Ledamoten Vesa Korkkulas motion om att göra Sarastias lönespecifikationer förståeliga

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Ledamoten Vesa Korkkula och 26 andra ledamöter föreslår i sin motion att Sarastias lönespecifikationer görs förståeliga. Helsingfors stads lönespecifikationssystem som har upphandlats hos Sarastia ska förtydligas så att de anställda genuint kan förstå för vad de fått lön, på vilka grunder och hur mycket.

Det konstateras i motionen att lönespecifikationerna är otydliga åtminstone i fostrans- och utbildningssektorn. Lönespecifikationernas förklaringar, termer, sifferserier och flertydiga anteckningar är inte förståeliga, varför den anställda för tillfället inte kan veta om hen har fått lön för en viss arbetsuppgift och om beloppet är av rätt storlek. Om den anställda till exempel har anhållit om en oavlönad ledig dag, orsakar detta ett alldeles obegripligt kaos av tiotals rader av belopp med plus- och minustecken i lönespecifikationen. Det påpekas i motionen att de privata avtalsskolorna inte har motsvarande oklarheter i lönebetalningen.

Enligt motionen använder Sarastia och affärsverket ekonomiförvaltningstjänsten olika datumanteckningar i sina lönespecifikationer, vilket också ökar förvirringen när den anställda utreder problem med sin lön. Dessutom är ekonomiförvaltningstjänstens ticketsystem besvärligt och krångligt att använda.

Det konstateras också i motionen att förverkligandet av lönebetalningen inte uppfyller det som förutsätts i 2 kap. 16 § i arbetsavtalslagen: ”När lönen betalas ska arbetsgivaren ge arbetstagaren en uträkning, av vilken beloppet av lönen och de grunder enligt vilka den bestäms ska framgå.”

Stadsstyrelsen konstaterar att affärsverket Helsingfors stads ekonomiförvaltningstjänst ansvarar för löneberäkningen och därigenom också för lönespecifikationerna. Enligt affärsverket ekonomiförvaltningstjänsten har respons kommit in om uppbyggnaden av stadens lönespecifikationer, som upplevs som komplicerad. Därför har affärsverket börjat utveckla löneprocesserna och lönespecifikationernas uppbyggnad.

Uppbyggnaden av stadens lönespecifikationer ändrades när staden i april 2022 övergick till att använda HR-systemet Sarastia365 i lönebetalningen. Fastän man skulle vilja förenkla lönespecifikationens uppbyggnad eller ändra dess funktioner, kan ekonomiförvaltningstjänsten inte på egen hand ändra logiken på hur lönespecifikationen är uppbyggd eller visas eftersom lönespecifikationerna produceras i serviceproducentens system.

Principerna för löneberäkningen baserar sig på lagar och tjänste- och arbetskollektivavtal. Lönespecifikationen är en detaljerad beskrivning av den anställdas löneberäkning för en viss tid och ger uppgifterna om den anställdas lön, eventuella tillägg och avdrag från lönen.

Finlands Standardiseringsnämnds standard kan användas som hjälpmedel när uppgifterna i lönespecifikationen bestäms. Enligt standarden ska lönespecifikationen innehålla

• arbetstagarens namn, yrkesbeteckning och födelsedatum
• arbetsgivarens namn och verksamhetsställets hemkommun
• datum då anställningsförhållandet börjat och eventuellt upphört
• lön på vilken förskottsinnehållning har verkställts föregående kalenderår, lön på vilken förskottsinnehållning ska verkställas det pågående kalenderåret samt lön på vilken förskottsinnehållning ska verkställas från den senaste lönebetalningsperioden
• lönebetalningsperioden (oftast en månad) – lön från flera lönebetalningsperioder kan betalas samma lönebetalningsdag, då de alla specificeras (till exempel betalning av arbetstidstillägg, retroaktiv löneförhöjning, oavlönad frånvaro som inte hann bli beaktad i lönebetalningen för den egentliga lönebetalningsmånaden)
• förskottsinnehållning som verkställts den senaste lönebetalningsperioden
• tillägg som betalats för skiftes- och säsongarbete från den senaste lönebetalningsperioden
• semesterpenning och semesterersättningar som har betalats i samband med lönebetalningen
• naturaförmåner

Arbetsgivaren, eller annan utbetalare av betalning, ansvarar dessutom för att anmäla betalningen till inkomstregistret. Anmälningen till inkomstregistret görs enligt sina egna standarder och uppgiftskrav. De påverkar löneberäkningen och innehållet i lönespecifikationen som tillställs den anställda.

Det kan finnas olika anledningar till lönespecifikationens svårbegriplighet. Specifikationen kan till exempel innehålla lönetillägg eller transaktioner från flera löneperioder, retroaktiva lönekorrigeringar eller yrkesterminologi och förkortningar. Långa och svårtolkade lönespecifikationer är vanliga särskilt i branscher där de anställda får olika tillägg.

Nedan anges problem som identifierats i lönespecifikationerna och åtgärder som staden hittills redan har vidtagit för att korrigera situationen, samt sådana åtgärder som staden strävar efter i fortsättningen:

1. Otydlig uppbyggnad och visuell framställning

• Uppgifterna kan vara spridda eller logiskt i oordning
• Rubriker eller förklaringar för rader och kolumner saknas
• För tät eller oredig layout utan visuella separatorer

Sarastias användare/kunder har en enhetlig lönespecifikation som har en uppbyggnad som har kodats in i systemet och innehåller en maximal mängd information.

Affärsverket ekonomiförvaltningstjänsten fortsätter att kartlägga lönespecifikationernas uppbyggnad. I den här fasen har affärsverket bland annat anhållit om ett anbud om en mobil lönespecifikation som är tydligare till sin uppbyggnad och framställning än den nuvarande specifikationen.

I en vy för mobillön skulle löntagaren kunna använda en rullgardinsmeny för att se eller gömma uppgifterna bakom betalningsperiodens löneslag. Då skulle lönespecifikationen inte vara statisk utan användaren skulle kunna välja om hen vill se alla uppgifter eller bara centrala uppgifter.

Införande av mobillön vid Helsingfors stad förutsätter att leverantören ytterligare utvecklar produkten och informationsförmedlingen till systemet för mobillön.

2. Fackspråk och förkortningar

För att kunna specificera betalningsprestationer används etablerade interna eller juridiska termer, förkortningar och sifferkoder i lönebetalningen. En möjlig lösning skulle kunna vara att förklara termerna och förkortningarna, vilket dock tar utrymme och förlänger specifikationen ytterligare.

Löntagaren kan alltid vid behov kontakta löneförvaltningen via antingen telefon eller elektroniska tjänster för att få tilläggsförklaringar för sin lönespecifikation. De elektroniska kundtjänsterna håller dessutom på att förnyas och väntas bli lättare för löntagaren att använda än för närvarande.

På stadens intranät finns också information om lönebetalningen, och på plattformen Oppiva finns en kurs som heter Grundläggande om lönebetalning, som ingår i de anställdas introduktionsmaterial.

3. Otydliga tidsperioder, betalningsdagar eller betalningar

• Flera korrigeringsrader
• Lönespecifikationen gäller olika tidsperioder (till exempel arbetsdagar, semestrar, sjukfrånvaro)
• Löneperiod/betalningsdag
• Skillnaden mellan nettolönen och den utförda betalningen (till exempel motsvarar det belopp som betalas till kontot inte alltid nettolönen på grund av avdrag eller utsökning).

Lönespecifikationen är ibland lång eller till och med flera sidor lång. Antalet rader ökar bland annat med anledning av avlönad frånvaro och semestrar för vilka lönerna syns på sina egna rader. Dessas andel avdras från den uppgiftsrelaterade lönen och tilläggen, och då har specifikationen rader med minustecken. Också oavlönad frånvaro syns på en egen rad.

Antalet rader ökar också till följd av retroaktiva ändringar eller korrigeringar som orsakar rader med plus- och minustecken i lönespecifikationen. När lönespecifikationen innehåller retroaktiva lönetransaktioner, såsom till exempel retroaktiva löneförhöjningar, för sent anmäld frånvaro eller andra exceptionella transaktioner som påverkar lönen, kan specifikationen innehålla löner från flera löneperioder och korrigeringsrader som hänför sig till dessa.

Lönespecifikationerna blir komplicerade också därför att om löneuppgifterna meddelas till betalning i förväg, alltså innan arbetet har utförts, leder detta till att lönen återkrävs om arbetet inte utförs. Dessutom har alla ännu inte börjat använda Epassiförmånen till exempel när det gäller anmälning av uppgifterna om övervakningsmåltider till lönerna, vilket komplicerar lönespecifikationerna när uppgifterna registreras retroaktivt.

Staden tillämpar flera arbets- och tjänstekollektivavtal, och kalkylbestämmelserna för frånvarons effekt kan variera enligt avtal. Det ska framgå av lönespecifikationen hur frånvaron och ledigheten påverkar lönen så att det är möjligt att säkerställa att alla bestämmelser i respektive arbets- och tjänstekollektivavtal blir korrekt beaktade.

Lönespecifikationens längd påverkas alltså av hur många olika löneperioders löneprestationer som ska betalas till den anställda och hur många prestationerna är.

Förtydligandet av löneprocessen har prioriterats i utvecklingen av lönebetalningen. Staden har publicerat tidtabeller på stadens intranät där de anställda kan kontrollera till exempel betalningsdagarna för arbetstidsersättningar och tidsfristerna för att meddela löneuppgifter innan utbetalningen av lönerna genomförs.

Betydelsen av att i rätt tid meddela uppgifter som påverkar lönebetalningen har framhävts för cheferna och de anställda i introduktionen och utbildningen för personalen. Målet är att säkerställa att lönerna betalas i tid och att minska behovet att göra korrigeringar efteråt.

Stadsstyrelsen konstaterar att det är av högsta prioritet att stadens anställda får högklassiga och så lättbegripliga lönespecifikationer som möjligt. Uppgifterna i lönespecifikationerna ska anges på ett lättfattligt och tydligt sätt för löntagaren.

Lönespecifikationen som staden använder uppfyller kraven enligt 2 kap. 16 § i arbetsavtalslagen. Lönens storlek och de grunder på vilka beloppet bestäms framgår av lönespecifikationen. Det har dock identifierats svårigheter i hur man anger detaljerade uppgifter i lönespecifikationerna, vilket kan göra det svårare att uppfatta helheten.

Behovet att utveckla lönespecifikationernas uppbyggnad har identifierats och utvecklingsarbetet pågår. Såväl stadskansliets personalavdelning som affärsverket ekonomiförvaltningstjänsten har främjat utvecklingen av löneprocessen på stadsnivå och tryggandet av att aktuell information överförs till löneberäkningen.

Åtgärderna har omfattat att inrätta nya kanaler för elektroniska tjänster och vidareutveckla dem, att ordna utbildning för personalen och att bekräfta anvisningarna om löneprocessen. Uppmärksamhet har särskilt ägnats åt att minska retroaktiva lönekorrigeringar för att kunna minska antalet korrigeringsrader. Anvisningar om lönespecifikationer har utarbetats och publicerats på stadens intranät.

Affärsverket ekonomiförvaltningstjänsten håller på att genomföra en utredning om möjligheterna att införa mobila lönespecifikationer. Målet är att producera ett tydligare och användarvänligare lönespecifikationsalternativ för stadens anställda.

Stadsstyrelsen anser att de anställdas lönespecifikationer ska vara sådana att det är lätt att förstå vad lönen består av. Varje anställd ska i sin lönespecifikation kunna kontrollera att lönen har betalats rätt. Därför förutsätter stadsstyrelsen att ekonomiförvaltningstjänsterna löser problemen med lönespecifikationerna tillsammans med löneberäkningssystemets leverantör i brådskande ordning.

Enligt 30 kap. 11 § i förvaltningsstadgan besvarar stadsstyrelsen motioner som undertecknats av minst 25 ledamöter. Stadsstyrelsens svar ska föreläggas stadsfullmäktige inom åtta månader från att motionen väckts.

Kaupunginhallitus 03.11.2025 § 709

Päätös

Käsittely

27.10.2025 Pöydälle

Esittelijä

Lisätiedot

Helena Wendorf, johtava asiantuntija, työnantajapolitiikka, puhelin: 09 310 23529

This decision was published on 20.11.2025

FÖRBUD MOT SÖKANDE AV ÄNDRING

Ändring i beslutet får inte sökas eftersom beslutet gäller beredning eller verkställighet.

Tillämpat lagrum: 136 § i kommunallagen