Hankinta, puitejärjestely 1.7.2024-30.6.2025, kiinteistötransaktioiden asiantuntija- ja neuvontapalvelut, kaupunkiympäristön toimiala

Maankäyttöjohtaja hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja päätti, että seuraavien tarjoajien kanssa tehdään kiinteistötransaktioiden asiantuntija- ja neuvontapalveluita koskevat puitesopimukset osa-aluekohtaisesti.

Osa-alue 1: Kiinteistökonsultointi

1. Conmer Oy
2. Arctos Advisors Oy
3. Granlund Oy

Osa-alue 2: Kiinteistöjen myynti- ja ostoneuvonanto

1. Deloitte Oy
2. Newsec Advisory Finland Oy
3. Jones Lang LaSalle Finland Oy

Osa-alue 3: Juridinen asiantuntijapalvelu

1. Deloitte Oy
2. BDO Oy
3. Valu Partners Asianajotoimisto Oy

Maankäyttöjohtaja päätti hylätä Advium Corporate Finance Oy:n tarjouksen hankinnan osa-alueella 2 ”Kiinteistöjen myynti- ja ostoneuvonanto” hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisena.

Arvio hankinnan kokonaisarvosta sopimuskaudella optiokaudet mukaan lukien on arvonlisäverottomana 2 200 000 euroa ja enimmäisarvo 2 750 000 euroa.

Puitesopimus tulee voimaan, kun puitesopimus on allekirjoitettu. Puitesopimus päättyy 31.7.2026. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta yhdellä kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella. Tilaaja päättää, hyödyntääkö se hankintaan kuuluvan optiokauden.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen puitesopimuksen. Puitesopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota palveluntuottajalle yksinoikeutta toimeksiantojen toteuttamisesta tilaajalle.

Puitesopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste.

Hankinnan perustiedot

Puitejärjestelyllä hankitaan kaupunkiympäristön toimialan käyttöön korkeatasoista, syvää ja laaja-alaista, sekä teoreettista että käytännön asiantuntemusta erilaisiin ja eri kokoluokan kiinteistökehitystehtäviin, kiinteistöjen kilpailutuksiin ja kiinteistötransaktioiden neuvontapalveluihin sekä kiinteistösopimuksiin liittyviin juridisiin toimeksiantoihin.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 31.7.2026 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa kahdella optiovuodella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintoina varsinaisen sopimuskauden ajaksi.

Hankintaan sisältyvät palvelut on jaettu kolmeen osa-alueeseen seuraavasti:

Osa-alue 1: Kiinteistökonsultointi
Osa-alue 2: Kiinteistöjen myynti- ja ostoneuvonanto
Osa-alue 3: Juridinen asiantuntijapalvelu

Tarjoaja on voinut antaa tarjouksen haluamistaan osa-alueista. Puitejärjestelyn kuhunkin osa-alueeseen valitaan kolme (3) sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 30.4.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2024-000017. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinnasta on 2.5.2024 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 31.5.2024 klo 12.00 mennessä tarjouksen jätti 14 tarjoajaa:

Advium Corporate Finance Oy (osa-alue 2)
A-Insinöörit Rakennuttaminen Oy (osa-alue 1)
Arctos Advisors Oy (osa-alue 1)
BDO Oy (osa-alue 3)
CAPEX advisors Oy (osa-alue 1)
Conmer Oy (osa-alue 1)
Deloitte Oy (osa-alueet 2 ja 3)
Granlund Oy (osa-alue 1)
Jones Lang LaSalle Finland Oy (osa-alueet 1 ja 2)
KPMG Oy Ab (osa-alue 3)
Newsec Advisory Finland Oy (osa-alueet 1 ja 2)
Properta Asianajotoimisto Oy (osa-alue 3)
Rapp Valvontakonsultit Oy (osa-alue 1)
Valu Partners Asianajotoimisto Oy (osa-alue 3)

Hankinnan osa-alueella 1 ”Kiinteistökonsultointi” kaksi tarjouksista olivat tarjoushinnaltaan täysin samat, eikä tarjouspyynnössä ollut määritelty tarjouksiin perustuvaa menettelytapaa tasahintaisten tarjousten varalle. Tämän perusteella järjestettiin arvonta palveluntuottajan valinnasta hankinnan osa-alueella 1 ”Kiinteistökonsultointi” sijasta 3. Granlund Oy:n ja Rapp Valvontakonsultit Oy:n kesken 19.6.2024 kaupunkiympäristön toimialan toimitalolla. Arvonnan tuloksena puitesopimustoimittajaksi hankinnan osa-alueella 1 sijalle 3. valittiin Granlund Oy. Arvonnasta laadittiin arvontapöytäkirja.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää tarjouspyynnön liitteenä olevassa ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä esitettiin palvelulle asetetut pakolliset vähimmäisvaatimukset osa-alueittain.

Hankintayksikkö havaitsi tarjouksia tarkistaessaan, että Advium Corporate Finance Oy:n tarjoamat hinnat olivat hankintayksikön näkemyksen mukaan poikkeuksellisen alhaiset hankinnan osa-alueella 2 ”Kiinteistöjen myynti- ja ostoneuvonanto”.

Hankintayksikkö pyysi Advium Corporate Finance Oy:ltä selvitystä hankinnan osa-alueen 2 ”Kiinteistöjen myynti- ja ostoneuvonanto” asiantuntijan välityspalkkioprosentista sekä tuntihinnasta. Advium Corporate Finance Oy vetoaa antamassaan selvityksessä muun muassa siihen, että tarjous on laadittu kokonaisuutena, painottuen suurempiin transaktioihin, jotka tarjoajan mukaan tuottavat eniten lisäarvoa. Arvoltaan pienemmät transaktiot ovat kuitenkin olennainen osa hankinnan kohteena olevaa palvelua sekä tarjouksen kokonaishinnoittelua.

Tarjouksen kokonaisarvion perusteella hintapoikkeamat ovat olennaisia eikä Advium Corporate Finance Oy:n toimittama selvitys selitä riittävästi poikkeuksellisen alhaista hintatasoa.

Hankintalain (1397/2016) 96 §:n mukaan hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.

Edellä mainituin perustein sekä hankinnan asianmukaiseen toteuttamiseen liittyvien riskien välttämiseksi hankintayksikkö katsoo, että sillä on perusteltu syy hylätä Advium Corporate Finance Oy:n tarjous hankinnan osa-alueella 2 ”Kiinteistöjen myynti- ja ostoneuvonanto” poikkeuksellisen alhaisen hinnan vuoksi.

Kaikki muut tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Valintaperusteena on tarjouspyynnön mukaisesti kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin hinta. Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat hyväksytään tarjouskilpailuun ja osa-alueet vertaillaan omana kokonaisuutena. Hankintaa koskevat laatutekijät on otettu huomioon asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Osa-alueella 1 ja 3 vertailuhintana käytetään osa-alueelle tarjottua tuntihintaa. Tarjoajan vertailuhinta muutetaan hintapisteiksi kaavalla: pienin annettu vertailuhinta / tarjottu vertailuhinta * 100. Hintapisteet lasketaan kolmen (3) desimaalin tarkkuudella.

Osa-alueella 2 pyydettiin ilmoittamaan välityspalkkio seuraavasti:

- velaton kauppahinta (toteutunut kauppa) yli yksi (1) miljoonaa euroa, maksimipisteet 50 (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet

- velaton kauppahinta (toteutunut kauppa) yli kymmenen (10) miljoonaa euroa, maksimipisteet 30 ((pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet)

- tuntihinta euroa/tunti, muut tehtävät erikseen sovitusti, maksimipisteet 20 (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet

Pistemäärän perusteella tarjoajat asetetaan etusijajärjestykseen suurimmasta pistemäärästä pienempään.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Osa-alueilla 1 ja 3 kullekin palveluntuottajalle kohdennetaan toimeksiantoja osa-aluekohtaisten prosenttilukujen mukaisessa suhteessa. Prosenttiosuudet lasketaan osa-alueittain kaikkien tilaajien tilausten euromääräisestä kokonaisarvosta seuraavasti:

1. sija 60 - 40 %
2. sija 35 - 25 %
3. sija 25 - 15 %

Prosenttijakauman mukaisesta järjestyksestä voidaan poiketa sopimuksessa määritellyissä tilanteissa.

Osa-alueella 2 toimeksiannot tilataan ensisijaisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisessa järjestyksessä ensimmäisenä olevalta palveluntuottajalta.

Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 19.12.2023 § 700 mukaan maankäyttöjohtajalla on hankintavaltuudet enintään 3 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Maankäyttöjohtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.