Hankinta, suorahankinta, Apotti-järjestelmä, kasvatuksen ja koulutuksen toimialan vammaisten lasten loma-ajan toiminta, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Tietohallintojohtaja päätti hankkia hankintalain 15 §:n perusteella Oy Apotti Ab:ltä Apotti-järjestelmän Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan vammaisten lasten loma-ajan toiminnan käyttöön. Päätöksen mukainen työ toteutetaan 13.2.2024 alkaen ja 17.2.2025 mennessä. Hankinnan kokonaiskustannukset ovat 86 438 euroa (alv 0 %).

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla on järjestämisvelvollisuus helsinkiläisten peruskoululaisten vammaisten lasten loma-ajan toiminnasta (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisestä Uudellamaalla (615/2021, Uusimaalaki) 4 §). Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ovat sopineet yhteistyösopimuksessa siitä, miten vammaisten lasten loma-ajan toiminnan palvelut toteutetaan osana sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan järjestämisvastuulla olevia palveluja (Yhteistyösopimus kasvatuksen- ja koulutuksen toimialan ja sosiaali- ja terveystoimialan välillä vammaisten lasten aamupäivä- ja iltapäivätoiminnan sekä loma-ajan toiminnan tuottamisesta ja järjestämisestä 1.1.2023 alkaen HEL 2022-014978 T 05 03 02). Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala tuottaa palvelut.

Palvelunjärjestäjänä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala omistaa
asiakaskirjaukset ja on vastuussa niiden siirtymisestä valtakunnalliseen Kannan sosiaalihuollon asiakastietovarantoon. Nykyisellään kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla ei ole käytössään sähköistä järjestelmää, johon kirjatut tiedot siirtyisivät Kannan sosiaalihuollon asiakastietovarantoon. Apotti-järjestelmän käyttöönoton myötä turvataan tiedon liikkuvuus asiakkaan mukana, mahdollistetaan asiakasturvallinen palvelu ja hoito, turvataan saumaton hoito- ja palveluketjujen toiminta sekä varmistetaan kirjausten siirtyminen valtakunnallisen asiakastietovarantoon.

Käyttöönottoprojektiin sisältyy kasvatuksen ja koulutuksen toimialan vammaisten lasten loma-ajan toiminnan ammattilaisten Apotti-järjestelmäkoulutus. Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii henkilökunnalle koulutuksen uusien ominaisuuksien ja järjestelmän optimaalisen käytön takaamiseksi.

Hankinnan kertaluonteinen kehityskustannus on 60 750 euroa (alv 0 %) ja koulutuskustannus on 25 688 euroa (alv 0 %). Hankinnan kertaluonteiset kehityskustannukset maksetaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan keskitetyistä atk-investointimäärärahoista, Apotti- ja asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehittämiseen varatusta määrärahasta. Koulutuskustannukset maksetaan Apotti-järjestelmään varatuista määrärahoista. Oy Apotti Ab on Helsingin kaupungin sidosyksikkö. Hankintalakia (1397/2016) ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään (hankintalaki 15 §). Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 12.12.2023 § 260.