Yhteisöohjautuvuuden koulutus- ja kehittämispalveluihin kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus

Kaupunginhallitus päättää hylätä yhteisöohjautuvuuden koulutus- ja kehittämispalveluista 30.4.2025 § 32 tehtyyn hankintapäätökseen kohdistuvan Taito Training Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen.

Yhteisöohjautuvuuden koulutus- ja kehittämispalveluiden hankinnassa (H027-24) tarjouksen antanut Taito Training Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu hankintajohtajan yhteisöohjautuvuuden koulutus- ja kehittämispalveluista 30.4.2025 § 32 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä.

Hankinnan kohteena ovat erilaiset koulutus- ja kehittämispalvelut, jotka tukevat työyhteisön yhteisöohjautuvuutta. Palvelujen tavoite on yhteisöohjautuvuutta lisäämällä parantaa työyhteisössä työn suunnittelun, organisoinnin, toteuttamisen ja ketterän kehittämisen tapoja, joiden avulla työntekijäkokemus on erinomainen ja työn tuottavuus on hyvä. Palvelu koostuu inspiraatioluennoista, esihenkilötyön ja johtamisen tuesta ja kehittämisprosesseista. Hankinta toteutetaan puitejärjestelynä. Hankintaa ei ole jaettu osiin. Tarjouspyynnön mukaan sopimustoimittajia valitaan neljä, ellei vaatimukset täyttäviä toimittajia ole vähemmän.

Tarjouspyynnössä asetettiin tarjoajalle referenssivaatimuksia. Tarjoajan tuli liittää tarjoukseensa erillinen referenssiliite, jossa tarjoajan piti kuvata kolme vaatimukset täyttävää referenssitoimeksiantoa. Referenssivaatimusten tarkoituksena on varmistaa, että valitulla toimittajalla on hankintasopimuskauden aikana tarvittava kokemus kyseisen palvelun toteuttamiseen hankinta-asiakirjoissa kuvatulla tavalla. Tarjoavan yrityksen kokemusta osoittavat referenssivaatimukset ovat tämän hankinnan vähimmäisvaatimuksia.

Tarjouspyynnön referenssiliitteen oheen hankintayksikkö asetti erikseen täyttöohjeet, joiden mukaan hankintayksiköllä on oikeus sulkea tarjoaja hankintamenettelystä, jos referenssejä koskevat vaatimukset eivät täyty tai jos tarjoaja ei liitä tarjoukseensa referenssiliitteessä edellytettyjä selvityksiä tai tiedot on ilmoitettu puutteellisesti. Erikseen mainittiin, että referenssitoimeksiannot tulee kuvata selkeästi, jotta ne ovat vaivatta luettavissa, ja että tarjoaja vastaa syöttämistään tiedoista ja niiden oikeellisuudesta.

Referenssiliitteessä esitettiin vaatimuksina muun muassa että "Referensseiksi käyvät projektit, joissa on kehitetty asiakasorganisaation yhteisöohjautuvuutta tämän hankinnan kohteen kuvauksen (Liite) mukaisesti." Liitteessä 1 on kuvattu hankinnan kohde yksityiskohtaisesti. Erikseen taulukon täyttöosassa kehotettiin vielä esittämään "Lyhyt kuvaus projektista siten, että siitä selkeästi ilmenee kokemus tämän hankinnan kohteen vaatimusten mukaisesti sekä projektin asiantuntijan rooleista ja vastuualueista projektissa. Kuvaa myös projektin onnistuminen suhteessa sille asetettuihin tavoitteisiin". Hankintayksikkö arvioi esitettyjä referenssikuvauksia nimenomaan suhteessa tarjouspyynnön hankinnan kohteen kuvaukseen. Tämän esityksen liitteinä ovat tarjouspyynnössä referenssin kuvaukselle asetetut vaatimukset (liitteet 2, 3 ja 4).

Hankintamenettelyn aikana on menettelyyn kuuluvien kysymysten vastauksissa vielä selvennetty asiaa seuraavasti: "Kehittämisprosessin nimellä ei ole väliä, mutta kehittämisprosessien tulee olla yhteisöohjautuvuuden kehittämistä. Tavanomainen yhteistyön, kulttuurin tai asiakaskokemuksen kehittäminen ei riitä, vaan prosessin kuvauksesta on käytävä ilmi, että niitä on ohjannut tavoite nimenomaan yhteisöohjautuvuuden kehittämisestä kaikkine piirteineen." Tarjoajalle on näin ollen monessa kohdin kerrottu, että referenssin täytyy kuvata yhteisöohjautuvuutta ja peilautua tässä kilpailutuksessa hankittavaan palveluun.

Taito Training Oy on suljettu kilpailutuksesta, koska sen tarjous ei ole sisältänyt vaadittua kolmea hyväksyttyä referenssiä. Hankintaoikaisuvaatimuksessa mainitun referenssin kuvauksessa ei ole hankinnan kohteen kuvauksessa vaaditulla tavalla ilmaistu, miten referenssi liittyy yhteisöohjautuvuuden kehittymiseen taikka millä tavalla referenssi tukee esihenkilöiden ja johdon kykyä tukea yhteisöohjautuvuuden kehittymistä. Tarjoajan tarjoukseensa liittämässä referenssikuvauksessa ei siten käy ilmi hankinnan kohteen kuvauksessa vaadittuja seikkoja. Hankintayksikkö ei ole voinut hyväksyä referenssiä, sillä referenssin kuvauksessa ei näitä seikkoja ole ilmaistu.

Hankintaoikaisuvaatimuksessaan Taito Training Oy vaatii referenssin hyväksymistä ja perustelee vaatimustaan uusilla perusteilla, joita ei löydy tarjouksen mukana toimitetusta referenssikuvauksesta. Hankintayksikkö tarkastaa hankintamenettelyn aikana tasapuolisesti tarjousten mukana toimitettuja referenssejä. Tarkastaminen tapahtuu edellä esitetysti tarjouspyynnössä määriteltyjen vaatimusten mukaisesti. Hankintaoikaisuvaatimuksen perusteluissa nyt esitettyjä, täysin uusia seikkoja ei voida tämän takia ottaa huomioon. Tarjousten määräajan jälkeen esitettyinä niiden huomioiminen ei noudattaisi tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia. Vaatimuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Tarjoajan referenssit ovat osa näitä vaatimuksia.

Vaatimuksilla tulee voida asianmukaisesti varmistaa, että tarjoajalla on tarvittavat tekniset ja ammatilliset valmiudet toteuttaa kyseessä oleva hankintasopimus. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on lainkohdan mukaan suljettava tarjouskilpailusta. Jos tarjoaja on osoittautunut soveltuvaksi ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen, otetaan tarjous mukaan tarjousvertailuun. Muussa tapauksessa tarjoajan tarjous ei etene vertailuun.

Hankintayksikkö on noudattanut tarjoajan soveltuvuudelle asettamissaan vaatimuksissa hankintalain säännöksiä ja vaatimusten arvioinnissa tarjouspyynnössä etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamaansa menettelyä. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.

Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi (hallintolaki 34 §).

Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.