A technical disturbance has downed the City of Helsinki's switchboard, causing calls to drop or not go through. We are working to resolve the problem. We apologize for the inconvenience.

Hankinta, E-kirjaston sovelluskehitys- ja asiantuntijapalvelut, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

HEL 2023-002622
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
Next handling
More recent handlings
Other decisions for the policymaker
§ 14

E-kirjaston sovelluskehitys ja asiantuntijapalvelujen hankinta

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja

Päätös

Vs. toimialajohtaja päätti hyväksyä Ellibs Oy:n (Y-tunnus 1464614–4) tarjouksen määräaikaiselle sopimuskaudelle kokonaistaloudellisesti edullisimpana.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintasopimuksen arvonlisäveroton arvo sopimuskaudella on 400 000 euroa ja se maksetaan kokonaisuudessaan Opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämillä erityisavustuksilla Yleisten kirjastojen yhteisen e-kirjaston kehittäminen OKM/9/623/2021 ja Yleisten kirjastojen yhteisen e-kirjaston kehittämishanke OKM/12/623/2022.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintasopimusta koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Päätöksen perustelut

Kyseessä on hankintasopimus, jossa hankintayksikkö maksaa valitulle tarjoajalle e-kirjaston sovelluskehityksen ja asiantuntijapalveluiden toteuttamisesta.

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan 3.3.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön, Dnro HEL 2023-002622. Kilpailutus on toteutettu EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana ja hankintalain 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä.

Kilpailutuksesta on julkaistu hankintasopimusta koskeva ilmoitus 3.3.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 5.4.2023 klo 14.00. Määräaikaan mennessä saapui viisi tarjousta, jonka jättäjinä olivat Aline Creative Technology Studio, Axiell Media AB, Digiloikka Oy, Ellibs Oy sekä Haltu Oy.

Tätä hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinnan kohde muodostaa yhden, hankintayksikön hallittavissa olevan loogisen kokonaisuuden.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Aline Creative Technology Studio, Digiloikka Oy, Ellibs Oy sekä Haltu Oy täyttivät soveltuvuusvaatimukset.

Axiell Media AB:n soveltuvuutta ei tarjouksessa ilmenneiden olennaisten puutteiden ja ristiriitaisuuksien vuoksi voitu varmistaa ja tarjous suljetaan tarjouskilpailusta. Axiell Media AB:lle toimitetaan erillinen perustelukirje.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjouksen ja tarjottavan palvelun tulee täyttää. Jos vähimmäisvaatimukset eivät ole täyty, on tarjous hylättävä tarjouspyynnön vastaisena.

Aline Creative Technology Studion, Digiloikka Oy:n, Ellibs Oy:n sekä Haltu Oy:n tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia

Tarjousten vertailu

Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Tarjouspyynnön mukaan hinnan painoarvo 30 % ja laadun 70 %.

Hintavertailu

Tarjousten hintoja vertailtiin tarjouslomakkeella annettujen vertailuhintojen perusteella. Hintapisteet muodostuivat seuraavalla kaavalla:

(pienin annettu hinta / tarjouksen hinta) * 30.

Tarjousten vertailuhinnat ja hintapisteet olivat seuraavat:

- Aline Creative Technology Studio, 228 000 eur, 30,00 pist.

- Digiloikka Oy, 360 000 eur, 19,00 pist.

- Ellibs Oy, 400 000 eur, 17,10 pist.

- Haltu Oy, 364 000 eur, 18,79 pist.

Laatuvertailu

Laadun osalta arvoitiin tarjottujen asiantuntijoiden 1–3 vähimmäisvaatimukset ylittävää osaamista ja kokemusta tarjouspyynnön liitteellä 7 Asiantuntijat ilmoitettujen kriteerien mukaisesti. Maksimipistemäärä asiantuntijoiden kokemukselle oli 40+40+40 = 120 pistettä. Tarjoukselle annettavat painotetut laatuvertailupisteet muodostettiin seuraavalla kaavalla:

(tarjouksen pistemäärä / suurin annettu pistemäärä) * 70.

Tarjousten saamat pisteet ja niistä muodostetut painotetut laatuvertailupisteet olivat seuraavat:

- Aline Creative Technology Studio, 67 pist / 39,08 vertailupist.

- Digiloikka Oy, 60 pist / 35,00 vertailupist.

- Ellibs Oy, 120 pist / 70,00 vertailupist.

- Haltu Oy, 53 pist / 30,92 vertailupist.

Kokonaisvertailu

Lopuksi tarjousten saamat vertailupisteet laskettiin yhteen. Tarjoukset saivat seuraavat kokonaisvertailupisteet:

- Aline Creative Technology Studio, 69,08 pistettä

- Digiloikka Oy, 54,00 pistettä

- Ellibs Oy, 87,10 pistettä

- Haltu Oy, 49,71 pistettä

Kokonaisvertailun perusteella tarjouskilpailun voitti Ellibs Oy.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista 11.1.2022 § 3. Päätöksen mukaan toimialajohtajan hankintaraja on 500 000 euroa.

Ask for more info

Suvi Sivulainen, projektipäällikkö, puhelin: 0401918531

suvi.sivulainen@hel.fi

Joona Kutilainen-Pennanen, projektiasiantuntija, puhelin: 0403530964

joona.kutilainen-pennanen@hel.fi

Decisionmaker

Laura Aalto
vs. kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja
Download decision (pdf)

Attachments

1. Tarjouspyyntö
The attachment will not be published on the internet.
2. Vertailutaulukko
The attachment will not be published on the internet.
3. Poissulkukirje Axiell Media AB
The attachment will not be published on the internet.

The decision documents refer to appendices that are not available online. The City of Helsinki does not publish any appendices that contain confidential information or information that could compromise the protection of privacy or a private trader's business or trade secret when published. The published documents also exclude appendices that cannot be made available in an electronic format due to technical reasons. (Act on the Openness of Government Activities 621/1999, Information Society Code 917/2014, Data Protection Act 1050/2018, Act on the Status and Rights of Social Welfare Clients 812/2000, Act on the Status and Rights of Patients 785/1992, Act on Public Procurement and Concession Contracts 1397/2016). You can also request decision documents from the City of Helsinki Registrar's Office.