Päätös osallistuvan budjetoinnin järjestökumppanuuden hankinnasta

Viestintäjohtaja päätti hyväksyä 58 000 euron arvoisen hankinnan järjestökumppanuudesta ajalle 2026-2025, tukemaan kaupunkilaisten yhdenvertaista osallistumista Helsingin kaupungin osallistuvaan budjetointiin. Järjestökumppaneiksi valittiin African Care ry, Virolaisyhdistysten verkosto Suomessa ry, Nicehearts ry sekä Mirsal ry.

Osallistuvan budjetoinnin OmaStadin toteutuksessa huolehditaan yhdenvertaisuudesta ja erilaisten kaupunkilaisten osallistumisen tukemisesta. Aiempien OmaStadin toteutuskierrosten perusteella kaupungissa halutaan vahvistaa järjestöyhteistyön kautta erityisesti maahanmuuttajataustaisten kaupunkilaisten osallistumista digitaaliseen osallisuusprosessiin.

Järjestöyhteistyön tavoitteena on tukea kaupunkilaisten yhdenvertaista osallistumista OmaStadi ehdotusten tekemiseen, äänestämiseen ja ehdotusten yhteiskehittämiseen valtuustokaudella 2025–2029. Tavoitteena hankinnan piiriin kuuluvassa yhteistyössä on kohderyhmään kuuluvien kaupunkilaisten tavoittaminen, äänestysaktiivisuuden lisääminen sekä osallistumisen esteiden madaltaminen. 

Pienhankinnassa oli tavoitteena valita korkeintaan viisi järjestötoimijaa vuosille 2025-2029 tukemaan kaupunkilaisten yhdenvertaista osallistumista OmaStadin prosessiin. Kullekin valitulle yhteistyökumppanille maksetaan 8 000 euroa tuen järjestämisestä omalle kohderyhmälleen prosessin 2025–2026 aikana. Tämä 8 000 euroa on tarkoitettu esimerkiksi äänestyspisteiden järjestäjien tai tukihenkilöiden palkkioihin ja matkakuluihin, mahdollisiin tila- ja tarjoilukuluihin sekä viestinnän kuluihin. Valitut yhteistyökumppanit on velvoitettu raportoimaan toiminnasta ja budjetin käytöstä osallisuusyksikölle toiminnan päätyttyä.

Kyseessä on hankintalain liitteen E mukainen muita erityisiä palveluita koskeva hankinta, joka alittaa kansallisen kynnysarvon ja jonka vuoksi kyseessä on pienhankinta, johon ei sovelleta hankintalakia. 

Pienhankinta toteutettiin siten, että osallisuustiimi lähetti kaikille tiedossaan oleville maahanmuuttajataustaisten kaupunkilaisten kanssa toimiville järjestöille viestin, jossa kerrottiin tulevasta hankinnasta ja pyydettiin ilmoittamaan kiinnostuksensa siihen osallistumiseen. Aiempien OmaStadi-kierrosten ja laajan yhteistyöverkoston kautta tiedossa olevien järjestöjen lisäksi tietoa tarjouskilpailusta oli saatavissa kaikille avoimesti myös omastadi.hel.fi-sivulla. Tavoitteena oli saavuttaa tiedolla kaikki kiinnostuneet kohderyhmien parissa toimivat järjestöt.

Tarjouksen pystyivät esittämään sellaiset järjestöt, joilla on asiantuntemusta ja kokemusta helsinkiläisten maahanmuuttajien ja eri kieli- ja kulttuuriryhmien kanssa toimimisesta. Lisäksi järjestöllä tuli olla riittävän laajaa toimintaa ja sen tuli toimia Helsingin alueella.

Määräaikaan mennessä saapui neljä (4) tarjousta. Tarjouksen jättivät African Care ry, Nicehearts ry, Mirsal ja Virolaisten järjestöjen verkosto Suomessa ry.

Tarjouksessa järjestön tuli kuvata toiminnan ja tuen järjestämisen toteuttamissuunnitelma, jossa on kuvattu vähintään kaikki alla olevat kohteet.  

1. Kuvaus järjestön toiminnan kohderyhmästä ja asiantuntijuudesta kohderyhmän kanssa toimimisesta

2. Järjestön toiminnan laajuus, tavoitteet ja toimintatavat

3. Kaupunginosat ja alueet, joille toiminta kohdistuisi

4. Suunnitellut toimet kohderyhmän tavoittamiseen ja neuvontaan osallistuvan budjetoinnin kolmessa eri vaiheessa

5. Järjestettävien tapahtumien lukumäärä ja toteutustapa, vähintään 2–4 tapahtumaa sekä ehdottamisen että äänestämisen vaiheissa

6. Kohderyhmälle viestiminen, kuvaus viestintäkanavista ja suunnitelma toteutuksesta

7. Toiminnan kokonaisbudjetti ja alustava erittely kulujen kohdentumisesta

8. Alustava suunnitelma toteutuksen aikataulusta kierrokselle 2025–2026.

9. Kuvaus monikielisestä tuesta, kuten kääntäminen ja paikan päällä annettava henkilökohtainen tuki

Tarjouksissa kuvatun toiminnan konkreettista toteutusta tarkennetaan yhdessä toimittajan ja kaupungin kanssa ennen sopimuksen alkamista tarpeen mukaan.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen  

Tarjoajien kelpoisuuden ja soveltuvuuden tarkistamisen osalta todettiin, että ne ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Koska tarjousten jättäneiden määrä (4) alittaa määritellyn enimmäishankintamäärän (5) ja kaikki saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, ei tarjousten välistä vertailua tehdä.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta 

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti 22.08.2022, 154 § (HEL 2022-009470), että viestintäjohtajan hankintaraja on ilman arvonlisäveroa 150 000 euroa (alv 0 %).