Hankinta, liikenne- ja katusuunnittelun järjestelmä LIKSU, kaupunkiympäristön toimiala

Toimialajohtaja hyväksyi Arkance Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana ja päätti, että Arkance Oy:n kanssa tehdään liikenne- ja katusuunnittelun järjestelmää koskeva hankintasopimus.

Hankinnan arvo on saadun tarjouksen perusteella 527 000 euroa (alv 0 %) sisältäen

- kiinteähintaisen järjestelmän toimitus- ja käyttöönottoprojektin 39 600 euroa (alv 0 %),

- integraatioiden toteutuksen (CityInfra-integraatio, merkkikirjastojen muokkaus ja Helsingin AD-kirjautumisen käyttöönotto) yhteensä enintään 72 000 euroa (alv 0 %)

- liikenteenohjaussuunnittelun järjestelmän vaatimat sovellukset kiinteään vuosihintaan 15 käyttäjälle 77 400 euroa (alv 0 %) ja laskennalliset kustannukset neljälle vuodelle laskettuna yhteensä 309 600 euroa (alv 0 %) ja

- tuntiveloitettavat asiantuntijapalvelut arvioituna neljälle vuodelle yhteensä 105 800 euroa (alv 0 %).

Lisäksi sopimukseen sisältyy optiona sovelluksen lisäkäyttäjät 5 160 euroa/käyttäjä (alv 0 %), 10 lisäkäyttäjää neljän vuoden ajalle yhteensä 206 400 euroa, järjestelmän sovelluslaajennuksiin arviolta yhteensä 288 900 euroa (alv 0 %). Hankinnan kokonaisarvo on siten optiot mukaan laskettuna yhteensä 1 022 300 euroa (alv 0 %). Muista sopimukseen kuuluvista optioista päätetään erikseen.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Hankinnan kohteena on uusi suunnittelujärjestelmä Helsingin kaupungin liikenne- ja katusuunnittelupalvelun käyttöön. Taustalla on liikenne- ja katusuunnittelupalvelussa käytettävien Microstation-pohjaisten LIISU-järjestelmän ja Terrasolidin työkalujen uusimisen tarve. LIISU-järjestelmän kehitys ja tukipalvelut ovat loppuneet ja järjestelmä pyörii vanhan Microstation-version päällä. Terrasolidin työkalut ovat myös vanhentuneita ja tavoitteena on hankkia nykyaikaisemmat työkalut suunnittelijoiden käyttöön. Järjestelmän uusimisella varmistetaan ensisijaisesti liikenteenohjaussuunnittelutyön jatkuminen.

Hankinnasta on julkaistu tarjouspyyntö HEL 2022-011523 5.10.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin ko. tarjouspyyntöä koskeva Internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat sähköisesti saatavissa. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 7.11.2022 klo 12:00 mennessä tarjouksen jättivät Arkance Oy ja Symetri Oy. Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset. Lisäksi tarjous-pyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoajayritystä koskevat tiedot.

Tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksissaan ilmoittamiensa tietojen mukaan tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Symetri Oy on ilmoittanut tarjouksensa liitteenä olevassa käyttöönottosuunnitelmassa, että muiden kuin pääkäyttäjien koulutukset Civil 3D:n ja Naviate Trafficin osalta eivät sisälly käyttöönotto-projektiin ja että nämä on hinnoiteltu erikseen. Tarjouspyynnön liitteenä olevassa hankinnan kohteen kuvauksessa on kuitenkin todettu, että käyttöönoton yhteydessä toimittaja kouluttaa pääkäyttäjät ja testaajaryhmän jäsenet järjestelmän käyttöön ja että järjestelmän ja liikenteenohjaussuunnittelun suunnittelutapauksen testaamisen jälkeen koulutetaan loput liikenteenohjaussuunnittelua tekevät henkilöt (noin 15 henkilöä) uuden järjestelmän käyttöön.

Symetri Oy ei ole tarjouksessaan sisällyttänyt hankinnan kohteena olevan liikenteenohjaussovelluksen käyttöönottoprojektin hintaan käyttäjien koulutusta siten kun tarjouspyynnössä oli vaadittu.

Hankintalain mukaan tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi hankintayksikön ei ole sallittua tarjousajan päättymisen jälkeen pyytää tarjoajaa täsmentämään tarjoustaan sellaisten olennaisten seikkojen osalta, jotka voivat vaikuttaa tarjousten vertailuun. Koska käyttöönottoprojektin hinta on ollut suoraan tarjousten vertailuun vaikuttava olennainen seikka, ei tätä ole mahdollista täsmentää jälkikäteen. Symetri Oy:n tarjous on siten hylättävä tarjouspyynnön vastaisena.

Arkance Oy:n tarjous täyttää tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Sopimuskumppanin valinta

Koska tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia saatiin vain yksi, tarjousten vertailua ei voida suorittaa. Arkance Oy valitaan liikenne- ja katusuunnittelun järjestelmän toimittajaksi.

Hankintasopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevana. Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 20.9.2022 § 507) mukaan toimialajohtajalla on yksinomainen toimivalta ICT-hankinnoissa 3 000 000 euroon asti. Toimialajohtaja on siten toimivaltainen päättämään hankinnasta.