Hankinta, asiakastutkimusalusta ja siihen liittyvät asiantuntijapalvelut, kaupunginkanslia

HEL 2023-003791
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
More recent handlings
Other decisions for the policymaker
§ 99

Asiakastutkimusalustan ja siihen liittyvien asiantuntijapalvelujen hankinta

Kansliapäällikkö

Päätös

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä ryhmittymä Digitalist Finland Oy (0865249-2) ja LeanLab Oy (3225468-9) tarjouksen asiakastutkimusalustan ja siihen liittyvien asiantuntijapalveluiden hankinnasta.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus tehdään aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Yhteenlasketut arvonlisäverottomat kustannukset saavat olla enintään 4 milj. euroa neljälle vuodelle.

Alustaa ja siihen liittyviä asiantuntijapalveluita käytetään kaikilla toimialoilla, liikelaitoksissa ja kansliassa. Alustaan liittyvien mahdollisten muutostöiden ja asiantuntijapalveluiden kustannukset maksetaan tilausten mukaisesti niin, että kukin tilaaja maksaa kustannukset omasta budjetistaan.

Asiakastutkimusalustan kuukausittaisten lisenssien sekä käyttö-, tuki- ja ylläpitopalvelujen kustannusten arvonlisäveroton osuus maksetaan talousarvion kohdalta 1 40 01 kaupunginkanslia ja projektinumerolta 1817003 Digitaaliset palvelut.

Asiakastutkimusalustan käyttöönottokustannusten arvonlisäveroton osuus maksetaan talousarvion kohdalta 8 05 01 02 INV - Keskitetty tietotekniikka, projektilta 189700200211.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Päätöksen perustelut

Kaupunginstrategian mukaisesti asiakaslähtöinen palveluiden muotoilu on systemaattisesti osa palvelujen käyttäjälähtöistä uudistamista ja kaupunkiorganisaation tuottavuuden lisäämistä.

Asiakastutkimusalusta ja siihen liittyvät asiantuntijapalvelut hankitaan, jotta voidaan vahvistaa palvelujen asiakaslähtöistä kehittämistä ja kaupunkilaisten osallisuutta kaupungin palveluiden jatkuvaan kehittämiseen.

Kaupungilla on ollut vuosina 2020-2023 käytössä vastaava asiakastutkimusalusta, jota käytettiin erityisesti digitaalisten palvelujen kehittämisen tukena, osana kaupungin verkkosivu-uudistusta. Alusta ja asiantuntijapalvelut hankitaan, jotta kaupunki voi hyödyntää asiakasyhteisötoimintaa ja digitaalisia työkaluja asiakastutkimukseen ja palvelujen kehittämiseen.

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian strategiaosaston 4.5.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön H082-22/ HEL 2023-003791. Hankinta on toteutettu avoimena menettelynä. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 5.5.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 5.6.2023 klo 10.00. Määräaikaan mennessä saapui yksi (1) tarjous: Ryhmittymä Digitalist Finland Oy ja LeanLab Oy. Saatu tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Hankittavan palvelun valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinnaltaan halvinta tarjousta.

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittaville tuotteille ja palveluille laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien tuotteiden ja palveluiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous tarjouspyynnön vastainen. Määräajassa saapunut tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten vertailua ei ole tarpeen tehdä, koska hankintaan tuli vain yksi tarjouspyynnön mukainen tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt ryhmittymä Digitalist Finland Oy ja LeanLab Oy.

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Ask for more info

Anni Leppänen, Johtava palvelumuotoilija, puhelin: 040 3553243

anni.leppanen@hel.fi

Decisionmaker

Sami Sarvilinna
kansliapäällikkö
Markus Kühn
strategiajohtaja
Download decision (pdf)

Attachments

1. Avauspöytäkirja
The attachment will not be published on the internet.

The decision documents refer to appendices that are not available online. The City of Helsinki does not publish any appendices that contain confidential information or information that could compromise the protection of privacy or a private trader's business or trade secret when published. The published documents also exclude appendices that cannot be made available in an electronic format due to technical reasons. (Act on the Openness of Government Activities 621/1999, Information Society Code 917/2014, Data Protection Act 1050/2018, Act on the Status and Rights of Social Welfare Clients 812/2000, Act on the Status and Rights of Patients 785/1992, Act on Public Procurement and Concession Contracts 1397/2016). You can also request decision documents from the City of Helsinki Registrar's Office.