Hankinta, yhteishankinta, soittimet ja musiikkivälineet, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti, ettei Musamaailma Oy:n 9.12.2024 pyytämiä liikesalaisuusperusteella salassa pidettäviä F-Musiikki Oy:n ja Musiikki Silfverberg Oy:n tarjoustietoja luovuteta.

Soitinten ja musiikkivälineiden hankinnassa (H017-24) tarjouksen antanut Musamaailma Oy (asianosainen) pyysi sähköpostitse 9.12.2024 ja toistamiseen kirjaamon kautta 17.12.2024 saada nähtäväkseen tarjouskilpailuun osallistuneiden F-Musiikki Oy:n ja Musiikki Silfverberg Oy:n tarjoukset tuotetietoineen.

Musamaailma Oy:lle vastattiin 18.12.2024 sähköpostitse. Vastauksen liitteenä annettiin pyydetyt tiedot julkisilta osin: tarjouslomakkeet ja tarjousten vertailutaulukko siten, että liikesalaisuustiedot oli peitetty luovutetuista asiakirjoista. Samalla ilmoitettiin, että hankintayksikkö pitää F-Musiikki Oy:n ja Musiikki Silfverberg Oy:n tarjoustietoja muilta osin yksityisen liikesalaisuuden piiriin kuuluvina tietoina julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan nojalla. Rivikohtaisia tuotetietoja, referenssitietoja tai reklamaatioprosessitietoja ei annettu.

Musamaailma Oy pyysi vastauksena hankintayksikön tiedusteluun, että se haluaa Helsingin kaupungin viranomaispäätöksen niiden tietojen osalta, joita ei liikesalaisuusperusteella luovuteta.

Tällä päätöksellä vastataan Musamaailma Oy:n pyyntöön siltä osin kuin hankintayksikkö katsoo, ettei tietoja voida luovuttaa.

Julkisuuslain 11 §:n mukaan asianosaisella on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liikesalaisuutta koskeviin tietoihin. Tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on kuitenkin aina annettava. Musamaailma Oy:lle on hankintapäätöksen yhteydessä toimitettu tieto vertailussa käytetystä tarjouksen kokonaishinnasta.

Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan mukaan salassa pidettäviä viranomaisen asiakirjoja ovat sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liikesalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen niistä aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa.

Julkisuuslain perustelujen mukaan liikesalaisuudella tarkoitetaan tietoa a) joka on salaista, koska se ei ole kokonaisuutena tai osiensa täsmällisenä kokoonpanona ja yhdistelmänä tällaisia tietoja tavanomaisesti käsitteleville henkilöille yleisesti tunnettua tai helposti selville saatavissa, b) jolla on taloudellista arvoa elinkeinotoiminnassa, koska se on salaista ja c) jonka laillinen haltija on ryhtynyt kohtuullisiin toimenpiteisiin tiedon pitämiseksi salassa.

Elinkeinonharjoittajan salassapitotahto ei kuitenkaan ole yksistään ratkaiseva, vaan viranomaisen on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit objektiivisesti. Epäselvissä tapauksissa viranomaisen on asianmukaista kuulla yritystä sekä ottaa arvioinnissa huomioon yrityksen salassapitotahto.

F-Musiikki Oy ja Musiikki Silfverberg Oy ilmoittivat, että rivikohtaiset tuotetiedot, referenssitiedot ja reklamaatioprosessitiedot kuuluvat yksityisen liikesalaisuuden piiriin. Hankintayksikkö teki tämän jälkeen itsenäisesti arvionsa ja päätyi luovuttamaan 18.12.2024 edellä mainitut julkisiksi luettavat asiakirjat ja tiedot Musamaailma Oy:lle. Tietoja, joita hankintayksikön käsityksen mukaan ei voida luovuttaa rikkomatta julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan liikesalaisuutta koskevaa säännöstä, ei luovutettu.

Hankintayksikön arvion mukaan yksityiskohtaisilla tuotetiedoilla ja niiden rivikohtaisilla yhdistelmillä voi olla elinkeinotoiminnassa taloudellista arvoa. Tarjousasiakirjojen sisältämiä tuotetietoja ja yksikköhintoja on julkisuuslain perustelujen ja useiden tuomioistunpäätösten mukaan pidetty tarjouksen tehneen elinkeinonharjoittajan liikesalaisuutena (esimerkiksi KHO 2007:83). Tiedoista ja niiden yhdistelmistä on mahdollista tehdä päätelmiä tarjoajan liiketoimintamalleista ja tarjousstrategioista, jolloin tiedot objektiivisesti arvioiden voivat sisältää liikesalaisuuden piirissä olevia tietoja. Tällä perusteella hankintayksikkö ei luovuta yksittäisiä tuote- ja hintatietoja sisältävää hintaliitettä. Hankintayksikkö on lisäksi ottanut huomioon tiedonhaltijoiden tahdonilmaisut. Hankintayksikkö on hankintamenettelyssä tarkastanut, että tuotteet täyttävät niille tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.

Tarjoajan soveltuvuutta osoittavia referenssitietoja on oikeuskäytännössä yleisesti pidetty liikesalaisuuksina. Referenssitietoja sopimuskumppanitietoineen voidaan objektiivisesti arvioiden pitää yrityksen kaupalliseen ja muuhun toimintastrategiaan liittyvinä salattavina tietoina. Tällä perusteella hankintayksikkö ei luovuta referenssitietoja. Hankintayksikkö on hankintamenettelyssä tarkastanut, että tiedot ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia.

Tarjouksessa esitettyjä prosessikuvauksia puolestaan voidaan pitää liikesalaisuuden piiriin kuuluvana hankinnan toteuttamiseen liittyvänä teknisenä prosessitietona, jolla niin ikään on selvä yhteys yrityksen toimintastrategiaan ja elinkeinotoiminnan taloudelliseen arvoon. Näin ollen hankintayksikkö ei luovuta tarjoajien reklamaatioprosesseihin liittyviä tietoja. Hankintayksikkö on hankintamenettelyssä tarkastanut, että tiedot ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia.

Hankintalain (1397/2016) 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Julkisuuslain (621/1999) 14 §:n mukaan viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on, jollei 15 §:n 3 momentissa tai muualla laissa toisin säädetä. Kaupunginkanslian hallussa olevien asiakirjojen antamisesta päättää kansliapäällikkö.