Hankinta, Sinetti-arkistotietojärjestelmän kapasiteetin nosto

HEL 2023-003302
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
More recent handlings
Other decisions for the policymaker
§ 3

Sinetti-arkistotietojärjestelmän kapasiteetin nosto

Digitalisaatiojohtaja

Päätös

Digitalisaatiojohtaja päätti maksaa Sinetti-arkistotietojärjestelmän kapasiteetin nostosta aiheutuvan vuosittaisen ylläpitokustannuksen nousun 13 500 € Kaupunginkanslian Sovelluspalvelut 1813006138 projektilta

Päätöksen perustelut

Sinetti- arkistotietojärjestelmä on ollut tiedonhallintayksikön kaupunginarkisto -tiimissä käytössä vuodesta 2014 alkaen. Järjestelmä sisältää viitetiedot Helsingin kaupunginarkistossa säilytettävästä aineistosta (18 000 hyllymetriä). Lisäksi Sinettiin on digitoitu yli seitsemän miljoonaa sivua kaupunginarkistossa olevia asiakirjoja.

Aineistojen digitoinnin suuren määrän takia järjestelmän toimittaja Disec OY:n on pitänyt kasvattaa tallennustilaa alkuperäisessä sopimuksessa olleesta 1 Terasta 7 teraan. Myös käyttäjälisenssien määrä on noussut sopimukseen kirjatusta 25 käyttäjästä n.60:een. Käyttäjämäärän arvioidaan nousevan 2023 loppuvuodesta suunnitellun AD-integraation jälkeen 100 käyttäjään. Käyttäjämäärän nousu johtuu siitä, että nykyään Sinettiä käyttää kaupunginarkiston lisäksi myös kanslian ja toimialojen tietopalvelussa ja päätöksenteon tuessa oleva henkilöstö.

Järjestelmän käyttäjien ja digitoitujen aineistojen määrän voimakkaan kasvun takia Disec OY joutuu nostamaan Sinetin käytön vuosittaisia kustannuksia ensimmäistä kertaa, vuonna 2014 tapahtuneen hankinnan jälkeen. Järjestelmän ylläpitomaksu tulee säilymään nykyisellään 22 234 €/ vuosi, mutta kapasiteetin kasvusta he tulevat laskuttamaan toteutuneen mukaan: 75 uutta käyttäjälisenssiä 9000 € ja levytilan 6T 4 500 €. Tarkempi erittely toimittajan palveluhinnastossa, LIITE 1.

Järjestelmän kehittäminen esim. tietosuojan ja käytettävyyden parantaminen kustantaa kuluvana vuonna 10 000 euroa. Kehittämiskohteet esitelty LIITE 2.

Ask for more info

Kirsi-Leena Suvilehto, it-vastaava, puhelin: 09 310 36294

kirsi.suvilehto@hel.fi

Decisionmaker

Mikko Rusama
digitalisaatiojohtaja
Sami Viitaniemi
kehityspäällikkö DPK
Download decision (pdf)

Attachments

1. Confidential: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
2. Confidential: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k

The decision documents refer to appendices that are not available online. The City of Helsinki does not publish any appendices that contain confidential information or information that could compromise the protection of privacy or a private trader's business or trade secret when published. The published documents also exclude appendices that cannot be made available in an electronic format due to technical reasons. (Act on the Openness of Government Activities 621/1999, Information Society Code 917/2014, Data Protection Act 1050/2018, Act on the Status and Rights of Social Welfare Clients 812/2000, Act on the Status and Rights of Patients 785/1992, Act on Public Procurement and Concession Contracts 1397/2016). You can also request decision documents from the City of Helsinki Registrar's Office.