Terveys Effica-tietojen poiminta ja arkistointi

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti, että Terveys Effica -järjestelmään kirjatut, poiminnoissa erotellut sosiaali- ja terveydenhuollon tiedot arkistoidaan Kanta-palveluihin vanhoina tietoina. Hallinnolliset tiedot arkistoidaan digitaaliseen säilytysjärjestelmään Arjaan. Niiltä osin, kuin sosiaali- ja terveydenhuollon tietoja ei pystytä erottelemaan toisistaan poiminnassa, molempia tietoja sisältävät tietokokonaisuudet siirretään Kanta-palveluissa Potilastietovarantoon vanhoina tietoina.

Terveys Effica on ollut käytössä Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmänä vuosina 1999–2021. Se korvattiin vuonna 2021 asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotilla, minkä jälkeen Terveys Effica on ollut lukutilaisessa käytössä. Terveys Effica on Tietoevry Oy:n toimittama asiakastietojärjestelmä, joka on muokattu Helsingin sosiaalipalvelujen tarpeisiin. Järjestelmä on poistettu Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston (Valvira) tietojärjestelmärekisteristä vuonna 2021, kun kirjaamiskäyttö päättyi.

Terveys Efficaa on käytetty Helsingin kaupungissa iäkkäiden palveluissa, vammaispalveluissa ja päihde- ja riippuvuustyön erityisissä palveluissa sekä työikäisten palveluissa. Lisäksi Terveys Efficaan on kirjattu maahanmuuttovirastolle tuotettujen vastaanottokeskuspalvelujen aineistoja. Terveys Efficaa ovat käyttäneet sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset, jotka ovat toimineet sosiaalihuollon palvelutehtävissä. Tämän vuoksi Terveys Efficaan on kirjattu sosiaalihuollon asiakaskertomusten ja hallinnollisten tietojen lisäksi sosiaalihuollon palvelutehtävässä muodostuneita terveydenhuollon potilaskertomuksia.

1.1.2024 voimaan tulleen asiakastietolain (703/2023) 69 § mukaisesti edellä mainituissa palveluissa syntynyt aiempi asiakas- ja potilastieto voidaan arkistoida Kanta-palvelujen vanhojen asiakas- tai potilastietojen tietovarantoon siitä lukien, kun palvelunantaja on liittynyt valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin, lukuun ottamatta 102 §:ssä säädettyjä poikkeuksia, joiden osalta Kanta-arkistointivelvoite alkaa vasta myöhemmin säännöksessä eriteltyinä ajankohtina.

Tietoevry Oy toteuttaa aineiston poiminnan, jossa noudatetaan rekisterinpitäjän päättämää poiminta- ja arkistointisuunnitelmaa. Sosiaalihuollon asiakastiedot poimitaan ja siirretään Kanta-palveluiden sosiaalihuollon asiakastietovarantoon vanhoina asiakastietoina. Terveydenhuollon potilastiedot poimitaan ja siirretään Kanta-palveluiden Potilastietovarantoon vanhoina tietoina. Kun asiakirjat sisältävät sekä sosiaali- että terveydenhuollon tietoja, ne siirretään Kanta-palveluiden Potilastietovarantoon vanhoina tietoina. Hallinnolliset tiedot poimitaan ja siirretään Helsingin kaupungin digitaaliseen säilytysjärjestelmään Arjaan. Maahanmuuttovirastolle tuotettujen palveluiden aikana muodostuneet asiakirjat poimitaan erikseen ja luovutetaan Maahanmuuttovirastolle, joka toimii kyseisten tietojen rekisterinpitäjänä.

Terveys Efficaan on joiltain osin kirjattu tietoja siten, ettei arkistoinnin vaatimaa erittelyä asiakas- ja potilastietojen osalta voida tehdä. Taustalla on järjestelmän pitkä elinkaari, muuttuneet järjestelmän käyttötavat ja eri ammattiryhmien kirjaamiskäytännöt. Joissain tapauksissa erittelyn estävät tietokanta- ja järjestelmätekniset ominaisuudet.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan toimivalta rekisterinpitäjänä perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan delegointipäätökseen 11.3.2025 § 44 Sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen rekisterinpitäjän tehtävistä huolehtivan viranhaltijan määrääminen HEL 2025-001780.