Yhteishankintoina toteutettavat hankinnat, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti, että liitteen 1 ja liitteen 2 mukaiset hankinnat toteutetaan yhteishankintoina kaupunginkansliassa.

Edelleen kansliapäällikkö päätti, että kaupungin hankintayksiköiden on
järjestettävä hankintansa niin, että ne käyttävät liitteen 2 mukaisissa hankinnoissa kaupunginkanslian solmimaa puitesopimusta DigiHelsinki Oy:n kanssa. Edellä mainitusta huolimatta, hankintayksiköt voivat hankkia yksittäisen palvelun muualta, mikäli DigiHelsinki Oy ei kohtuullisista pyrkimyksistään huolimatta pysty toimittamaan kyseistä palvelua. Asia tulee kuitenkin ensin käsitellä normaalin reklamaatioprosessin ja puitesopimuksessa määritellyn yhteistoimintamallin mukaisesti.

Lisäksi kansliapäällikkö päätti, että edellä mainitusta päätöksestä huolimatta kasvatuksen ja koulutuksen toimiala voi järjestää seuraavat edu.hel.fi -ympäristössä sijaitseviin palveluihin liittyvät hankinnat itse, käyttämällä DigiHelsinki Oy:n hallinnoimia yhteishankintasopimuksia.
- AD (Active Directory) –palvelut,
- päätelaitteiden elinkaaripalvelut,
- vakio-ohjelmistopalvelut,
- palvelin- ja tallennusjärjestelmien kapasiteettipalvelut ja
- työryhmäpalvelut

Kansliapäällikkö päätti kumota samasta asiasta 21.12.2022 tekemänsä
päätöksen § 254.

Liitteessä 1 on määritelty kaupunginkanslian tekemät yhteishankinnat. Liitteeseen 1 on lisätty seuraavat yhteishankinnat; asiakkuudenhallintajärjestelmä, digitaalisten kehittämishankkeiden asiantuntija- ja konsultointipalvelut, dokumenttien hallintajärjestelmä, ensiapukoulutukset, erikoiskirjastojen kirjastojärjestelmä, henkilöstöetujen maksu- ja hallinnointipalvelu, hr-kokonaisjärjestelmä, hygieniapalvelut- ja tuotteet, irtaimistohallintajärjestelmä, jäte- ja roska-astiat, jätesäkit ja biojätepussit, kahvi- ja vesiautomaatit, kulunvalvontajärjestelmät, lastenkotien ja asumisharjoittelun kalusteet, opasteet, opinto- ja uraohjauspalvelut, optikkopalvelut, painatuksella tilattavat kirjekuoret, painatus- ja digitulostuspalvelut, riskienhallintaohjelmisto, saavutettavuuspalvelut, suojakäsineet ja henkilösuojaimet, suorien videolähetysten tuotantopalvelut, tilintarkastuspalvelut, tuholaistorjunta, työajan seurantajärjestelmä, työpaikkailmoitusten portaalit, valomainokset ja -opasteet, vammaisten henkilöiden tulkkauspalvelut ja yhteisöohjautuvuuden koulutus- ja kehittämispalvelut.

Liitteeltä 1 on poistettu seuraavat yhteishankinnat; ammattijalkineet sisäkäyttöön, avoimen lähdekoodin ketterä ohjelmistokehitys, henkilöstön taksiliikennepalvelut, ICT-tutkimukset ja analytiikkapalvelut, infonäyttöjärjestelmä, internet ja numerotiedustelupalvelu, kansainväliset PR -toimistopalvelutkassa-, turva ja asiakirjakaapit sekä varastokalusteet, kopiointi- ja tulostuspalvelut, Microsoft Enterprise Agreement, painetut kirjekuoret kirjapainotoimituksina, painetut kirjekuoret tehdastoimituksina, painotuotteiden painatuspalvelut, pienet ammattikonelaitteet, printtimediaseurantapalvelut, projektihallintapalvelu KL kuntahankinta, päiväkotikalusteet, suojaimet, suojakäsineet, sähköiset viestintäpalvelut ja työterveys Helsingin optikkopalvelut.

Liitteessä 2 on määritelty ne ICT-infrastruktuurin ja perustietotekniikan palvelut, joita kaupungin hankintayksiköiden tulee hankkia DigiHelsinki Oy:ltä kaupunginkanslian yhtiön kanssa solmiman puitesopimuksen perusteella.

Liitteessä 2 on lisäksi määritelty DigiHelsinki Oy:n tekemät yhteishankinnat hankintalain tarkoittamana yhteishankintayksikkönä. Liitteeseen 2 on lisätty seuraavat yhteishankinnat; Adobe- ja PDF-XChange -lisenssit, infonäyttöjärjestelmä, -tuki ja -laitteet, palvelunhallintajärjestelmä (ITSM), kyberturvapalvelut, MS-tukipalvelut, tietoliikenneliittymät ja työasema- ja pilvipalvelut.

Liitteeltä 2 on poistettu seuraavat yhteishankinnat; IT laitteet ja niihin liittyvät palvelut, ITSM-asiantuntijapalvelut, Microsoft Enterprice, numerotiedustelupalvelu ja tietoliikennelaitteiden asennuspalvelut.

Toimialan, viraston tai liikelaitoksen hankkiessa puitejärjestelyn piiriin kuuluvia palveluita tai tuotteita, on hankinta ensisijaisesti tehtävä puitejärjestelyn kautta, ellei ole hyväksyttäviä kaupungin edun mukaisia perusteita tehdä hankintaa puitejärjestelyn ulkopuolelta.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala (Kasko) voi kuitenkin järjestää tietyt edu.hel.fi –ympäristöön liittyvät Stadin ammattiopiston, lukion, perusopetuksen, työpajatoiminnan ja vapaan sivistyksen hankinnat itse kuten nykyisin. Tällöin kaskon kuitenkin tulee käyttää DigiHelsinki Oy:n hallinnoimia yhteishankintasopimuksia niiden palvelujen osalta, kuin sopimuksia on saatavilla. DigiHelsinki Oy:n tulee puolestaan tarjota käytettäväksi yhteishankintasopimuksia, joita Kasko voi hyödyntää.

Kaskon itse järjestämät IT-palveluhankinnat ovat toimialan omat AD
(Active Directory) –palvelut, kapasiteettipalvelut, työryhmäpalvelut kuten edu.hel.fi –sähköpostijärjestelmä ja edu.hel.fi –Teams, edu.hel.fi
ympäristön vakio-ohjelmistopalvelut (työasemien ja mobiililaitteiden sovellusten hankinta-, ylläpito- ja päivityspalvelut) sekä päätelaitteiden kuten työasemien elinkaaripalvelut.

Selkeyden vuoksi todetaan, että DigiHelsinki Oy tarjoaa kaikki liitteen 2
palvelut Kaskon hallinnolle ja varhaiskasvatukselle helsinki1-
ympäristössä, eli tältä osin ei ole poikkeusta.

Kaupunginvaltuuston 11.12.2024 § 274 hyväksymän hallintosäännön mukaisesti kansliapäällikkö päättää mitkä hankinnat kaupungissa toteutetaan yhteishankintoina. Lisäksi kansliapäällikkö päättää tarvittaessa toimialojen ja liikelaitosten toimimisesta yhteishankintayksikköinä yksittäisissä hankinnoissa (12 luku, 1 §, 1 momentti, kohdat 17 ja 18).