Hankinta, Helsinki-avun Clara-käsittelysovelluksen jatkohankinta, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

HEL 2020-013976
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
Asialla on uudempia käsittelyjä
Päättäjän muut päätökset
§ 4

Päätös kaupungin vapaaehtoisten tietoja ohjaavan Clara-järjestelmän jatkohankinnasta

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja

Päätös

Toimialajohtaja päätti hyväksyä jatkohankintaa koskevan väliaikaisen sopimuksen Clara Finland Oy:n kanssa Helsingin kaupungin vapaaehtoisten ohjaamiseen käytettävästä Clara-järjestelmästä. Jatkosopimuksen arvo on vuonna 2021 arvioituna noin 40 000 euroa ilman arvonlisäveroa.

Arvioitu summa 40 000 euroa koostuu 50 käyttäjätunnusmäärästä ja käyttöönotto opetusmateriaalista, lisäksi osa kustannuksista koostuu pienkehityksestä ja Clara tuesta sekä varautumisesta Helsinki apu 2.0 käyttöönottoon.

Jatkohankinta tehdään ilman tarjouskilpailua hankintalain (1397/2016) 40 § suorahankinnan perusteella teknisestä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan.

Päätöksen perustelut

Helsingin kaupungin kaikkien vapaaehtoisten toiminnan organisoiminen siirtyi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vastuulle 1.1.2018. Clara järjestelmä on ollut käytössä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla 1.1.2018 alkaen ja hankinnan toteutunut arvonlisäveroton kokonaissumma vuodesta 2018 alkaen 31.12.2020 saakka on noin 35 865 euroa ilman arvonlisäveroa.

Clara järjestelmää käytetään Helsingin kaupungin kaikkien vapaaehtoisten tietojen käsittelyyn. Varautumista Helsinki-apu 2.0 mahdolliseen käynnistämiseen on tehty kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan eri palvelukokonaisuuksissa. Helsinki-apu 2.0 on sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan ja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan yhteinen hanke, jonka liikkeelle lähdöstä tarvittaessa päättää kansliapäällikkö Helsingin kaupungin koronatyöryhmän puheenjohtajana.

Sopimuksen tausta ja sisältö

Clara järjestelmä on Clara Finland Oy:n kehittämä, kolmannen sektorin tarpeisiin kehitetty asiakkuudenhallinnan, varainhankinnan ja toiminnanohjauksen järjestelmä. Tällä hetkellä Clara-järjestelmässä on Helsinki-avun vapaaehtoisten lisäksi mm. kulttuuri- ja liikuntakaveritoiminnan sekä Kampin ja Kinaporin seniorikeskusten vapaaehtoisten tiedot. Uutena toimintana järjestelmään on viety Liikuntaluotsien vapaehtoisten tiedot.

Helsingin kaupunki on yhdessä Helsingin seurakuntien kanssa käynnistänyt Helsinki-avun 27.3.2020. Helsinki-avun tarkoituksena on varmistaa, että yli 70-vuotiaat helsinkiläiset saavat käytännön apua arjen asiointiin (apteekki ja ruoka) sekä keskusteluapua. Asiakastiedot tallennetaan Helsingin kaupungin ylläpitämään Helsinki apu -hankkeen Clara-asiakasrekisteriin, jota käytetään ainoastaan avun välittämiseen koronatilanteessa. Helsinki-apu 1.0 toteutettiin 1.4. – 31.8.2020. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla on varauduttu Helsinki-avun 2.0 käynnistämiseen, mikäli koronatilanne vaikeutuu.

Suorahankinta

Jatkohankinta tehdään ilman tarjouskilpailua hankintalain (1397/2016) 40 § suorahankinnan perusteella teknisestä syystä, koska vain Clara Finland Oy voi toteuttaa hankinnan vaaditussa ajassa ja laajuudessa. Koronapandemian mahdollisesti vaikeutuessa tulee Helsinki-apu 2.0 käyttöön tarkoitetun tietojärjestelmän olla viiden vuorokauden sisällä käyttövalmis.

Solmittava sopimus on väliaikainen ja irtisanomisaika 3 kuukautta. Kilpailutus vapaaehtoisia koskevasta tietojärjestelmästä laitetaan vireille tammikuun 2021 aikana. Väliaikainen sopimus päättyy kunnes uusi kilpailutus on saatu päätökseen.

Tietosuoja ja tietoturva

- sopimussakkoa koskevat kohdat on poistettu

- vahingonkorvauksen enimmäismäärä on 3 000 euroa

- Clara Finlandin alihankkijana toimivan saksalaisen Hetznerin käyttämät tietojärjestelmät on tarkistettu yrityksen nettisivuilta.

Toimivalta

Hallintosäännön 24 luvun 1 §:n mukaan viranhaltijan päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa se viranhaltija, joka on päättänyt sopimukseen sitoutumisesta, tai hänen määräämänsä henkilö.

Lisätietojen antaja

Marko Luukkanen, lakimies, puhelin: 09 310 89130

marko.luukkanen@hel.fi

Eliisa Saarinen, kehittämisasiantuntija, puhelin: 050 5955322

eliisa.saarinen@hel.fi

Leevi Kuokkanen, digitaalisten palvelujen päällikkö, puhelin: 09 310 34376

leevi.kuokkanen@hel.fi

Päättäjä

Tommi Laitio
kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja
Lataa tulostusversio (pdf)

Liitteet (pdf)

1. Salassa pidettävä: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
2. Salassa pidettävä: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
3. Salassa pidettävä: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
4. Salassa pidettävä: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
5. Salassa pidettävä: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k

Päätösasiakirjoissa on mainittu liitteitä, joita ei julkaista internetissä. Pois jätetään liitteet, jotka sisältävät salassa pidettäviä tietoja, joissa olevien tietojen julkistaminen voi vaarantaa yksityisyyden suojan, tai joita ei ole teknisistä syistä saatu sähköiseen muotoon. Keskeisimmät säädökset, joita asiassa sovelletaan, ovat laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki 621/1999), laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014), tietosuojalaki (1050/2018), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) sekä laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Päätösasiakirjoja voi tiedustella myös Helsingin kaupungin kirjaamosta.