Hankinta, Malmitalon pienen salin katsomon uusiminen, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

HEL 2023-011978
More recent handlings
§ 58

Hankinta, Malmitalon pienen salin katsomon uusiminen

Kulttuurijohtaja

Päätös

Kulttuurijohtaja päätti hankkia pienkilpailutuksen perusteella Malmitalon Pieneen saliin 92 kappaletta Leffa-tuoleja paikoilleen asennettuina Audiokaluste Oy:lta arvonlisäverottomaan kokonaishintaan 43 148 euroa.

Kulttuurijohtaja päätti hylätä pienkilpailutuksen perusteella viisi (5) Scangree Marketing Ltd Oy:n tarjousta, koska tarjoukset eivät täyttäneet kilpailutuksen kaikkia vähimmäisvaatimuksia.

Päätöksen perustelut

Hankinnan tausta, kohde ja tarkoitus

Hankinta sisältää Kulttuurikeskus Malmitalon Pienen salin katsomon istuimet asennuksineen ”avaimet käteen” -periaatteella. Malmitalon Pieni sali toimii elokuvasalina ja tilana pienimuotoisille esityksille. Syy uusien istuimien hankinnalle on ajanmukaistaa ja kehittää Malmitalon elokuvatoimintaa houkuttelevammaksi. Yksi osa tätä on istumamukavuuden lisääminen hankkimalla saliin elokuvan katsomiseen soveltuvat, kiinteät istuimet vähintään 90 katsojalle.

Tässä pienkilpailutuksessa on otettu huomioon hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja ominaisuudet, kokonaishinta sekä laadulliset kriteerit. Parhaan tarjouksen valintaperusteena on ollut vähimmäisvaatimusten ja ominaisuuksien täyttyminen sekä kokonaishintaan ja laadullisiin kriteereihin perustuva pisteytys.

Hankintamenettely

Hankinnan toteuttamiseksi järjestettiin pienkilpailutus lähettämällä sähköpostitse 22.9.2023 tarjouspyyntö etukäteen kartoitetulle kolmelle (3) yritykselle: Audiokaluste Oy, Hamari auditorium furniture solutions Oy, Scangree Marketing Ltd Oy. Tarjouspyynnön saatetta ja kohteen kuvausta päivitettiin kaksi (2) kertaa: 25.9. klo 8:29 ja 25.9. klo 12:00 lähettämällä päivitetty tarjouspyyntö kaikille kolmelle edellä mainitulle yritykselle. 25.9. lähetetty saate ja hankinnan kohteen kuvaus korvaavat aiemmin lähetetyt saatteen ja hankinnan kohteen kuvauksen.

Tarjouksen jättämisen määräaika oli 6.10.2023 klo 12. Määräaikaan mennessä saatiin yhteensä kaksitoista (12) tarjousta tarjouspyynnön vastaanottaneilta yrityksiltä: Audiokaluste Oy (4 tarjousta), Hamari auditorium furniture solutions Oy (3 tarjousta), Scangree Marketing Ltd Oy (5 tarjousta).

Audiokaluste Oy:n tarjoukset (4) olivat tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusten mukaisia. Hamari auditorium furniture solutions Oy täsmensi tarjouksiaan (3) 9.10. tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusten mukaiseksi seuraavasti: tarjoukset ovat voimassa kolme (3) kuukautta jättöpäivämäärästä.

Scangree Marketing Ltd Oy:n viisi (5) tarjousta hylätään, koska ne eivät täytä hankinnan kohteen kuvauksen vähimmäisvaatimusta: tarjoushinnan tulee sisältää kaikki kustannukset ”avaimet käteen” -periaatteella, eli itse tuotteiden lisäksi toimitus Malmitalolle, katsomon asennus ja muut mahdolliset kustannukset. Scangree Marketing Ltd Oy:n tarjousten hintoja ei pystytty vertailemaan muiden tarjousten kanssa, koska kokonaishinnat eivät selvinneet tarjouksista seuraavan Scangree Marketing Ltd Oy:n tarjouksiin asettaman hintaehdon vuoksi: Raaka-aineiden hinnat ja kuljetuskustannukset vaihtelevat tällä hetkellä arvaamattomasti. Annetut hinnat perustuvat tämän hetken kustannuksiin. Mikäli hinnat nousevat huomattavasti, pidämme oikeuden hintojen muutoksiin. Materiaalien hinnat tarkastetaan tilauksen yhteydessä. Rahtien hinnat tarkastamme ennen lastausta.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailussa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta siten, että hintapisteet muodostivat enintään 40 pistettä ja laatupisteet enintään 60 pistettä.

Laatutekijöinä arvioitiin tarjottujen istuimien esteettistä yleisvaikutelmaa, istuimen materiaalien ja muotoilun soveltuvuutta Pienen salin tilaan ja käyttötarkoitukseen sekä kalusteiden mittasuhteita, istuimen yksittäisten rakenteiden luontevuutta ja tasapainoisuutta osana tuolin kokonaisuutta ja kalusteen mittasuhteiltaan perusteltua olemusta suhteessa haluttuun käyttötarkoitukseen. Hankinnan kohteena olevat istuimet pisteytettiin tarjousvertailussa laatutekijöiden osalta tarjouspyynnössä olevana kahtena eri kokonaisuutena.

Audiokaluste Oy:n tarjouksen kohteena oleva Leffa-tuoli sai hinta- ja laatupisteiden vertailussa yhteensä 96,28 pistettä. Hamari auditorium furniture solutions Oy:n tarjouksen kohteena oleva Drama-teatterituoli sai hinta- ja laatupisteiden vertailussa yhteensä 76,02 pistettä. Audiokaluste Oy:n tuolimalli Conference Kaareva sai hinta- ja laatupisteiden vertailussa yhteensä 55,35 pistettä.

Audiokaluste Oy:n Leffa-tuolien ja Hamari auditorium furniture solutions Oy:n Drama-teatterituolien lopulliset laatupisteet annettiin koeistumisen perusteella. Hamari auditorium furniture solutions Oy:n Drama-teatterituolit koeistuttiin paikan päällä 9.10.2023 Teatteri WHS Unionissa Helsingissä. Audiokaluste Oy:n Leffa-tuolit koeistuttiin paikan päällä 10.10.2023 Kino Juhassa Nurmijärvellä.

Tarjousten hinta- ja laatuvertailu osoittaa, että parhain tarjous on Audiokaluste Oy:n Leffa-tuoli.

Sopimussuhde sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (Jyse 2014 Tavarat) ja Helsingin kaupungin sopimuspohjaa, jotka olivat tarjouspyynnön liitteenä.

Toimivalta

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan 11.4.2023, 50 § päätöksen mukaisesti kulttuuripalvelukokonaisuuden kulttuurijohtajalla on hankintavalta kulttuuripalvelukokonaisuuden hankinnoista 150 000 euroon saakka.

Ask for more info

Tiina Laukkanen, Malmitalon johtaja, puhelin: 09 310 37841

tiina.laukkanen@hel.fi

Vesa Pirha, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 36408

vesa.pirha@he.fi

Decisionmaker

Mari Männistö
kulttuurijohtaja

Attachments

1. Hankinnan kohteen kuvaus HEL 2023-011978
The attachment will not be published on the internet.
2. Tarjouspyynnön saate HEL 2023-011978
The attachment will not be published on the internet.
3. Avauspöytäkirja HEL 2023-011978
The attachment will not be published on the internet.
4. Tarjousten vertailutaulukko HEL 2023-011978
The attachment will not be published on the internet.

The decision documents refer to appendices that are not available online. The City of Helsinki does not publish any appendices that contain confidential information or information that could compromise the protection of privacy or a private trader's business or trade secret when published. The published documents also exclude appendices that cannot be made available in an electronic format due to technical reasons. (Act on the Openness of Government Activities 621/1999, Information Society Code 917/2014, Data Protection Act 1050/2018, Act on the Status and Rights of Social Welfare Clients 812/2000, Act on the Status and Rights of Patients 785/1992, Act on Public Procurement and Concession Contracts 1397/2016). You can also request decision documents from the City of Helsinki Registrar's Office.