Hankinta, tilahankkeiden konsepti- ja viitesuunnittelu, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella tilahankkeiden konsepti- ja viitesuunnitteluun seuraavat palveluntuottajat:

Osa-alue 1: seniorikeskusten, perhekeskusten ja terveys- ja hyvinvointikeskustentilojen konsepti- ja viitesuunnittelu

Uki Arkkitehdit Oy
Projekt Kuubis OÜ
Raami Arkkitehdit Oy

**********

Osa-alue 2: vammaispalvelun tilojen ja lastensuojelun laitostilojen konsepti- ja viitesuunnittelu

Projekt Kuubis OÜ

Osa-alue 3: pelastuslaitoksen kohteiden konsepti- ja viitesuunnittelu

Projekt Kuubis OÜ
Arkkitehdit Davidsson Tarkela Oy
Arkkitehtitoimisto Lehto Peltonen Valkama Oy

Lisäksi toimialajohtaja päätti, että Osa-alueelta 1, AFRY Finland Oy, Arkkitehdit Davidsson Tarkela Oy ja PES-arkkitehdit Oy suljetaan pois tarjouskilpailusta, osa-alueelta 2, AFRY Finland Oy, Arco Architecture Company Oy sekä Tähti-Set Oy suljetaan pois tarjouskilpailusta sekä osa-alueelta 3, AFRY Finland Oy suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Valinnat on tehty tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Tarjousvertailu on tämän päätöksen liitteenä (liite 1. Vertailutaulukko).

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo (alv 0 prosenttia) on 1 900 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen sillä ehdolla, että palveluntuottajat toimittavat asetettujen vaatimusten mukaisesti rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta hyväksyi tilahankkeiden konsepti- ja viitesuunnittelun hankinnan HEL 2023-006428 keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään 20.6.203 § 122 ja päätti oikeuttaa toimialajohtajan tekemään hankinnasta päätöksen, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset ja päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan seniorikeskusten, perhekeskusten ja terveys- ja hyvinvointikeskusten, erityis- ja tukiasumisen, lastensuojelun laitosten sekä pelastuslaitoksen hankkeiden esisuunnitteluvaiheen konsepti- ja viitesuunnittelu. Konseptisuunnittelun tarkoituksena on kehittää ja luoda toiminnallisia malleja, jotka palvelevat uusien sekä olemassa olevien tilojen toiminnallista suunnittelua parhaiten. Viite- ja konseptisuunnittelu sisältävät tilasovituksia, tontin soveltuvuuden ja saavutettavuuden arviointia ja viitesuunnitelman ja ulkoalueiden toimivuuden varmistamista siten, että siinä noudatetaan viranomaisohjeita. Suunnittelussa vaaditaan varmistamaan palvelun vaatiman logistiikan toteutettavuus, kuten esimerkiksi huolto, pysäköintijärjestelyt ja asiakasliikenne. Tilahankkeiden suunnittelussa on huomioitava toiminnan erityisvaatimuksien lisäksi sekä asiakkaan että henkilökunnan näkökulma.

Hankinta koskee edellä mainittuja esiselvitystehtäviä ja viitesuunnittelua asemakaavoituksen laatiman tonttisuunnitelman mukaan tai asemakaavamuutoksenpohjaksi. Viitesuunnittelussa laaditaan toiminnallinen mitoitus ja tonttisovitus, jonka perusteella arvioidaan alueen muut jatkosuunnittelutarpeet ja -vaiheet. Hankkeet ovat uudisrakennuksia tai peruskorjauskohteita, joilla vastataan Helsingissä lisääntyvään palvelutarpeeseen. Konsepti- ja viitesuunnittelu ei sisällä hankkeiden jatkosuunnittelua. Varsinainen tarveselvitys ja hankesuunnitteluvaihe kilpailutetaan erikseen rakennuttajan toimesta.

Hankinnassa oli kolme osa-aluetta, jotka olivat

osa-alue 1: seniorikeskusten, perhekeskusten ja terveys- ja hyvinvointikeskusten tilojen konsepti- ja viitesuunnittelu
osa-alue 2: vammaispalvelun tilojen ja lastensuojelun laitostilojen konsepti- ja viitesuunnittelu
osa-alue 3: pelastuslaitoksen kohteiden konsepti- ja viitesuunnittelu.

Hankintamenettely

Tilahankkeiden konsepti- ja viitesuunnittelun hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) periaatteiden mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailu käynnistettiin sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa 20.7.2023 julkaistulla tarjouspyynnöllä.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat palvelut sekä tarjoajille että palvelulle asetettavat vähimmäisvaatimukset. Tavanomaisten rahoituksellista ja taloudellista asemaa koskevien vaatimusten lisäksi tarjoajille asetettiin tarjouspyynnössä kuvatut yrityksen referenssivaatimukset ja kyseiseen osa-alueeseen nimettyjen suunnittelijoiden ammatillinen pätevyys ja suunnittelukokemukseen liittyvät referenssit. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajien oli tarjousaikana mahdollista esittää hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia tarkentavia lisätietokysymyksiä. Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 16.8.2023 klo 12.00 mennessä. Kysymyksiä esitettiin 13 kappaletta ja niihin vastattiin julkisesti 22.8.2023.

Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu-portaalin kautta 7.9.2023 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät:

AFRY Finland Oy (Osa-alueet 1,2 ja 3)
ARCO Architecture Company Oy (Osa-alueet 1 ja 2)
Arkkitehdit Frondelius+Keppo+Salmenperä Oy (osa-alue 1)

**********

Arkkitehdit Davidsson Tarkela Oy (osa-alueet 1 ja 3)
Arkkitehtitoimisto Lehto Peltonen Valkama Oy (osa-alue 3)
Arkkitehtitoimisto Tähti-Set Oy (osa-alue 1 ja 2)
AW2 Architects Oy (osa-alue 1)
PES-arkkitehdit Oy (osa-alue 1)
Projekt Kuubis OÜ (osa-alueet 1,2 ja 3)
Raami Arkkitehdit Oy (osa-alue 1)
Uki Arkkitehdit Oy (osa-alue 1)
Verstas Arkkitehdit Oy (osa-alue 1)

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 7.9.2023 klo 14.23 sähköisestä järjestelmästä.

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoajalle, tarjoukselle ja tarjottavalle palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti tarjoavalla yrityksellä tuli olla viimeisen kahdeksan (8) vuoden ajalta vähintään kuusi (6) referenssiä julkisten rakennusten suunnittelusta, viitesuunnittelusta, konseptisuunnittelusta tai tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaiheesta, joista vähintään kolme (3) tuli olla uudisrakennuksia. Yksittäisen referenssin sopimuksen arvo tuli olla vähintään 15 000 euroa.

Hankintayksikkö pyysi täsmennystä yrityksen referenssien osalta ********** yhden referenssiksi esitetyn kohteen toimeksiannon sisällöstä sekä PES-arkkitehdit Oy:lta, jolta kysyttiin yhden referenssiksi esitetyn kohteen nimeä. Molemmat täsmennykset hyväksyttiin yritysten referenssien osalta.

Lisäksi tarjoajien tuli nimetä jokaiseen tarjottuun osa-alueeseen kaksi suunnittelijaa. Osa-alueille nimettyjen suunnittelijoiden tuli olla koulutukseltaan arkkitehtejä (ylempi korkeakoulututkinto). PES-arkkitehdit Oy:lta pyydettiin täsmennystä nimetyn arkkitehdin koulutuksesta. PES-arkkitehdit Oy vastasi täsmennykseen esittämällä kyseisen henkilön tutkinnosta Opetushallitukselta pyydetyn päätöksen, jossa todettiin hakijan suorittama tutkinto rinnastettavan laajuudeltaan, vaativuudeltaan ja suuntautumiseltaan alempaan korkeakoulututkintoon johtavaan korkeakouluopintojen kokonaisuuteen. Täsmennyksen perusteella hankintayksikkö hylkäsi PES-arkkitehtien tarjouksen.

Lisäksi nimetyillä suunnittelijoilla tuli olla vähintään kaksi (2) referenssiä kyseisen osa-alueen suunnittelusta.

Osa-alueella 1 nimettyjen suunnittelijoiden referenssit tuli olla seniorikeskusten ja/tai perhekeskusten ja/tai terveys- ja hyvinvointikeskusten tilojen suunnittelusta. AFRY Finland Oy:n ja Arkkitehdit Davidsson Tarkela Oy:n tarjoukset hylättiin, koska osa-alueelle 1 nimettyjen suunnittelijoiden kaikki esitetyt referenssit eivät olleet seniorikeskusten ja/tai perhekeskusten ja/tai terveys- ja hyvinvointikeskusten tilojen suunnittelusta.

Lisäksi hankintayksikkö pyysi täsmennystä Arco Achitecture Company Oy:lta, Kuubis OÜ:lta ja Raami arkkitehdit Oy:lta referenssien suunnittelun sisällön osalta. Saatujen täsmennysten perusteella Arco Achitecture Company:n, Kuubis OÜ:n ja Raami arkkitehdit Oy:n tarjoukset hyväksyttiin tarjousvertailuun.

Osa-alueella 2 nimetyillä suunnittelijoilla tuli olla vähintään kaksi (2) referenssiä vammaistyön ja/tai lastensuojelun laitosten tilojen suunnittelusta. Afry Finland Oy ja Arco Achitecture Company hylättiin esitettyjen referenssien perusteella, koska kaikki tarjouksessa ilmoitettujen, nimettyjen suunnittelijoiden referenssit eivät olleet vammaistyön ja/tai lastensuojelun laitosten tilojen suunnittelusta.

Tähti-Set Oy:lta pyydettiin täsmennystä yhden nimetyn suunnittelijan referenssin kohteen osalta, mutta Tähti-Set Oy ei vastannut täsmennyspyyntöön pyydettyyn määräaikaan mennessä. Hankintayksikkö hylkäsi Tähti-Set Oy:n tarjouksen osa-alueella 2 tarjouskilpailusta.

Osa-alueella 3 nimetyillä suunnittelijoilla tuli olla vähintään kaksi (2) referenssiä pelastuslaitoksen tilojen suunnittelusta. Afry Finland Oy:lta pyydettiin täsmennystä referenssin sisällöstä, mutta saadusta täsmennyksestä ei selvinnyt, täyttääkö referenssi tarjouspyynnölle asetetun referenssivaatimuksen. Hankintayksikkö hylkäsi Afry Finland Oy:n tarjouksen.

Muut tarjoajat ja tarjoukset täyttivät asetetut vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tilaajavastuulakiin liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain niiltä tarjoajailta, jotka tulivat vertailun perusteella valituiksi palveluntuottajiksi.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Osa-alueen 1 tarjousvertailuun hyväksyttiin mukaan Arco architecture Company, Arkkitehdit Frondelius+Keppo+Salmenperä Oy, AW2 Architects Oy, ********** Projekt Kuubis OÜ, Raami arkkitehdit, Tähti-Set Oy, Uki arkkitehdit ja Verstas arkkitehdit Oy.

Osa-alueelle 2 tarjousvertailuun hyväksyttiin Projekt Kuubis OÜ.

Osa-alueelle 3 tarjousvertailuun hyväksyttiin Davidsson Tarkela Oy, projekt Kuubis OÜ ja Arkkitehtitoimisto Lehto Peltonen Valkama Oy.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus (kokonaisvertailupisteet), jossa hinnan painoarvo oli 100 prosenttia. Hinnan kokonaisvertailupisteitä käytetään vertailuperusteena, koska oleelliset laatuun vaikuttavat seikat on huomioitu kattavasti hankinnan kohteen määrittelyssä ja ehdottomilla laatuvaatimuksilla pystytään turvaamaan palvelun laatu.

Kukin osa-alue vertailtiin erikseen. Tarjousten vertailussa tarjouksen osa-aluekohtaiset pisteet jakautuvat seuraavasti: Hinta, max. 100 pistettä. Hintojen vertailussa huomioitiin kullekin tarjouspyynnön kohteelle (SKOL-luokalle) annettu yksikköhinta. Kullekin kohteelle oli tarjouspyynnössä määritelty painoarvo, jonka perusteella kohteen hinnan maksimipisteet määräytyivät. Esimerkiksi, kun kohteen painoarvo hinnan maksimipisteistä oli 10 %, kohde voi saada korkeintaan 0,1*100 = 10 pistettä hintavertailussa. Kunkin kohteen kohdalla halvin tarjottu hinta saa kyseisen kohteen hinnan maksimipisteet, muut suhteutetaan tähän kaavalla: pienin annettu arvo / tarjottu arvo * kohteen hinnan maksimipisteet. Kun kunkin kohteen hinnat oli vertailtu ja pisteytetty, tarjoajan tarjouksen kaikkien kohteiden saamat hintapisteet laskettiin yhteen. Tarjouksen saamat osa-aluekohtaiset kokonaisvertailupisteet muodostuivat siten yhteenlasketuista kohdekohtaisista hintapisteistä.

Jokaiselle osa-alueelle valittiin enintään neljä (4) palveluntuottajaa. Mikäli tarjouspyynnönmukaisia tarjouksia ei ollut neljää (4) kyseisellä osa-alueella, palveluntuottajia valittiin vähemmän.

Sopimus

Hankinnan tavoiteltu sopimuskausi on 21.1.2024–20.1.2026. Tilaajan niin päättäessä tilaajalla on mahdollisuus enintään kahden (2) vuoden optiokauden käyttöönottoon.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova päätös ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.