A technical disturbance has downed the City of Helsinki's switchboard, causing calls to drop or not go through. We are working to resolve the problem. We apologize for the inconvenience.

Hankinta, FPM Clausion Cloud käyttöönottoprojekti ja ylläpito, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

HEL 2024-003724
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
More recent handlings
Other decisions for the policymaker
§ 30

FPM Clausion Cloud käyttöönottoprojekti ja ylläpito kasvatuksen ja koulutuksen toimialalle

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Päätös

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja päätti hyväksyä FPM Cloud -järjestelmän uuden version käyttöönottoprojektin ja ylläpidon pilviversion hankinnan saadun tarjouksen mukaisesti hankintalain 40 §:n 2 momentin perusteella.

Lisähankinnan kokonaiskustannus on enintään noin 197 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Arvo sisältää muutosprojektin noin 97 000 euroa (alv 0 %) ja korotetun lisenssimaksut 100 000 euroa (alv 0 %) laskettuna neljän vuoden arvon mukaan.

Päätöksen perustelut

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla on käytössä FPM-Clausion taloudensuunnittelu ja -seuranta sekä raportointijärjestelmä. Järjestelmä on ollut käytössä toimialan alusta saakka (tietohallintopäällikkö 21.6.2017 §3). Järjestelmä siirtyi toimialalle opetusvirastosta ja varhaiskasvatusvirastosta (ent. sosiaalivirasto), joissa sen käyttöön siirryttiin kaupunkiyhteisen linjauksen perusteella vuonna 2012. (Opetustoimen johtaja 12.4.2011 §1510 ja sosiaalijohtaja 27.5.2011 §108).

Järjestelmällä tehdään toimialan budjetit ja seurataan talouden toteutumista. Toimialla järjestelmää käyttää 878 peruslisensseillä ja näiden lisäksi käytössä on neljä admin-lisenssiä. Nykyinen vuosikustannus lisensseistä on noin 97 000 euroa.

Nykyinen FPM Clausion tullaan korvaamaan FPM Clausion Cloud ratkaisulla, koska järjestelmätoimittaja on lopettamassa asteittain nykyisen version tuen. Insightsofware on nykyinen järjestelmätoimittaja. Uusi ratkaisu mahdollistaa nykyaikaisen budjetoinnin ja ennusteiden laatimisen kasvatuksen ja koulutuksen toimialan yksiköille ja palvelukokonaisuuksille. Muutos edellyttää erillistä projektia ja toimittajalta hankittavaa lisätyötä projektin toteuttamiseksi. Toimittajalta on saatu arvio lisätyöstä ja kustannuksista. Arvion mukaan toimittajan työpanos on noin 490 tuntia ja kustannus 97 020 euroa. Työmäärää on mahdollista pienentää 15-20 %, jos testauksen tuen resurssiapua tehdään omana työnä pääkäyttäjän toimesta. Muutostyön lisäksi pilviversio edellyttää 25 000 euron suuruista lisenssimaksun korotusta nykyisiin lisenssimaksuihin vuosittain. Kokonaiskustannus FPM Cloud siirtymästä on 97 020 euroa ja Cloud ympäristön lisenssimaksut korotuksen jälkeen yhteensä 120 729 euroa vuodessa.

Hankintalain (1397/2016) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan erillisellä tilauksella.

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kasvatus- ja koulutuslautakunta on oikeuttanut toimialajohtajan päättämään arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa alittavista hankinnoista (HEL 2023-005321, 23.5.2023 § 101).

Ask for more info

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 09 310 43033

kari.salovaara@hel.fi

Tero Vuontisjärvi, talous- ja suunnittelujohtaja, puhelin: 09 310 80295

tero.vuontisjarvi@hel.fi

Decisionmaker

Satu Järvenkallas
kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja
Download decision (pdf)