Hankinta, E-kirjaston sovelluskehitys- ja asiantuntijapalvelut, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

HEL 2023-002622
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 13

E-kirjaston sisältöjen hankinta, englanninkieliset ja muunkieliset e- ja äänikirjat

Kirjastopalvelujen johtaja

Päätös

Kirjastopalvelujen johtaja päätti hyväksyä De Marque:n (13152 3425 RT0001) tarjouksen määräaikaiselle sopimuskaudelle kokonaistaloudellisesti edullisimpana.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintasopimuksen arvonlisäveroton arvo sopimuskaudella on enintään 640 000 euroa.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Pois-sulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintasopimusta koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Päätöksen perustelut

E-kirjaston sisältöjen hankinta, englanninkieliset ja muunkieliset e- ja äänikirjat -tarjouskilpailusta julkaistiin hankintailmoitus 7.11.2023 sekä korjausilmoitus 6.12.2023 internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi.

Kilpailutus perustui Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan 6.11.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön. Kilpailutus toteutettiin EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana ja julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä ”hankintalaki”) 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjousten jättämiselle varattuun määräaikaan 14.12.2023 klo 12:00 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:

- Overdrive, Inc. (346 5616 84) ja

- De Marque (13152 3425 RT0001)

Helsingin kaupunki on tehnyt 11.1.2024 hankintapäätöksen, jolla sopimustoimittajaksi valittiin Overdrive, Inc.

Helsingin kaupunki otti edellä mainitun 11.1.2024 tehdyn hankintapäätöksen käsiteltäväkseen itseoikaisuna. Helsingin kaupunki päätti 18.3.2024

1) Poistaa 11.1.2024 tekemänsä hankintapäätöksen koskien E-kirjaston sisältöjen hankinta, englanninkieliset ja muunkieliset e- ja äänikirjat -hankintaa.

2) Poistaa 11.1.2024 tekemänsä De Marque:n poissulkemispäätök-sen.

3) Siirtyä E-kirjaston sisältöjen hankinta, englanninkieliset ja muun-kieliset e- ja äänikirjat -hankinnassa neuvottelumenettelyyn tarjous-pyynnön vastaisen tarjouksen jättäneiden Overdrive Inc:n ja De Marquen kanssa.

Tarjoajille lähetettiin 18.3.2024 erilliset perustellut päätökset siirtymisestä neuvottelumenettelyyn.

Tämän jälkeen tarjoajille lähetettiin 21.3.2024 erilliset neuvottelukutsut. Neuvottelumenettelyn tavoitteena oli tarjousten mukauttaminen tarjous-pyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Tarjoajille lähetettiin lopullinen tarjouspyyntö neuvottelukutsun yhteydessä ja tarjoajat lähettivät kirjalliset vastauksensa tarjouksen mukautuspyyntöön ennen vastauksille asetettua määräaikaa 2.4.2024 mennessä.

Neuvottelumenettelyssä Overdrive Inc. ilmoitti hankintayksikölle, ettei se mukauta tarjoustaan lopullisen tarjouspyynnön mukaiseksi, joten Overdrive Inc.:n tarjous suljettiin pois tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena.

Neuvottelumenettelyssä De Marque mukautti tarjouksensa lopullisen tarjouspyynnön mukaiseksi.

Koska neuvottelumenettelyn perusteella saatiin vain yksi tarjouspyynnön mukainen tarjous, ei tarjousten vertailua tarvinnut suorittaa. Näin ollen toimittajaksi valittiin De Marque.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan toimiala- lautakunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viran-haltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti kokouksessaan 15/2023 päätöksellä 140 § valtuuttaa kirjastopalveluiden johtajan tekemään hankintapäätöksen tämän päätöksen kohteena olevassa kilpailutuksessa.

Lisätietojen antaja

Virva Nousiainen-Hiiri, yhteisten palvelujen päällikkö, puhelin: 09 310 85401

virva.nousiainen-hiiri@hel.fi

Päättäjä

Saara Ihamäki
Vs. kirjastopalvelujen johtaja