Hankinta, polkupyörien lisäetu, henkilöstöetujen maksu- ja hallinnointipalvelu, kaupunginkanslia

Hankintajohtaja päätti ottaa käyttöön polkupyöriä koskevan lisäedun Epassi Finland Oy:n (3220764-7) henkilöstöetujen maksu- ja hallinnointipalvelussa.

Lisäedun arvonlisäveroton enimmäisarvo on 1 100 000 euroa neljän vuoden ajalta laskettuna, sisältäen sekä hallinnointikustannukset (130 800 euroa) että polkupyörien vuokramaksut (969 200 euroa).

Hankintajohtaja on tehnyt 17.10.2023 yhteishankintapäätöksen 55§ henkilöstöetujen maksu- ja hallinnointipalvelujen hankinnasta.

Sopimus henkilöstöetujen maksu- ja hallinnointipalvelujen hankinnasta on allekirjoitettu Epassi Finland Oy:n kanssa 22.11.2023. Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Sopimus on sisältänyt mahdollisuuden lisäetujen käyttöönottoon sopimuskauden aikana. Lisäetuja ovat hyvinvointietu ja polkupyöräetu.

Polkupyörien rahoitusjärjestely tapahtuu Svea Bank AB filial i Finlandin toimesta. Svea Bank ostaa kaupungin työntekijän valitseman polkupyörän työntekijän valitsemalta polkupyöräkauppiaalta, ja vuokraa sen kaupungille, joka antaa sen työntekijän käyttöön. Kaupunki on ensisijaisessa vastuussa polkupyörien vuokrakustannusten maksamisesta Svea Bankille. Kaupunki vähentää vuokrakustannuksen työntekijän palkasta. Epassi Finland Oy tekee kaupungin puolesta hankintajohtajan allekirjoittamalla valtakirjalla kaupungin ja Svea Bankin väliset vuokrasopimukset polkupyöristä.

Epassi Finland Oy vastaa tilausten käsittelystä, vuokrasopimusten hallinnoinnista, asiakaspalvelusta työnantajalle ja työntekijöille, edun lanseeraamisesta ohjemateriaaleineen, polkupyörien palautuksesta sekä koontilaskutuksesta ja raportoinnista palkanlaskentaan.

Henkilöstöjohtaja tekee edusta ja edunmyöntämisen periaatteista erillisen päätöksen.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.

Hankintajohtaja on tehnyt päätöksen alkuperäisestä hankinnasta, joten päätöstoimivalta lisäetujen käyttöönotosta on hankintajohtajalla.