Hankinta, yhteishankinta, Lean-konsultointi, kaupunginkanslia
Lean-konsultointipalveluiden hankintapäätökseen kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus (Noste Oy)
Päätös
Kaupunginhallitus hylkäsi lean-konsultointipalveluista 2.12.2024 § 87 tehtyyn hankintapäätökseen kohdistuvan Noste Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Lean-konsultointipalveluiden hankinnassa (H058-23) tarjouksen antanut Noste Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu hankintajohtajan 2.12.2024 § 87 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä.
Lean-konsultointipalveluiden hankinnassa on kolme osa-aluetta: 1) Lean-konsultoinnin palvelut, 2) Lean-valmennus- ja koulutuspalvelut sekä 3) Lean Six Sigma Green Belt (LSSGB) -koulutuspalvelut. Tarjouksen on voinut jättää yhdelle tai useammalle osa-alueelle. Jokaiselle osa-alueelle on tehty erilliset valinnat.
Hankinnan tavoite on tarjouspyynnössä kiteytetty seuraavasti: "Palveluiden tulee olla tasoltaan korkeatasoisia, syvälle luotaavia ja laaja-alaisia sekä tuoda teoreettista että käytännön asiantuntemusta erilaisiin ja eri kokoluokan lean-projekteihin ja toimeksiantoihin ja siten varmistaa kehittämistoimenpiteiden toiminnallisesti ja taloudellisesti tehokas toteutus."
Noste Oy antoi tarjouksen kahteen ensimmäiseen osa-alueeseen. Noste Oy on suljettu kilpailutuksesta molemmilla osa-alueilla, sillä Noste Oy ei tarjouksensa perusteella täyttänyt tarjoajan henkilöstölle tarjouspyynnössä asetettua soveltuvuuden vähimmäisvaatimusta kokonaisuudessaan kummallakaan osa-alueella. Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos tarjoaja tai tarjoajan alihankkija ei täytä hankintayksikön asettamia kelpoisuuden (soveltuvuuden) vähimmäisvaatimuksia.
Hankintayksikkö on lean-konsultointipalveluiden hankinnassa asettanut tarjoajien soveltuvuudelle tarjouspyyntöasiakirjoista ilmenevät vaatimukset. Osana 86 §:n mukaista teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevaa vaatimusta käytettiin tässä hankinnassa tarjoajan osoittaman henkilöstön aiempaan kokemukseen liittyviä vaatimuksia. Riittävän kokemuksen osoittamiseksi tarjoajia pyydettiin liittämään tarjoukseensa pyydetyt tiedot aiemmista tämän hankinnan kohdetta vastaavista referenssitoimituksista.
Hankintalain 86 §:n mukaan vaatimuksilla tulee voida asianmukaisesti varmistaa, että tarjoajalla on tarvittavat tekniset ja ammatilliset valmiudet toteuttaa kyseessä oleva hankintasopimus. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on lainkohdan mukaan suljettava tarjouskilpailusta. Jos tarjoaja on osoittautunut soveltuvaksi ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen, otetaan tarjous mukaan tarjousvertailuun. Muussa tapauksessa tarjoajan tarjous ei etene vertailuun.
Vähimmäisvaatimuksena referenssitoimeksiannoille on tässä hankinnassa muiden vaatimusten ohessa asetettu kyseisen toimeksiannon päättymisajankohta. Vaatimus on ilmaistu tarjouspyynnön 4. liitteessä seuraavasti: "Riittävänä lean-valmennus- ja koulutuspalveluiden kokemuksena pidetään Lean-toimeksiantoreferenssiä, jonka tulee olla valmistunut viimeisen kolmen (3) vuoden aikana lukien tarjouksen jättämiselle varatusta määräajasta laskettuna." Tarjouspyynnössä on vaadittu, että tarjoaja lataa tarjoukselleen henkilöstöä koskevan 4. liitteen siinä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti. Tarjouspyynnön 4. liite on tämän esityksen liitteenä.
Hankintayksikkö on pyrkinyt tarjoajan henkilöstöä koskevilla kokemusvaatimuksilla varmistumaan tarjoajien kyvystä toteuttaa hankinta laadullisesti korkeatasoisella tavalla. Palvelusta vastaavan henkilön kokemuksella voidaan katsoa olevan olennainen merkitys sopimuskauden onnistumiselle. Tämän vuoksi kokemusta arvioitiin valmistuneiden (päättyneiden) referenssitoimeksiantojen perusteella. Näin ollen keskeneräisiä referenssitoimeksiantoja ei ole yhdelläkään tarjoajalla hyväksytty, koska vain jo päättyneistä toimeksiannoista voidaan tätä hankintaa koskevaa kokemusta arvioida riittävällä tavalla. Keskeneräiset toimeksiannot eivät hankintayksikön käsityksen mukaan kuvaa tarjoajan kokemusta aiemmin toteutuneista toimeksiannoista luotettavasti ja täsmällisesti.
Noste Oy:n tarjouksessaan ilmoittamat toimeksiantoreferenssit eivät tarjouksen mukaan olleet täysimääräisesti valmistuneet viimeisen kolmen (3) vuoden aikana tarjouksen jättämiselle varatusta määräajasta laskettuna. Hankintaoikaisuvaatimuksessaan Noste Oy vaatii korjaamaan referenssin päättymispäivää koskevan virheen ja hyväksymään Noste Oy:n tarjouksen molemmissa osa-alueissa 1 ja 2.
Hankintayksiköllä on hankintalain 74 §:n mukaisesti mahdollisuus pyytää tarjoajaa täydentämään tarjoustaan. Täydentämispyyntö tulee tehdä noudattaen tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. Täydentämismahdollisuus koskee kuitenkin lainkohdan perustelujen mukaisesti vain epäolennaisia seikkoja. Olennaisia seikkoja ei saa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi pyytää täydentämään.
Hankintayksikkö punnitsi hankintamenettelyn aikana, voiko tarjoajaa pyytää täydentämään tarjoustaan siten, että virheellinen referenssitoimeksiannon päättymisajankohta muuttuu toiseksi. Koska tällä pakollisella vähimmäisvaatimuksella kuitenkin on olennainen merkitys kokemusarvioinnissa, ei virhe ollut tarjouksen täydentämismenettelyllä korjattavissa rikkomatta tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hankintaoikaisuvaatimustakaan ei samasta syystä voi hyväksyä.
Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikön on valittava ehdokkaat ja tarjoajat etukäteen ilmoitettujen puolueettomien perusteiden mukaisesti. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoajat tai ehdokkaat, jotka eivät täytä näitä ehtoja. Tässä hankintamenettelyssä kaikkien tarjoajien soveltuvuutta on arvioitu johdonmukaisesti samalla tavalla.
Hankintayksikkö on noudattanut tarjoajan soveltuvuudelle asettamissaan vaatimuksissa hankintalain säännöksiä ja soveltuvuusvaatimusten arvioinnissa tarjouspyynnössä etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamaansa menettelyä. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi (hallintolaki 34 §).
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 02.12.2024 § 87
Päätös
Hankintajohtaja päätti hyväksyä Lean-konsultoinnin palvelut -hankinnassa seuraavat tarjoukset etusijajärjestyksessä kokonaistaloudellisesti edullisimpana:
Osa-alue 1: Lean-konsultoinnin palvelut
1. Flovio Oy (2922408-3)
2. Nordic Process Improvement Oy (2389205-6)
Osa-alue 2: Lean-valmennus- ja koulutuspalvelut
1. Nordic Process Improvement Oy (2389205-6)
2. Flovio Oy (2922408-3)
3. Aalto University Executive Education Oy (0590964-3)
Osa-alue 3: Lean Six Sigma Green Belt (LSSGB) -koulutuspalvelut
1. Jaatinen B.V. (ALV: NL8545.69.297.B01)
2. Nordic Process Improvement Oy (2389205-6)
3. Quality Knowhow Karjalainen Oy (1091987-0)
Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, jonka varsinainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Lisäksi hankintaan sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden optiokautta, joiden käyttöönotosta hankintayksikkö päättää kummastakin erikseen suoraa hankintaa käyttäen kolme (3) kuukautta ennen perussopimuskauden ja vastaavasti ensimmäisen optiokauden päättymistä.
Hankintajohtaja päätti sulkea osa-alueelta 1 JJS Konsulttiverkko Oy:n (2869647-6), Noste Oy:n (2836525-5), Quality Knowhow Karjalainen Oy:n (1091987-0) ja Wakaru Oy:n (1925869-3), osa-alueelta 2 Lean5 Europe Oy Ltd:n (2376403-8), Noste Oy:n (2836525-5), Quality Knowhow Karjalainen Oy:n (1091987-0) ja Wakaru Oy:n (1925869-3) ja osa-alueelta 3 Wakaru Oy:n (1925869-3), koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton enimmäisarvo on 2 000 000 euroa (alv 0%) sisältäen perussopimuskauden ja optiokaudet.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 26.6.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön H058-23 HEL, Dnro HEL 2023-001161. Hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 28.6.2024 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 27.8.2024 klo 16.00. Määräaikaan mennessä saapui kuusi (6) tarjousta osa-alueelle 1, seitsemän (7) tarjousta osa-alueelle 2 ja neljä (4) tarjousta osa-alueelle 3:
osa-alue 1: Lean-konsultoinnin palvelut
• Flovio Oy (0590964-3)
• JJS Konsulttiverkko Oy (2869647-6)
• Nordic Process Improvement Oy (2389205-6)
• Noste Oy (2836525-5)
• Quality Knowhow Karjalainen Oy (2836525-5)
• Wakaru Oy (1925869-3
osa-alue 2: Lean-valmennus- ja koulutuspalvelut
• Aalto University Executive Education Oy (0590964-3)
• Flovio Oy (0590964-3)
• Lean5 Europe Oy Ltd (2376403-8)
• Nordic Process Improvement Oy (2389205-6)
• Noste Oy (2836525-5)
• Quality Knowhow Karjalainen Oy (2836525-5)
• Wakaru Oy (1925869-3)
osa-alue 3: Lean Six Sigma Green Belt (LSSGB) -koulutuspalvelut
• Jaatinen B.V. ALV: NL8545.69.297.B01
• Nordic Process Improvement Oy (2389205-6)
• Quality Knowhow Karjalainen Oy (2836525-5)
• Wakaru Oy (1925869-3)
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnön kohdassa Muut ehdot ja ESPD-lomakkeessa on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajat, jotka eivät täytä asetettuja vaatimuksia tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Osa-alueella 1 JJS Konsulttiverkko Oy, Noste Oy, Quality Knowhow Karjalainen Oy ja Wakaru Oy eivät täyttäneet soveltuvuudelle määriteltyjä vaatimuksia ja suljetaan pois osa-alueelta 1.
Osa-alueella 2 Lean5 Europe Oy Ltd, Noste Oy, Quality Knowhow Karjalainen Oy ja Wakaru Oy eivät täyttäneet soveltuvuudelle määriteltyjä vaatimuksia ja suljetaan pois osa-alueelta 2.
Osa-alueella 3 Wakaru Oy ei täytä soveltuvuudelle määriteltyjä vaatimuksia ja suljetaan pois osa-alueelta 3.
Perustelut tarjoajien poissulkemiseen on kuvattu tarkemmin perustelumuistiossa (liite 2).
Muut tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinnaltaan halvinta tarjousta. Hankittaville palveluille asetettiin vähimmäisvaatimuksina laadullisia vaatimuksia, jotka tarjottavien palveluiden on pitänyt täyttää.
Tarjousten vertailu hintapisteineen ja perusteluineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa (liite 1). Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen osa-alueittain teki:
Osa-alue 1: Lean-konsultoinnin palvelut
1. Flovio Oy (2922408-3)
2. Nordic Process Improvement oy (2389205-6)
Osa-alue 2: Lean-valmennus- ja koulutuspalvelut
1. Nordic Process Improvement oy (2389205-6)
2. Flovio Oy (2922408-3)
3. Aalto University Executive Education Oy (0590964-3)
Osa-alue 3: Lean Six Sigma Green Belt (LSSGB) -koulutuspalvelut
1. Jaatinen B.V. ALV: NL8545.69.297.B01
2. Nordic Process Improvement oy (2389205-6)
3. Quality Knowhow Karjalainen Oy (2836525-5)
Flovio Oy on hankintayksikön pyynnöstä toimittanut selvityksen hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta hankintalain 1397/2016 96 §:n mukaisesti.
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.
Lisätiedot
Suvi, Kauppinen, kategoriapäällikkö, puhelin: +358931070756
Päätös tullut nähtäväksi 13.02.2025
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651