Hankinta, pysäköintitunnusten digitaalisen palvelun kehittäminen, sopimusmuutos, kaupunkiympäristön toimiala

Tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä esityksen pysäköintitunnusten digitaalisen palvelun kehittämistä koskevan sopimuksen muuttamista hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella. Sopimusmuutos koskee alkuperäisen hankintasopimuksen arvon muuttamista johtuen alkuperäisen sopimuskumppanin tarpeesta suorittaa toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten vuoksi sellaisia lisätöitä, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen.

Alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvo on ollut arviolta enintään 390 000 euroa. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on enintään 100 000 euroa (alv 0 %), joka tulee käyttää digitaalisen palvelun MVP-version loppuun saattamiseen ja käyttöönottoon.

Lisäksi selvyyden vuoksi todetaan, että alkuperäisessä hankintapäätöksessä 3.2.2021 § 4 mainitut MVP:n käyttöönoton jälkeen käytettävissä olevat 24 kuukauden määräaikainen optio ylläpidosta 48 600 euroa ja 24 kuukauden määräaikainen optio jakokehityspalveluista 110 000 euroa ovat edelleen voimassa alkuperäiseen hankintapäätökseen ja -sopimukseen perustuen.

Sopimusmuutos ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen sopimusmuutosasiakirjan.

Muutettavaksi esitetty sopimus on perustunut ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalveluita koskevan dynaamisen puitejärjestelyn H093-19 perusteella tehtyyn DPS:n sisäiseen kilpailutukseen. Tilaaja on 11.12.2020 julkaissut hankinnasta DPS:n sisäisen tarjouspyynnön HEL 2020-012043. Toimittaja on antanut tarjouksen, joka on ollut soveltuvuusvaatimukset täyttävistä ja tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisin.

Koko alkuperäisen sopimuksen arvioitu arvonlisäveroton arvo on ollut alkuperäisen tietohallintopäällikön hankintapäätöksen 3.2.2021 § 4 mukaan yhteensä enintään 390 000 euroa. Hankinnan kohteena olevan sovelluksen MVP-version toteutuksen arvioitu arvonlisäveroton hinta on ollut hankintapäätöksen mukaan yhteensä enintään 235 000 euroa siten, että MVP-toteutuksen laajuudeksi on arvioitu noin 280-350 henkilötyöpäivää.

Sopimukseen on sisältynyt lisäksi optiona jatkokehityspalvelut sovellukselle 24 kuukauden määräaikaiseksi sopimuskaudeksi. Jatkokehityspalvelujen arvioitu arvonlisäveroton hinta on enintään 110 000 euroa sopimuskauden aikana. Jatkokehityspalveluiden laajuudeksi on arvioitu koko tiimille noin 130-160 henkilötyöpäivää sopimuskauden aikana. Edelleen sopimukseen on sisältynyt lisäksi optiona ylläpitopalvelut sovellukselle 24 kuukauden määräaikaiseksi sopimuskaudeksi. Ylläpitopalvelujen laajuudeksi on arvioitu 24-72 henkilötyöpäivää ja niiden arvonlisäverottomaksi hinnaksi enintään 48 600 euroa sopimuskauden aikana.

Sopimuskauden aikana on sittemmin ilmennyt, että sopimuksen kohteena olevan kehitys- ja julkaisualustan kehitys on vienyt kehitystiimin aikaa ennakoimattomalla tavalla. Kehitystyön aikana kolmansien osapuolien rajapintaintegraatioita ei ole ollut saatavilla eikä niitä siten voitu ottaa käyttöön odotetulla tavalla. Tästä johtuen projektille on muodostunut huomattava määrä ylimääräistä työtä, joka on alkuperäisessä työmääräarviossa oletettu tehtävän kolmansien osapuolien toimesta, eivätkä näin ollen ole olleet osana projektin toteutusta. Lisäksi tekninen tietojärjestelmäpalveluiden alustaratkaisun käyttöönotto osoittautui aiempaa suuritöisemmäksi.

Edellä mainituista syistä työtä suorittavan asiantuntijatiimin kumulatiiviset kulut saavuttivat jo vuonna 2021 alkuperäiseen hankintapäätökseen MVP-toteutukselle kirjatun enimmäisarvon 235 000 euroa. Tietohallintopäällikön päätöksellä 23.09.2021 § 14, HEL 2021-010530 MVP-version toteutukseen liittyen päätettiin tehdä sopimusmuutos, jossa sopimusmuutoksen arvoksi arvoitiin enintään 110 000 euroa. Tämä lisähankintapäätökseen arvioitu rahamäärääkään ei ole kuitenkaan ole riittänyt sovelluksen MVP-version tuotantokäyttöön saattamiseen.

Varsinaiseen jatkokehitysvaiheeseen siirtyminen edellyttää alkuperäisen palvelusopimuksen perusteella sitä, että sovelluksen MVP-version toteutus on hyväksytysti suoritettu. Tästä syystä jatkokehitysvaiheeseen ei voida vielä siirtyä, eikä myöskään jatkokehityspalveluita koskevaan optioon kuuluvia määrärahoja voida käyttää varsinaiseen MVP:n kehitystyöhön, josta on nyt kysymys. Edellä mainituista syistä johtuen hankintayksikkö on arvioinut työn loppuun saattamiseksi välttämättömäksi kasvattaa MVP-version toteutukseen varattua määrärahaa enintään 100 000 eurolla siihen verrattuna, mitä toteutukseen on varattu alkuperäisessä hankintailmoituksessa ja edellistä sopimusmuutosta koskevassa päätöksessä.

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Kyseisen pykälän 2 momentin 2 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai - palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Hankintayksikkö katsoo, että edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaiselle poikkeusperusteelle täyttyvät tässä tapauksessa. Hankintayksikön näkökulmasta on välttämätöntä turvata julkaistavan palvelun kehitystyön loppuun saattaminen. Sopimustoimittajan vaihtaminen tässä vaiheessa aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa, ottaen huomioon erityisesti, että nykyisen sopimuskumppanin aloittama kehitystyö on jo edennyt pitkälle. Sopimuskumppanin vaihtaminen keskeyttäisi meneillään olevan kehitystyön ja haittaisi myös siihen kytköksissä olevien Helsingin kaupungin muiden julkaistavien digitaalisten palveluiden kehitysprojekteja. Tästä koituisi huomattavia lisäkustannuksia sekä kehitettävien palveluiden merkittävää myöhästymistä.

Lisäksi hankintalain 136 §:n 4 momentissa säädetään, että edellä käsiteltyyn lisätyöperusteeseen liittyvän muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa kuitenkaan olla hankintalain säännösten kiertäminen.

Hankintayksikkö on arvioinut, että sopimusmuutoksen kohteena olevien MVP:n viimeistelyyn tarvittavien lisätöiden arvo olisi yhteensä enintään 100 000 euroa (alv 0 %). Alkuperäisen sopimuksen arvo on ollut 390 000 euroa, joten kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Lisätöiden tarve on ollut hankintayksikön näkökulmasta ennakoimatonta ja se on havaittu vasta edellisen vuonna 2021 tehdyn sopimusmuutoksen tekemisen jälkeen, joten nyt tehtävää sopimusmuutosta arvioidaan itsenäisenä, sen arvoa ei tarvitse laskea yhteen vuonna 2021 tehdyn sopimusmuutoksen kanssa. Useampien peräkkäisten muutosten tavoitteena ei ole hankintalain kiertäminen, vaan MVP-version toteutuksen loppuun saattaminen siten kuin jo alkuperäisessä sopimuksessa on ollut tarkoituksena.

Lisäksi selvyyden vuoksi todetaan, että alkuperäisessä hankintapäätöksessä mainitut MVP:n käyttöönoton jälkeen käytettävissä olevat 24 kuukauden määräaikainen optio ylläpidosta 48 600 euroa ja 24 kuukauden määräaikainen optio jakokehityspalveluista 110 000 euroa ovat edelleen voimassa alkuperäiseen hankintapäätökseen ja -sopimukseen perustuen.

Hankintayksikkö tekee sopimusmuutoksesta liitteen kyseisen palveluntuottajan alkuperäiseen sopimukseen. Sopimusmuutos allekirjoitetaan molempien osapuolten toimesta.

Toimivalta

Viranhaltijan toimivalta Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). ICT-hankintojen osalta toimivalta tehdä hankintoja on keskitetty tietohallintopäällikölle. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen tietohallintopäällikkö on toimintavaltainen päättämään hankinnasta.