita tarjouskilpailuun osallistuneita tarjoajia kohtaan, myös niitä mahdollisia tarjoajia kohtaan, jotka luottaen siihen, että hankintayksikkö noudattaa tarjouspyynnön ehtoja, ovat jättäytyneet tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Hankintayksikön on mahdollista hankintamenettelyn aikana, mutta ei enää hankintapäätöksen tekemisen jälkeen, hankintalain 74 §:n esitöiden yksityiskohtaisten perustelujen mukaisesti pyytää täydentämään tarjousta, jos kysymys on epäolennaisesta puutteesta, ristiriidasta taikka virheestä ja pyyntö tehdään noudattaen tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. Tarjoajien ei ole kuitenkaan sallittua tehdä olennaisia muutoksia toimittamiinsa tietoihin ja asiakirjoihin. Tarjoaja ei esimerkiksi saa vaihtaa sellaista referenssiä, joka ei täytä hankintayksikön esittämiä vaatimuksia.

Hankintayksikkö on noudattanut hankintalaissa hankintamenettelylle asetettuja säännöksiä sekä tarjouspyyntöasiakirjoissa kilpailutukselle asetettuja ehtoja. Hankintapäätös on tehty noudattaen hankintaoikeudellisia periaatteita tarjoajien tasapuolisesta ja syrjimättömästä kohtelusta.

Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei hallintolain 34 §:n mukaisesti ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi.

Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.

Keskushallinto Kaupunginkanslia Kansliapäällikkö 08.06.2022 § 120

Päätös

Päätöksen perustelut

Lisätiedot

Eeva Kauko, hankinta-asiantuntija , puhelin: 310 25218

This decision was published on 22.09.2022

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.