Hankinta, kirjaston digiperustan hankintaprosessin hankintalakiasiantuntijapalvelut, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

HEL 2024-007599
More recent handlings
§ 49

Kirjaston digiperustan hankintaprosessin hankintalakiasiantuntijapalvelut

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja

Päätös

Toimialajohtaja päätti hankkia Kirjaston digiperustan hankintaprosessin hankintalakiasiantuntijapalvelut Hannes Snellman Asianajotoimisto Oy:ltä.

Jos hankintasopimusta ei saada solmittua voittaneen tarjoajan kanssa; tai toimeksianto puretaan tai irtisanotaan voittaneesta tarjoajasta johtuvasta syystä, hankitaan Kirjaston digiperustan hankintaprosessin hankintalakiasiantuntijapalvelut tarjousvertailussa seuraavaksi tulleelta tarjoajalta.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Sopimus on voimassa 31.12.2025 asti.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on sopimuskaudella enintään 299 999 euroa.

Tämä päätös kumoaa toimialajohtajan päätöksen 26.9.2024, § 40.

Päätöksen perustelut

Aiempi virheellinen päätös ja sen kumoaminen

Toimialajohtaja päätti 26.9.2024, § 40 Kirjaston digiperustan hankintaprosessin hankintalakiasiantuntijapalveluiden hankinnasta. Päätöksessä oli asiavirhe koskien tarjouspyynnön julkaisua. Päätöksessä oli virheellisesti tieto, että tarjouspyyntö olisi julkaistu Tarjouspalvelu Hilmassa (hankintailmoitukset.fi). Lisäksi päätöksen muutoksenhakuohje oli virheellinen. Edellä mainitut asiavirheet ovat korjattu tässä päätöksessä.
Tämä päätös kumoaa aiemman virheellisen päätöksen ja aiempi päätös on poistettu toimialajohtajan pöytäkirjalta.

Hankinnan kohde

Helmet-kirjastojen kirjastojärjestelmä Sierra ollaan uusimassa. Potentiaalisten tarjoajien kanssa on tehty markkinavuoropuhelu ja seuraavaksi ollaan siirtymässä hankinnan seuraavaan vaiheeseen, kilpailutukseen. Helsingin kaupunki on hankinnan vetovastuussa, muut Helmet-kunnat ovat mukana ohjausryhmässä. Kaikki potentiaaliset järjestelmien tarjoajat ovat kansainvälisiä toimijoita, joilla ei ole välttämättä toimistoa Suomessa. Tarvitsemme kilpailutuksessa tueksemme englantia osaavan ja laajat järjestelmähankinnat tuntevan hankintajuridiikkaa osaavan toimiston.

Hankintamenettely

Tarjouspyyntö HEL 2024-007599 julkaistiin tarjouspalvelu.fi -palvelussa 30.8.2024. Hankinta on Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2015 25 §:n mukainen Kansallisen kynnysarvon alittava, ja hankintalain liitteen E mukainen muiden erityisten palveluhankintojen hankinta, soveltuva CPV-koodi 79111000-5 Oikeudelliset neuvontapalvelut, kansallisen kynnysarvon alittava hankinta.
Hankintayksikkö kartoitti kiinnostusta hankintaan neljältä tunnistetulta hyvämaineiselta palveluntarjoajalta kesäkuussa 2024 Helsingin kaupungin pienhankintaohjeiden mukaisesti. Kiinnostuksen ilmaisi kaksi palveluntarjoajaa, joiden kanssa käytiin markkinakartoituksena keskustelut elokuussa 2024. Kilpailutus suoritettiin rajoitettuna menettelynä.

Tarjoukset

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 17.9.2024 klo 12. Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset tarjoajilta Hannes Snellman Asianajotoimisto Oy ja PTC Services Oy.
Tarjousten avaamisen jälkeen tarkastettiin tarjoajien soveltuvuus tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten perusteella. Todettiin, että kaikki tarjoajat täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Tarjoajien soveltuvuustarkastuksen jälkeen tarkastettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tarjousvertailuun hyväksyttiin kaksi tarjousta.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteiden mukaan (hankintalain 106 §).
Tarjousvertailun perusteella Hannes Snellman Asianajotoimisto Oy oli kokonaistaloudellisesti edullisin ja tulee siten valituksi palvelun toimittajaksi tarjouspyynnön menettelysääntöjen mukaisesti. Tarjousvertailu suoritettiin tarjoajien tarjoushinnan (painoarvo 20 %) ja laadun (painoarvo 80 %) perusteella.
Tarjoajien vertailupisteet olivat Hannes Snellman Asianajotoimisto Oy 81,21 pistettä ja PTC Services Oy 50,00 pistettä.

Toimivalta

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 12.4.2023, § 50 siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että Toimialajohtaja voi päättää hankinnoista 500 000 euroon saakka.

Ask for more info

Jari Niskanen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 34163

jari.k.niskanen@hel.fi

Tuula Hannonen, ICT-kehityspäällikkö, puhelin: 09 310 37065

tuula.hannonen@hel.fi

Decisionmaker

Juha Ahonen
kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja