Hankinta, sopimusmuutos, kaavapino-sovelluksen jatkokehitys- ja ylläpitopalvelu, kaupunkiympäristön toimiala

Vs. kehittämis- ja digitalisaatiopäällikkö päätti hyväksyä esityksen Kaavapino-sovelluksen jatkokehitys- ja ylläpitopalveluita koskevan sopimuksen muuttamisesta hankintalain 136 §:n 2 momentin 1 kohdan perusteella. Sopimusmuutos koskee alkuperäisen hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen arvon muuttamista tavalla, joka perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin.

Alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvo on ollut arviolta 970 920 euroa 48 kuukauden ajalta laskettuna. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on arviolta enintään 630 000 euroa (alv 0 %).

Sopimusmuutos ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen sopimusmuutosasiakirjan.

Asian tausta

Muutettavaksi esitetty sopimus on perustunut ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalveluita koskevan dynaamisen hankintajärjestelmän H093-19 perusteella tehtyyn DPS:n sisäiseen kilpailutukseen. Tilaaja on 17.12.2021 julkaissut hankinnasta DPS:n sisäisen tarjouspyynnön HEL 2021-014424. Toimittaja on antanut tarjouksen, joka on ollut soveltuvuusvaatimukset täyttävistä ja tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisin. Hankinnasta on allekirjoitettu hankintasopimus 31.3.2022.

Koko alkuperäisen sopimuksen arvonlisäveroton kokonaisarvo on ollut alkuperäisen tietohallintopäällikön hankintapäätöksen 18.2.2022 § 4 mukaan 970 920 euroa. Jatkokehityspalvelujen arvioitu arvonlisäveroton hinta on ollut 181 530 euroa 12 kuukauden vertailujakson aikana ja ylläpitopalvelujen hinta 61 200 euroa 12 kuukauden vertailujakson aikana.

Alkuperäisessä hankintapäätöksessä tietohallintopäällikkö päätti lisäksi, että mahdollisia erikseen laskutettavia muiden erikoisasiantuntijoiden lisätöitä voidaan tilata tarjoajan ilmoittamaan arvonlisäverottomaan tuntihintaan. Mahdollisen erikseen laskutettavan asiantuntijatyön laajuuden on arvioitu olevan vuosittain noin 12 henkilötyöpäivää.

Hankintasopimusta on aiemmin muutettu seuraavasti:
- 30.5.2024: sopimusmuutos koskien sopimuksen arvon muuttamista, va. projektitoimisto-yksikön päällikkö 3.4.2024 § 5, sopimusmuutoksen arvo 480 000 euroa

Alkuperäisessä hankintapäätöksessä myönnetyn 970 920 euron sekä edellisessä lisähankintapäätöksessä 3.4.2024 § 5 myönnetyn 480 000 euron lisärahoituksen on kuitenkin arvioitu riittävän vain helmikuuhun 2025 saakka.

Tästä syystä on tarpeen tehdä lisähankintapäätös, jolla katetaan loppuvuoden 2025 ja alkuvuoden 2026 lisärahoitustarpeet 31.3.2026 saakka. Lisärahoitustarvetta on tunnistettu tälle ajalle arviolta enintään 630 000 euroa enemmän, kuin mitä edelliset hankintapäätökset ovat kattaneet. Näin ollen nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on arviolta enintään 630 000 euroa.

Huhtikuusta 2026 alkaen tarkoituksena on palata kehittämis- ja ylläpitokustannusten osalta alkuperäisessä hankintasopimuksessa ja -päätöksessä arvioituihin vuosivolyymeihin, joten näiden kustannusten osalta ei ole toistaiseksi tunnistettu tarvetta tehdä lisähankintapäätöstä.

Oletuksena on, että toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen jatkokehitys- ja ylläpitopalvelut sekä niihin liittyvät kustannukset jatkuvat sopimuksen ensimmäisen 48 kuukauden voimassaoloajan jälkeen 1.4.2026 alkaen vuosittain alkuperäisen hankintapäätöksen mukaisella arviolta enintään 243 000 euron vuosivolyymilla.

Sovellettavat säännökset

Hankintalain 136 §:n 2 momentin 1 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos se perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta, ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä ne muuta hankintasopimuksen yleistä luonnetta.

Hankintayksikkö katsoo, että edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 1 kohdan mukaisen poikkeusperusteen soveltamiselle täyttyvät tässä tapauksessa. Määrärahan ylitys liittyy erityisesti tarpeeseen toteuttaa sellaisia kehittämistehtäviä, joiden sisältö ja hinnoitteluperusteet ovat olleet riittävän selkeästi määriteltynä jo alkuperäisissä hankinta-asiakirjoissa.

Alkuperäisen hankintasopimuksen hinnat ovat perustuneet asiantuntijakohtaisiin tuntihintoihin sekä kuukausihintaiseen ylläpitopalveluun. Myös tämän päätöksen mukaisen lisärahoituksen kohteena oleviin palveluihin sovelletaan alkuperäisen sopimuksen mukaisia hintoja. Alkuperäisellä hintalomakkeella on myös selkeästi ilmoitettu, että siinä esitetyt arviot asiantuntijoiden työmääristä eivät sido tilaajaa. Siten tarjouskilpailun osallistujien tiedossa on ollut se, että hintavertailun perusteena olleet työmääräarviot voivat myös ylittyä tai alittua sopimuskaudella.

Lisäksi alkuperäisen sopimuksen liitteissä on kuvattu hankinnan kohteena olevien jatkokehitys- ja ylläpitopalveluiden sisältöä varsin seikkaperäisesti. Liitteitä ovat olleet muun muassa hankinnan kohteen kuvaus, toiminnalliset vaatimukset ja täydentävät vaatimukset. Niiden mukaan jatkokehityspalveluiden alkaessa oli tiedossa 64 toiminnallista vaatimusta sekä 81 järjestelmää koskevaa täydentävää vaatimusta, jotka noudattavat kaupungin yleistä linjaa. Vaatimuksista on prioriteetiltaan pakollisia 101, hyödyllisiä 37 ja toivottuja 7 (yhteensä 145), joista muita kuin pakollisia ei välttämättä toteuteta. Luettelo ei ole ollut kattava, vaan esimerkinomainen.

Arvioitu toteutustilanne vuoden 2024 loppuun mennessä on se, että kaikista näistä vaatimuksista kappalemäärältään 60 % on toteuttamatta ja 40 % on valmiina. Pakollisista vaatimuksista noin 45 % on toteuttamatta ja noin 55 % valmiina. Prosenttiosuuksien perusteella ei voi suoraan määritellä jäljellä olevaa työmäärää, koska vaatimukset ovat laajuudeltaan ja työmäärältään eri kokoisia.

Nyt myönnettävän lisärahoituksen tarkoituksena on joka tapauksessa saattaa edellä mainittuja, vielä kesken tai toteuttamatta oleviin vaatimuksiin perustuvia toiminnallisuuksia valmiiksi. Lisäksi tavoitteena on kehittää sovelluksen käytettävyyttä. Myös tämä on erikseen mainittu yhdeksi jatkokehityspalveluiden tavoitteeksi hankinnan kohteen kuvauksessa.

Alkuperäisissä hankinta-asiakirjoissa arvioitujen työmääräarvioiden ylittyminen on johtunut erityisesti siitä, että sovelluksen rakenne on työn edetessä osoittautunut odotettua monimutkaisemmaksi, ja sovelluksen toteuttamiseen on liittynyt ennakoitua enemmän työtä. Sovelluksen kehittämistahtia on nähty tarpeelliseksi myös kiihdyttää sovelluksen strategisen merkityksen vuoksi, minkä takia sovelluksen jatkokehitykseen varattua budjettia on kulunut ennakoitua nopeammin. Sovelluksen kehittämiseen liittyvä projekti on priorisoitu kaupunkiympäristön toimialalla prioriteetiltaan tärkeimpien projektien joukkoon. Kyse on joka tapauksessa edelleen alkuperäisessä sopimuksessa riittävästi yksilöityjen jatkokehityskohteiden toteuttamisesta, eikä hankintasopimuksen yleinen luonne myöskään muutu tämän muutoksen myötä.

Lisäksi voidaan huomioida, että tämä sopimusmuutos toteutetaan eri hankintalain lainkohdan perusteella kuin edellinen päätöksellä 3.4.2024 § 5 toteutettu sopimusmuutos, jota perusteltiin hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisella lisätyöperusteella. Nyt sovellettavassa hankintalain 136 §:n 2 momentin 1 kohdassa on erikseen todettu, että tällaiset muutokset voidaan toteuttaa niiden rahallisesta arvosta riippumatta. Näin ollen nyt toteutettavan muutoksen arvioinnissa ei tarvitse huomioida edellisen sopimusmuutoksen arvoa.

Hankintayksikkö tekee sopimusmuutoksesta liitteen kyseisen palveluntuottajan alkuperäiseen sopimukseen. Sopimusmuutos allekirjoitetaan molempien osapuolten toimesta.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 19.12.2023 § 700 mukaan kehittämis- ja digitalisaatiopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 500 000 euron (alv 0 %) suuruisiin hankintoihin.

Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen mukaan hankintavaltuus määräytyy lisätilausten tai sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella, eikä hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti. Kaikkien hankintasopimukseen tehtyjen sopimusmuutosten arvo on yhteensä 1 110 000 euroa. Vs. kehittämis- ja digitalisaatiopäällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.