Tarkastuslautakunnan arviointikertomus ja arviointisuunnitelma 2024

Stadsfullmäktige beslutar

Enligt 121 § i kommunallagen (410/2015) ska revisionsnämnden bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om samt bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts i kommunen och kommunkoncernen och huruvida verksamheten är ordnad på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt. Nämnden ska ge fullmäktige en utvärderingsberättelse för respektive år, i vilken resultaten av bedömningen framförs. Utvärderingsberättelsen ska behandlas i fullmäktige i samband med bokslutet.

Helsingfors stads bokslut 2024 behandlas i fullmäktige 18.6.2025. På samma sammanträde behandlas revisionsberättelsen för år 2024 som stadens revisor har tagit fram, revisionsnämndens utvärderingsberättelse och de utlåtanden som stadsstyrelsen och nämnderna gett om denna. Dessutom beslutar fullmäktige på sammanträdet utifrån revisionsnämndens förslag om beviljandet av ansvarsfrihet för redovisningsskyldiga för räkenskapsåret 2024.

Utvärderingsberättelse

Revisionsnämndens två kommittéer har i samverkan med revisionskontoret berett en utvärderingsberättelse av utvärderingstemana som ingår i 2024 års utvärderingsplan. Nämnden godkände utvärderingsberättelsen 15.4.2025. Utvärderingsberättelsen utgör bilaga till förslaget.

Revisionsnämnden har i enlighet med 21 kap. 2 § i förvaltningsstadgan för Helsingfors stad anmodat stadsstyrelsen och nämnderna i fråga att före 27.5.2025 ge utlåtande om utvärderingsberättelsen. Utlåtandena utgör bilagor till förslaget.

Revisionsnämnden föreslår dessutom att stadsfullmäktige ska uppmana stadsstyrelsen att före utgången av december förelägga fullmäktige en utredning om vilka åtgärder de personer som ansvarar för verksamheten och de redovisningsskyldiga har vidtagit med anledning av utvärderingsberättelsen. Förfarandet motsvarar bestämmelsen i 121 § i kommunallagen, enligt vilken stadsstyrelsen bör ge fullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder.

Revisionsberättelse

Enligt kommunallagen ska revisorn granska om kommunens förvaltning har skötts enligt lag och fullmäktiges beslut, om kommunens bokslut och det därtill hörande koncernbokslutet ger en riktig och tillräcklig bild av kommunens resultat, ekonomiska ställning, finansiering och verksamhet enligt bestämmelserna och föreskrifterna om upprättande av bokslut, och om uppgifterna om grunderna för statsandelarna är riktiga. Revisorn ska dessutom kontrollera att kommunens interna kontroll och riskhantering samt koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt.

Om revisorn konstaterar att kommunens förvaltning och ekonomi har skötts i strid med lag eller fullmäktiges beslut och felet eller den åsamkade skadan inte är ringa, ska det i revisionsberättelsen riktas en anmärkning om saken mot den redovisningsskyldige. Revisorn ska identifiera den vederbörande redovisningsskyldiga. Revisionsnämnden ska inhämta en förklaring för en anmärkning mot den redovisningsskyldiga av den som saken gäller och ett utlåtande av stadsstyrelsen.

Enligt kommunallagen ska revisorn i revisionsberättelsen ta ställning till om ansvarsfrihet kan beviljas den redovisningsskyldiga. Fullmäktige fattar beslut om de åtgärder som revisionsnämndens beredning, revisionsberättelsen och anmärkningar i den föranleder. När fullmäktige godkänner bokslutet ska fullmäktige besluta om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga.

KPMG Oy Ab, som är revisor för Helsingfors stad, har förelagt revisionsnämnden en revisionsberättelse för räkenskapsåret 2024. Revisionsberättelsen är ställd till stadsfullmäktige och den undertecknades 29.4.2025 av ansvarige revisorn Jorma Nurkkala, OFGR, CGR. I revisionsberättelsen har revisorn som resultat av revisionen konstaterat följande: "Som en anmärkning i enlighet med 125 § i kommunallagen framställer vi att det finns en betydande osäkerhet i anknytning till det lagenliga ordnandet av förvaltningen och den interna kontrollen samt riskhanteringen. Detta utreds i centralkriminalpolisens förundersökning. Stadens förvaltning har i övrigt skötts enligt lag och fullmäktiges beslut. Stadens interna kontroll och riskhantering har i övrigt ordnats på behörigt sätt."

I fråga om beviljande av ansvarsfrihet har revisorn konstaterat följande: ”Med anledning av anmärkningen som anknyter till förvaltningens lagenlighet, den interna kontrollen och riskhanteringen förordar vi inte att ansvarsfrihet beviljas till strategidirektören, digitaliseringsdirektören, sektorchefen för fostrans- och utbildningssektorn, direktören för gemensamma tjänster i fostrans- och utbildningssektorn samt dataförvaltningsdirektören för fostrans- och utbildningssektorn eftersom centralkriminalpolisens förundersökning om ett eventuellt dataskyddsbrott i stadens verksamhet pågår. De redovisningsskyldiga för vilka vi inte förordar ansvarsfrihet utgör en omfattande grupp därför att ansvarsfördelningen i frågan inte är klar. Vi förordar att de övriga redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för den av oss granskade räkenskapsperioden.”

Revisionsberättelsen utgör bilaga till förslaget.

Revisorn relaterade revisionsberättelsen för revisionsnämnden vid sammanträdet 13.5.2025. Revisorn föreslår i revisionsberättelsen att bokslutet ska godkännas. Revisorn har utöver revisionsberättelsen gett en sammandragsrapport daterad 25.4.2025 om revisionen rörande räkenskapsåret 2024. Rapporten har på begäran av revisorn sänts från revisionskontoret bland annat till stadens ledning, till sektorernas ledning och till förvaltnings- och ekonomicheferna. Revisorn relaterade sammandragsrapporten för revisionsnämnden vid sammanträdet 13.5.2025. Sammandragsrapporten utgör bilaga till förslaget.

Beviljande av ansvarsfrihet

Enligt kommunallagen har revisionsnämnden till uppgift att bereda de ärenden som gäller behandlingen av revisionsberättelsen i fullmäktige. Nämnden ska förelägga stadsfullmäktige sitt eget beslutsförslag om de åtgärder som revisionsberättelsen, anmärkningen i revisionsberättelsen och förklaringarna om anmärkningen samt utlåtandet om anmärkningen föranleder.

Revisionsnämnden beslutade 13.5.2025 begära de ifrågavarande tjänsteinnehavarna att ge en förklaring om anmärkningen i revisionsberättelsen senast 23.5.2025 och stadsstyrelsen att ge ett utlåtande senast 27.5.2025.

Tjänsteinnehavarna har gett en förklaring om anmärkningen. I förklaringen framför de sin egen syn på frågan. Förklaringarna utgör bilagor till förslaget.

Stadsstyrelsen konstaterar i sitt utlåtande 26.5.2025 att staden ska säkerställa att ledningen och ansvaren för stadens aktörer är tydligt fastställda när det gäller datasäkerhet och dataförvaltning och att stadens dataskydd är på en tillräcklig nivå. Stadens intresse ska övervakas så att händelserna vid dataintrånget undersöks och bristerna i den eftersatta digitala utvecklingen åtgärdas.

Enligt 125 § i kommunallagen gäller beviljandet av ansvarsfriheten dem som är redovisningsskyldiga. Enligt lagen är medlemmar i organ och de ledande tjänsteinnehavarna inom organets uppgiftsområde redovisningsskyldiga. Föredragande i organ och tjänsteinnehavare med ansvar över självständiga uppgiftshelheter inom organets verksamhetsområde kan anses som redovisningsskyldiga tjänsteinnehavare. Stadsfullmäktige godkände förteckningen över redovisningsskyldiga vid Helsingfors stad på sitt sammanträde 22.9.2021. En uppdaterad förteckning offentliggörs årligen i budgeten och bokslutet godkända av stadsfullmäktige. Definitionen på dem som är redovisningsskyldiga tillämpas med beaktande av att stadens ansvariga revisor i sin revisionsberättelse också kan rikta en anmärkning mot andra tjänsteinnehavare än dem som omfattas av definitionen och yrka på att ansvarsfrihet inte beviljas.

Revisorn konstaterar i revisionsberättelsen för stadsfullmäktige följande: "Enligt Helsingfors stads förvaltningsstadga ansvarar stadsstyrelsen för att staden uppfyller skyldigheterna i dataskyddslagstiftningen och övervakar att skyldigheterna efterlevs. Enligt förvaltningsstadgan svarar stadskansliets strategiavdelning för styrning av digitaliseringen och informationsförvaltningen. Enligt stadskansliets verksamhetsstadga ansvarar strategiavdelningens digitaliseringsenhet för att styra digitaliseringen och informationsförvaltningen på stadsnivå, stadsövergripande applikationstjänster, digitala tjänster och tekniska plattformar och lösningar för dem, digital tjänsteutformning och stadsövergripande lösningar för data och analys. Stadsstyrelsen har genom sitt beslut delegerat uppgifter som gäller personregister till tjänsteinnehavare. Enligt registerbeskrivningen av hantering av användar-id har stadsstyrelsen delegerat den personuppgiftsansvariges uppgifter till stadskansliets strategidirektör och den registeransvarige är enligt registerbeskrivningen stadskansliets digitaliseringschef som lyder under strategidirektören. Enligt Helsingfors stads fostrans- och utbildningssektors verksamhetsstadga ansvarar dataförvaltningschefen (nuvarande dataförvaltningsdirektören) för sektorns dataförvaltningstjänster. Enligt fostrans- och utbildningssektorns verksamhetsstadga främjar och samordnar fostrans- och utbildningssektorns dataförvaltningstjänster dataskyddet inom sektorn. Direktören för fostrans- och utbildningssektorns gemensamma tjänster är chef för sektorns dataförvaltningsdirektör och lyder under sektorchefen för fostrans- och utbildningssektorn."

Enligt direktivet om stadens interna kontroll och riskhantering i Helsingfors stadskoncern har den högsta ledningen en central roll i planeringen och ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen. Chefen ansvarar för den interna kontrollen och riskhanteringen i den enhet han eller hon leder. Chefen har dessutom ansvaret över ordnandet av verksamheten och processerna i sin enhet och chefens uppgifter omfattar övervakning av den dagliga verksamheten. Dessutom har chefen aktiv utredningsplikt.

Revisionsnämnden har hört borgmästaren, kanslichefen, digitaliseringsdirektören, den dataskyddsansvariga, sektorchefen för fostrans- och utbildningssektorn, dataförvaltningsdirektören för fostrans- och utbildningssektorn samt DigiHelsingfors Ab:s verkställande direktör och produktionschef vid sina möten. Nämnden har i utvärderingsberättelsen framfört sina observationer i frågan och gett rekommendationer i dessa.

Med beaktande av det som revisorn konstaterar i revisionsberättelsen om nuläget för den interna kontrollen och riskhanteringen och med tanke på omfattningen av dataintrånget vid fostrans- och utbildningssektorn anser revisionsnämnden det inte som motiverat att bevilja ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 2024 för strategidirektören, digitaliseringsdirektören, sektorchefen för fostrans- och utbildningssektorn, direktören för gemensamma tjänster i fostrans- och utbildningssektorn samt dataförvaltningsdirektören för fostrans- och utbildningssektorn.