Valtuustoaloite, Helsingin pormestarimallin ja johtamisjärjestelmän arviointi

Stadsfullmäktige betraktar motionen som slutbehandlad.

Ledamoten Pilvi Torsti och 31 anda ledamöter föreslår i sin motion att staden låter genomföra en oberoende utvärdering av borgmästarmodellen utifrån tidigare utvärderingar av ledningssystemet och de senaste årens problem inom det operativa ledarskapet.

Utvärdering av reformen av ledningssystemet 2018–2021

När stadsfullmäktige fattade beslut om en ny stadsstrategi 27.9.2017 beslutade det även att ta fram en utvärdering av hur väl det nya ledningssystemet och sektormodellen fungerat och hur lyckade de varit. Staden inledde en omfattande utvärdering av ledarskapsreformen för detta syfte.

Utvärderingen bestod av flera olika delutredningar:

• KPMG Ab:s tre utvärderingsrapporter 2018–2021
• Hankens, Tammerfors universitets respektive Helsingfors universitets vetenskapliga utvärderingsstudier.

Hankens utvärderingsstudie handlade om stadsmiljösektorn och kultur- och fritidssektorn. I studien användes etnografiska metoder. Det skrevs två mellanrapporter och en slutrapport om studien under åren 2019–2021. I Helsingfors universitets utvärderingsstudie 2019–2021 låg fokus på fostrans- och utbildningssektorn. Det skrevs en mellanrapport och en slutrapport om studien. Tammerfors universitet gjorde en helhetsbedömning av reformen av ledningssystemet i en vetenskaplig studie under åren 2019–2021. Det skrevs en mellanrapport och en slutrapport om studien.

Delutredningarna behandlades i fullmäktigeseminarierna 2019 och 2021, stadsstyrelsen, stadsstyrelsens morgonskolor och stadens ledningsgrupp.

Borgmästar- och sektormodellen har därmed utvärderats omfattande 2018–2021. Utvärderingarna ledde inte till ändringar i borgmästarmodellens eller sektormodellens grunder.

Staden har åtgärdat de allvarliga kriser som nämns i motionen, dvs. lönebetalningen och företagshälsovården, på olika sätt. De åtgärder som har vidtagits eller pågår i dessa frågor presenteras i korthet nedan.

Stabilisering av lönebetalningen och ordnande av företagshälsovård

När Helsingfors stad införde ett nytt lönebetalningssystem våren 2022 uppstod problem med lönebetalningen. Det gjordes en extern utredning av problemen med lönebetalningen och införandet av det nya systemet. Utredningen gjordes av Valor Partners Oy och blev klar 12.4.2023. Staden har redan följt många av rekommendationerna i utredningen.

Hösten 2022 inleddes ett separat stabiliseringsprojekt för att lösa problemen med lönebetalningen. Situationen inom stadens lönebetalning har stabiliserats. I oktober 2023 var 98,2 procent av lönespecifikationerna felfria. Andelen fel (1,8 procent) är den minsta hittills under mätningsperioden, dvs. sedan april 2022. För närvarande upptäcks färre fel i lönerna än när det tidigare lönesystemet fortfarande användes. Det producerades 66 300 lönespecifikationer i oktober.

Stadsfullmäktige godkände 8.12.2021 (§ 385) Helsingfors stads budget för 2022 och ekonomiplan för 2022–2024. I budgeten konstaterades att staden ska konkurrensutsätta sin företagshälsovård för att förbättra tillgången till företagshälsovårdens tjänster. Stadsfullmäktige beslutade 1.6.2022 (§ 143) att de företagshälsovårdstjänster som Helsingfors stad producerar som egen verksamhet kan konkurrensutsättas.

Upphandlingen inleddes hösten 2022 men avbröts i februari 2023 eftersom inga anbud hade kommit in. Efter avbrottet inledde staden en ny marknadsdialog med hänsyn till det nuvarande marknadsläget. En ny upphandling inleddes i september 2023, när kanslichefen godkände publiceringen av en anbudsinfordran för konkurrensutsättningen av företagshälsovården.

Fristen för att lämna in anbudsansökan gick ut 30.10.2023. Tre anbudsansökningar lämnades in inom utsatt tid. Alla tre gick vidare till anbuds- och förhandlingsfasen genom kanslichefens beslut 1.11.2023. Staden har för avsikt att inleda förhandlingar med de serviceproducenter som deltar i upphandlingen i november 2023 efter att besvärstiden gått ut. Efter anbudsförfarandet följer jämförelse- och beslutsfasen i början av 2024. Därefter fattar kanslichefen upphandlingsbeslutet.

Intern utredning av det operativa ledningssystemet

I enlighet med motionen har staden hela tiden arbetat för att förbättra ledarskapet och ledningssystemet, exempelvis samarbetet samt ledningen och ägarskapet av gemensamma processer. Inom staden pågår ett flertal andra åtgärder med syfte att utveckla det operativa ledningssystemet. Nedan presenteras genomförda och pågående åtgärder i korthet.

Våren 2023 inleddes en intern utredning av stadens operativa ledningssystem. Syftet med utredningen är att stärka det gemensamma ledarskapet bland stadens ledande tjänsteinnehavare och stödja verkställigheten av beslutsfattandet i hela stadsorganisationen. I utredningen granskas därmed även frågor som tas upp i motionen, exempelvis roller och ansvar i anknytning till ledarskapet och ledningssystemet samt hur väl dessa fungerar. Utredningen och rekommendationerna blir klara i mars 2024.

Utredningen gäller framför allt utvecklingen av det operativa beslutsfattande och den verkställighet för vilka stadens högsta ledning bär ansvar och där den utövar verkställande makt. Fokus ligger på ledningens åsikter om hur väl ledarskapet och ledningssystemet fungerar.

Hanteringsmodell för stadsövergripande ändringsprojekt

Inom staden pågår ständigt omfattande ändringsprojekt som påverkar stadens service, verksamhet, datasystem, personal och invånare. Ändringsprojekt med omfattande konsekvenser kan genomföras endast om hela stadsorganisationen förbinder sig till dem. Ett behov av att förbättra hanteringen av stora ändringsprojekt har identifierats bland annat i konsultutredningen om stadens problem med lönebetalningen och i 2022 års utvärderingsberättelse (revisionsnämnden 18.4.2023, § 40).

Kanslichefen fattade beslut om en hanteringsmodell för stadsövergripande ändringsprojekt i oktober 2023. Modellen gäller projekt som särskilt har definierats som stadsövergripande ändringsprojekt. Hanteringsmodellen är en anvisning för stadskansliets, sektorernas och affärsverkens ledande tjänsteinnehavare.

Enligt beslutet säkerställer hanteringsmodellen för stadsövergripande ändringsprojekt att ändringsprojekt som kategoriseras som stadsövergripande framöver i tillräcklig utsträckning beaktar stadskansliets, sektorernas och affärsverkens förmåga att genomföra dem. Modellen säkerställer även att projektens mål är befogade och genomförbara. Dessutom säkerställs att stadens högsta ledning kan övervaka, följa och stödja verkställigheten av ändringsprojekt och vid behov fatta beslut som gäller projekten. Hanteringsmodellen för ändringsprojekt preciseras vid behov och dess funktionsduglighet ska utvärderas före utgången av 2025.

Utvärdering och förnyelse av lednings- och samordningsstrukturen för främjande av hälsa och välfärd

I enlighet med stadsstyrelsens beslut (14.5.2018) införde Helsingfors stad en lednings- och samordningsstruktur för främjande av hälsa och välfärd hösten 2018. Främjande av hälsa och välfärd ingår som en strategisk helhet i stadens ledningssystem. År 2018 utnämndes bland annat en styrgrupp och en koordinator för främjande av hälsa och välfärd. Till styrgruppen hör alla sektorchefer, cheferna för servicehelheterna och företrädare för stadskansliet.

Styrgruppen för främjande av hälsa och välfärd beslutade 2.3.2023 att lednings- och samordningsstrukturen för främjande av hälsa och välfärd ska utvärderas i syfte att förnya den nuvarande strukturen. Styrgruppen gör en framställning till ny lednings- och samordningsstruktur. Stadsstyrelsen fattar beslut om ändringarna i lednings- och samordningsstrukturen under första hälften av 2024.

Utredning av förnyelse av affärsverkens ledningssystem

Staden har börjat utreda möjligheten att förnya affärsverkens ledningssystem. Kanslichefen tillsatte 24.5.2023 en arbetsgrupp med uppgift att utföra en övergripande granskning av strukturerna för styrning av stadens affärsverk och utreda vilket slag av ledningssystem för affärsverken som vore ändamålsenligt för staden. Arbetsgruppen har som uppgift att ta fram ett förslag om hur ledningssystemet för stadens affärsverk kan förnyas om det bedöms vara befogat. Utkast till nödvändiga ändringar i förvaltningsstadgan ska ingå i förslaget.

Arbetsgruppen rapporterar till kanslichefen. Arbetsgruppen ska bli färdig med sitt arbete senast 31.10.2024. Eventuella förslag som påverkar budgeten ska göras senast 30.5.2024.

Stadsstrategin och dess slutbedömning 2025

Enligt Helsingfors stadsstrategi Läge för tillväxt ska stadsfullmäktige få en rapport om strategins utfall i mitten av fullmäktigeperioden. Vid behov görs då en ny bedömning av hur strategin ska genomföras.

I stadsstyrelsens verkställighetsbeslut för stadsstrategin (4.4.2022) och ett kompletterande beslut 5.6.2023 konstateras att stadsstrategin för fullmäktigeperioden 2021–2025 genomförs i form av fem förvaltningsövergripande program:

• En ansvarsfull och hållbar ekonomi 
• Ambitiöst klimatansvar
• En trevlig stad
• Förebyggande av segregation
• Personaltillgång.

Programgrupperna hade bland annat som mål att fortsättningsvis förbättra dialogen och samarbetet mellan den politiska ledningen och den högsta tjänsteinnehavarledningen i fråga om de teman som är viktigast för genomförandet och uppföljningen av strategin. Programgrupperna diskuterar åtgärdshelheter i anknytning till respektive tema om dessa kräver ett omfattande samarbete och avtalar om ansvar och ägarskap för de enskilda åtgärdshelheterna.

Slutbedömningen av stadsstrategin för 2021–2025 blir klar i början av 2025 och behandlas vid fullmäktigeseminariet i januari eller februari 2025. I slutbedömningen kan man lyfta fram och föreslå förbättringar i stadens operativa ledningssystem. Det kan till exempel vara fråga om sådant som har kommit eller kommer fram i halvtidsöversynen av stadsstrategin, den högsta ledningens seminarier eller utredningar om stadens interna ledning. Ändringarna kan införas under följande fullmäktigeperiod.

Sammanfattning

Utifrån det ovanstående är det inte befogat att inleda en utvärdering av borgmästarmodellen. Inom staden pågår flera utvecklingsprojekt som gäller ledningssystemet och gemensamt ledarskap och där man har tagit itu med frågor som lyfts fram i motionen.

De redan vidtagna åtgärderna och de åtgärder som planeras innebär avsevärda förbättringar i stadens ledningssystem. Exempel på nya åtgärder och metoder är hanteringsmodellen för stadsövergripande ändringsprojekt, förbättringen av lednings- och samordningsstrukturen för främjande av hälsa och välfärd, utredningen av affärsverkens ledningssystem och den interna utredningen av det operativa ledningssystemet.

I slutbedömningen av stadsstrategin för 2021–2025, som blir klar i början av 2025, kan man lyfta fram och föreslå utvecklingsåtgärder för stadens ledningssystem. Ändringarna kan införas och verkställas snabbt under följande fullmäktigeperiod.

Dialogen och samarbetet mellan den politiska ledningen och den högsta tjänsteinnehavarledningen i genomförandet och uppföljningen av strategin har utvecklats och förbättrats i strategiska förvaltningsövergripande programgrupper. I grupperna kommer man även mer ingående än förr överens om ansvar och ägarskap för åtgärdshelheter.

De utvecklingsåtgärder som nämns i svaret, såväl de som redan satts in som de som bereds, skapar bättre förutsättningar för att förbättra framför allt den stadsövergripande ledningen och funktionaliteten i stadens ledningssystem.

Enligt 30 kap. 11 § 2 och 4 mom. i förvaltningsstadgan besvarar stadsstyrelsen en motion som undertecknats av minst 25 ledamöter och förelägger fullmäktige sitt svar.

Kaupunginhallitus 11.12.2023 § 750

Päätös

Käsittely

04.12.2023 Pöydälle

Esittelijä

Lisätiedot

Reetta Sariola, vs. strategiapäällikkö, puhelin: 09-310 32987

This decision was published on 26.01.2024

FÖRBUD MOT SÖKANDE AV ÄNDRING

Ändring i beslutet får inte sökas eftersom beslutet gäller beredning eller verkställighet.

Tillämpat lagrum: 136 § i kommunallagen