A technical disturbance has downed the City of Helsinki's switchboard, causing calls to drop or not go through. We are working to resolve the problem. We apologize for the inconvenience.

Hankinta, laitepassijärjestelmä, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

HEL 2024-004014
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
More recent handlings
Other decisions for the policymaker
§ 29

Laitepassijärjestelmän hankinta

Tietohallintojohtaja

Päätös

Tietohallintojohtaja päätti hyväksyä käydyn tarjouskilpailun perusteella laitepassijärjestelmän toimittajaksi Qreform Oy:n.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaiskustannus on 376 750 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi vuotta allekirjoittamisesta lukien ja sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja on toimittanut tarjoajalle asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaiset lisäselvitykset hankintayksikölle ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Päätöksen perustelut

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön tuleva laitepassijärjestelmä, joka hankitaan toimittajan tarjoamana kokonaispalveluna. Laitepassijärjestelmää käytetään lääkinnällisten laitteiden (Asetus (EU) 2017/745 lääkinnällisistä laitteista) osaamisen varmistamiseen ja dokumentointiin.

Laitepassijärjestelmä tulee lääkinnällisiä laitteita työssään käyttävien sosiaali- ja terveydenhuoltoalan ammattilaisten sekä heidän esihenkilöiden käyttöön. Laitepassijärjestelmän käyttöönotto tapahtuu vuosien 2024–2025 aikana. Järjestelmän arvioitu lopullinen käyttäjämäärä on noin 7 000. Käyttäjämäärä voi kuitenkin poiketa oleellisesti arviosta.

Koulutussisällön ja osaamistodistuksen muodostama kokonaisuus eli laitepassi voi olla riskiluokituksesta (STM 2023: Lääkinnällisten laitteiden turvallinen käyttö – opas laiteosaamisen varmistamiseen) riippuen laite- tai laiteryhmäkohtainen. Laitepassien sisältö ja suoritustapa vaihtelevat riskiluokituksen mukaan. Osaaminen kuitataan itsearviointina tai suoritetaan yksi tai monivaiheisena opiskeluna. Jokainen laitepassi sisältää tai siihen on lisättävissä erilaista materiaalia (esimerkiksi kuten käyttöohje, videolinkkejä, tentti ja näyttökokeen vastaanottajan materiaali). Työntekijä kuittaa itse kaikki vaiheet suoritetuksi.

Lisäksi hankittavassa järjestelmässä on esihenkilöille tarkoitettuja työkaluja laiteosaamisen seuraamiseksi työntekijä- ja yksikkötasolla, ylemmän johdon raportointityökalu ja asiantuntijoiden koostenäkymä. Järjestelmä sisältää mahdollisuuden ottaa käyttöön myös muiden osa-alueiden kuin lääkinnällisten laitteiden osaamisen hallinta ja dokumentointi myöhemmässä vaiheessa.

Hankintaa edeltänyt markkinakartoitus suoritettiin loppuvuonna 2023.

Hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, tarkoittaman EU-kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 12.4.2024 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin vähimmäisvaatimukset tarjoajien soveltuvuudelle ja määriteltiin hankittava kokonaispalvelu sekä laitepassijärjestelmän vaatimukset sekä sopimusehdot. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Hankintayksikkö valitsi lopullisista tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras. Tarjoajan hinta- ja laatuvertailupisteet lasketaan yhteen ja suurimmat kokonaispisteet saanut tarjoaja voittaa kilpailun.

Kokonaishinnan painoarvo oli 60 pistettä ja siihen sisältyi tarjouspyynnön hintakohdat A–F:

A) Käyttöönottoprojektin kiinteä kokonaishinta
B) Jatkuvan palvelun kuukausiveloitus
C) Käyttäjäkohtainen palvelun käyttöoikeus
D) Asiantuntija- ja projektiasiantuntijatyön tuntihinta
E) Sisällöntuotannon tuntihinta
F) Muu koulutuksen tuntihinta.

Laatupisteiden kokonaismäärä oli enintään 40 pistettä. Laatupisteitä annettiin tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajan toteuttamista käyttövalmiista laitepasseista.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjousaikana hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 29.4.2024 klo 12:00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta. Lisätietokysymyksiä ei esitetty.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 17.5.2024 klo 16.00 mennessä tarjouksen jätti yksi tarjoaja: Qreform Oy.

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 20.5.2024 sähköisestä järjestelmästä.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tarjouksen tarkastamisen jälkeen todettiin, että Qreform Oy täyttää asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut soveltuvuusvaatimukset täyttäneen tarjoajan tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden. Qreform Oy:n tarjous vastaa hankinnan kohteelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Tarjousten valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voi muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa. Hankintamenettelyn aikana on kohdeltu kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittu suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Qreform Oy täyttää tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen. Lisäksi tarjouksen arvo vastaa hankinnalle asetettua ennakoitua arvoa. Qreform Oy:n tarjous on ainoa tarjouskilpailuun jätetty tarjous, eikä siten tarjousten vertailua voida suorittaa.

Laitepassijärjestelmän toimittajaksi valitaan Qreform Oy:n.

Sopimus ja sopimuskausi

Qreform Oy:n kanssa tehdään hankintasopimus. Hankintasopimuksen määräaikainen sopimuskausi on kaksi vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien.

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi
voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään tilaajan puolelta kuuden kuukauden ja toimittajan puolelta kahdentoista kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimus valitun toimittajan kanssa. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen
tiedoksi.

Toimivaltaperuste

Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 12.12.2023 § 260.

Ask for more info

Jaana Alapulli, laitehallinnan asiantuntija, puhelin: 09 310 26135

jaana.alapulli(a)hel.fi

Jukka-Pekka Lehtomaa, johtava hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 24074

jukka-pekka.lehtomaa@hel.fi

Decisionmaker

Petri Otranen
tietohallintojohtaja
Download decision (pdf)