Sopimus, työterveysliikelaitoksen ja Kansaneläkelaitoksen välisen potilas- ja asiakasasiakirjojen siirtoa koskeva sopimus

HEL 2024-013201
Terveydenhuolto
More recent handlings
Other decisions for the policymaker
§ 7
This decisionmaker is no longer active

Työterveysliikelaitoksen ja Kansaneläkelaitoksen välisen potilas- ja asiakasasiakirjojen siirtoa koskevan sopimuksen hyväksyminen

Toimitusjohtaja

Päätös

Toimitusjohtaja päätti hyväksyä työterveysliikelaitoksen ja Kansaneläkelaitoksen välisen potilasrekisterin aineiston siirtoa koskevan sopimuksen.

Päätöksen perustelut

Kaupunginvaltuusto on 1.6.2022 päättänyt, että Helsingin kaupungin omana toimintana tuottamat työterveyspalvelut voidaan saattaa kilpailuttamisen piiriin. Kansliapäällikkö on 18.4.2024 tehnyt päätöksen kaupungin työterveyspalvelujen hankinnasta Mehiläinen Oy:ltä ja työterveyshuollon liikkeenluovutuksesta. Mehiläinen Oy tuottaa kaupungin työterveyspalvelut 1.11.2024 alkaen. Kaupunginvaltuusto on 19.6.2024 päättänyt lakkauttaa Helsingin kaupungin työterveysliikelaitoksen 1.11.2024 alkaen. Helsingin kaupungin työnantajana järjestämä työterveyshuollon palvelu päättyy 31.10.2024. Liikelaitoksen rekisterinpitäjyys työterveyshuollon yksikkönä päättyy.

Toimintansa päättävän Työterveys Helsingin potilasrekisteri käsitellään uuden lainsäädännön mukaisesti. Toimintansa lopettaneiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien asiakas- ja potilasasiakirjojen rekisterinpidosta ja asiakirjojen säilyttämisestä ei ole ennen 1.1.2024 erikseen säädetty.

1.1.2024 voimaan tulleen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 16 §:n mukaan palvelunantajan toiminnan päättyessä, on palvelunantajan rekisterinpidossa olevat asiakirjat siirrettävä sen hyvinvointialueen tai Helsingin kaupungin rekisterinpitoon, jonka alueella palvelunantajan kotipaikka on sijainnut. Toiminnan päätyttyä palvelunantajan on huolehdittava asiakirjojen toimittamisesta Kansaneläkelaitoksen säilytettäväksi ilman aiheetonta viivytystä. Helsingin kaupunki ja Kansaneläkelaitos ovat yhteisrekisterinpitäjiä.

Säännöksen mukaan Kansaneläkelaitos vastaa yhteisrekisterinpitäjänä tietojen turvallisuuden varmistamisesta sekä tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä sekä toimii tietosuoja-asetuksen 26 artiklan 1 kohdan mukaisena yhteyspisteenä. Kukin hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki vastaa muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän vastuista.

Kela ja kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ovat tehneet sopimuksen yhteisrekisterinpitäjyydestä. Tietojen siirron toteutusta Kelan pitkäaikaissäilytykseen Työterveys Helsingin palvelutoiminnan päättymisen jälkeen on valmisteltu yhteistyössä Työterveys Helsingin, Kelan, kaupunginkanslian ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan kanssa.

Koska Kannassa jo olevia tietoja ei voi erotella pois potilastietojärjestelmän tietokokokonaisuudesta, Kelaan siirretään koko aineisto, jotta se säilyy eheänä kokonaisuutena. Lisäksi siirretään säilytettävä kuvantamisen PACS-aineisto ja sähköisen asioinnin keskusteluaineisto asiointijärjestelmästä. Samoin siirretään työterveysliikelaitoksen analoginen aineisto. Lisäksi siirretään sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan terveydenhuollon keskusarkistossa olevat kaupungin itse järjestämän työterveyshuollon aiemmat aineistot. Tämä aineisto sisältää kaupungin työterveyden yksiköitä menneiltä vuosikymmeniltä.

Työterveyshuollon organisaatiotieto siirretään kaupunginkanslian arkistoitavaksi. Organisaatiotieto ei kuulu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietolain piiriin.

Liikelaitoksen johtokunnan velvollisuus toimia rekisterinpitäjänä liikelaitoksella olevien henkilörekisterien osalta perustuu kuntalain 67 §:n 2 momentin mukaiseen velvollisuuteen vastata liikelaitoksen hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Johtokunta on Työterveys Helsingin potilastietorekisterien rekisterinpitäjä. Työterveysliikelaitoksen johtokunta päätti 16.5.2018 siirtää henkilörekistereitä koskevissa asioissa toimivaltansa toimitusjohtajalle.

Työterveysliikelaitoksen lakkauttamisen toimenpiteet on tulkittu kaupunginvaltuuston lakkauttamispäätöksen 19.6.2024 täytäntöönpanon hallinnollisiksi ja teknisiksi toimenpiteiksi. Liikelaitoksen johtajan toimivaltaan kuuluu päättää liikelaitosta koskevista asioista ja hoitaa muutoinkin juoksevaa hallintoa (Hallintosääntö 11 luku 2 §).

Potilasrekisterin aineiston siirrosta Kelan pitkäaikaissäilytykseen ja kaupunginarkistoon vastaa liikelaitoksen toiminnan päättymisen jälkeen 1.11.2024 alkaen kaupunginkanslia. Kaupunginvaltuusto on 19.6.2024 päättänyt, että mahdolliset liikelaitoksen lakkauttamisen jälkeen tarvittavat liikelaitoksen lakkauttamistoimenpiteet ja päätökset tehdään kaupunginkansliassa. Siirrosta on valmisteltu projektisuunnitelma, projektiorganisaatio ja tarvittavat hankinnat ja asiasta on valmisteilla henkilöstöjohtajan päätös.

Liikelaitoksen päättyvän potilasrekisterin yhteisrekisterinpitäjyys 1.11.2024 alkaen perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan 17.6.2024 hyväksymään sopimukseen yhteisrekisterinpitäjyydestä Kelan ja Helsingin kaupungin välillä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 16 §:n mukaisesti.

Hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 3 momentin mukaan viranhaltijan päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa se viranhaltija, joka on päättänyt sopimukseen sitoutumisesta, tai hänen määräämänsä henkilö.

Decisionmaker

Marko Karvinen
toimitusjohtaja
Download decision (pdf)

Attachments

1. Sopimus potilas- ja asiakasasiakirjojen siirtämisestä Kelaan
The attachment will not be published on the internet.

The decision documents refer to appendices that are not available online. The City of Helsinki does not publish any appendices that contain confidential information or information that could compromise the protection of privacy or a private trader's business or trade secret when published. The published documents also exclude appendices that cannot be made available in an electronic format due to technical reasons. (Act on the Openness of Government Activities 621/1999, Information Society Code 917/2014, Data Protection Act 1050/2018, Act on the Status and Rights of Social Welfare Clients 812/2000, Act on the Status and Rights of Patients 785/1992, Act on Public Procurement and Concession Contracts 1397/2016). You can also request decision documents from the City of Helsinki Registrar's Office.